Een gemiddelde manager maakt veel afspraken. Veelal onder druk of opgelegd door leidinggevenden. Podiumauteur Luc Timmers betwist de betrouwbaarheid van die afspraken.
Een afspraak is een overeenkomst (ook contract of convenant genoemd) tussen minimaal twee natuurlijke personen of rechtspersonen (de partijen) over wat ze met elkaar of voor elkaar zullen gaan doen (de te leveren prestatie) of laten. De overeenkomst is de belangrijkste rechtsfiguur in het burgerlijk recht. Het is de belangrijkste bron van verbintenissen. Een overeenkomst kan over het algemeen zowel mondeling als schriftelijk worden gesloten. Dit betekent dat ook mondelinge afspraken rechtsgeldig en in rechte afdwingbaar zijn. Een mondelinge afspraak zal echter in veel gevallen moeilijker te bewijzen zijn.
Rechtsgeldigheid van afspraken
Schriftelijke overeenkomsten kunnen worden vastgelegd in een authentieke akte of een onderhandse akte. Een authentieke akte is een stuk dat is opgesteld door een notaris. Een onderhandse akte is een schriftelijk stuk dat niet is opgesteld door een notaris, maar wel is ondertekend. Indien één van de partijen de overeenkomst niet nakomt en hem dit kan worden toegerekend, is er sprake van wanprestatie. De andere partij heeft dan over het algemeen de volgende rechten:
- vorderen dat de andere partij alsnog de overeenkomst nakomt en de schade vergoedt die is geleden door het niet tijdige nakomen van de overeenkomst;
- schadevergoeding vorderen in plaats van de prestatie die de andere partij diende te verrichten;
- de overeenkomst ontbinden en vergoeding vorderen van de schade die is geleden doordat de overeenkomst niet is nagekomen, maar ontbonden.
Deze rechten kunnen via de rechter worden afgedwongen.
Afspraak is dilemma
Dat is de theorie, in de praktijk van alledag geldt voor de manager eerder het gezegde “afspraak is dilemma”. De manager wordt geconfronteerd met niet of half vastgelegde afspraken die anderen hebben gemaakt en waaraan hij geacht wordt zich te houden. Vaak heeft hij onvoldoende mensen en middelen om alle afspraken na te komen, maar door een beroep te doen op de inzet en het improvisatietalent van zijn medewerkers wordt de gevraagde prestatie, zij het te laat en tegen te hoge kosten, toch geleverd. Dat hij hierdoor andere afspraken, zoals ten aanzien van overwerk en budgetten, niet nakomt, is voor later zorg.
Vanwege allerlei interne en externe afspraken wordt de manager gedwongen afspraken te maken en na te komen over ziekteverzuim, beoordelingen, jaarplannen, omzet, winst, audits, rapportages en veel meer. Gelukkig staat op het niet nakomen van de meeste van deze afspraken geen sanctie. Of zijn er andere, nog belangrijkere, afspraken die het mogelijk maken (even overleggen met de eigen manager, die deze dilemma’s maar al te goed kent) de afspraken niet na te komen.
Prioriteiten stellen
Niemand heeft met de manager een prioriteitsvolgorde voor alle soorten afspraken afgesproken. Dus maakt hij zijn eigen keuze:
- Prioriteit 1: afspraken met de klant;
- Prioriteit 2: afspraken met de eigen manager;
- Prioriteit 3: afspraken met collega-managers;
- Prioriteit 4: afspraken met de staf;
- Prioriteit 5: zelf gemaakte afspraken;
- Prioriteit 6: afspraken met zijn medewerkers;
- Prioriteit 7: afspraken thuis.
De manager is al tevreden als hij aan het nakomen van prioriteit 1 en prioriteit 2 afspraken toekomt.
Extra prioriteit voor interimmer
Voor de interimmanager geldt nog een extra prioriteit: continuering van zijn opdracht. Hij zal zich continue afvragen welke van de genoemde zeven prioriteiten het meeste hieraan bijdraagt en op basis daarvan de volgorde bepalen. Afspraken nakomen met zijn eigen manager, zijn opdrachtgever, draagt het beste bij aan zijn eigen continuïteit, alsook het nakomen van afspraken met diegenen die de meeste invloed hebben op zijn opdrachtgever.
Zo simpel is dat niet. Hij moet niet alleen de afspraken nakomen en altijd net iets beter of meer dan zijn collega-managers, maar er vooral ook voor zorgen dat zijn opdrachtgever wéét dat hij zijn afspraken nakomt. Frequent CC-en en af en toe BCC-en brengt uitkomst. De managementteamoverleggen vormen een dankbare gelegenheid om zijn actiepunten afgehandeld te melden en zijn collega-managers in het bijzijn van zijn manager aan te spreken op het niet tijdig nakomen van hún afspraken. De schaarse en altijd te korte bilateraaltjes vormen een hoogtepunt waarin hij zijn opdrachtgever kan vertellen welke zaken allemaal afgehandeld zijn en of zijn opdrachtgever nog problemen heeft waarbij hij hem kan helpen.
Belangen beoordelen
De interimmanager kan boos worden als anderen hun afspraken niet nakomen. Echt pissig wordt hij pas als hij daardoor zíjn afspraken niet kan nakomen. En ronduit ongenietbaar is hij als de afspraak, om binnen dertig dagen na facturatie van zijn gewerkte uren te betalen, door het bemiddelingsbureau niet nagekomen wordt. Als dan blijkt dat dat komt doordat zijn opdrachtgever vergeten is zijn urenstaat goed te keuren, maakt de interimmanager na enige aarzeling de tactisch sterke keuze om zijn opdrachtgever daar niet op aan te spreken. Afspraak mag dan wel afspraak zijn, maar om hem met zo iets triviaals lastig te vallen.
Eerdere bijdragen:
- De macht van de manager
- Lang leve de bemiddelingsbureau's voor interimmers
- Vrienden maken als manager
Over de auteur:
Dit Podiumartikel is geschreven door Luc Timmers, verandermanager bij grote (ICT) commerciele bedrijven en overheidsorganisaties, en auteur van onder meer De Lijnmanager en het boek De interimmanager als vriendelijke beul.
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium.'
