Business intelligence is niet altijd dé oplossing om bedrijfsinformatie te optimaliseren. Podiumauteur Dennis Bartels beschrijft de 4 grootste valkuilen bij het aanschaffen van een BI-oplossing.
Steeds meer organisaties willen de ontsluiting en presentatie van hun bedrijfsinformatie optimaliseren met de inzet van business intelligence (BI). Helaas halen veel bedrijven niet het maximale rendement uit hun BI-investering doordat ze foutieve aannames maken bij het selecteren van de juiste BI-tools.
De vier belangrijkste valkuilen bij het kiezen en inzetten van een BI-oplossing:
1. Excel inzetten als standaardplatform
Excel is zonder twijfel wereldwijd de meest gebruikte BI-tool, terwijl het programma hier niet voor is ontworpen. Excel biedt zakelijke gebruikers een eenvoudige interface voor een groot aantal basisfuncties. Voor de kwaliteit en consistentie van informatie is Excel echter een ramp. Het handmatig invoeren van informatie is foutgevoelig en er zijn na verloop van tijd vaak meerdere versies van een document in omloop. Dit voorkom je met gespecialiseerde BI-toepassingen. Deze toepassingen maken uitsluitend gebruik van schone data uit betrouwbare bronsystemen, zodat fouten worden voorkomen en beslissingen worden genomen op basis van de juiste gegevens.
2. Een BI-tool kiezen zonder specifieke bedrijfsbehoefte
Het aanschaffen van een BI-tool voor algemene analyse zonder een specifieke doelstelling resulteert altijd in hoge kosten en een lage return on investment (ROI). Het vertrekpunt bij de aanschaf van een BI-tool moet altijd een specifiek probleem zijn dat opgelost kan worden door tijdige toegang tot informatie in de juiste context. Een BI-tool kan dan onder andere bijdragen aan het verlagen van de bedrijfskosten of informatie tot een nieuwe bron van inkomsten maken. Een kanttekening daarbij is wel dat het belangrijk is om een BI-tool te kiezen dat (na de initiële inzet) ook geschikt is om te worden ingezet voor andere projecten en bedrijfsonderdelen.
3. Aannemen dat de gemiddelde gebruiker alle BI-tools begrijpt
Een veelgehoorde opmerking in de markt is dat BI-tools geschikt zijn voor iedereen. Dit is te kort door de bocht. Het is weliswaar zo dat gebruikers met de huidige BI-tools geen specifieke programmeer- of databasekennis hoeven te hebben, maar ze zijn vaak nog te complex voor de gemiddelde eindgebruiker. BI zou wel beschikbaar moeten zijn voor iedereen die binnen de organisatie beslissingen neemt. Om dit te realiseren is het van belang dat organisaties eindgebruikers voorzien van intuïtieve, gepersonaliseerde BI-dashboards die alleen die informatie bevat die voor hun functioneren van belang is.
4. Datawarehouse zien als de oplossing voor alle informatietoegang en -deling
Organisaties denken vaak ten onrechte dat ze een datawarehouse nodig hebben voor het inzetten van een BI-toepassing. Maar een datawarehouse is lang niet altijd het antwoord op een specifiek bedrijfsprobleem. Er zijn meerdere manieren om data uit de organisatie op te slaan, te integreren en te ontsluiten en deze zijn in sommige gevallen ook voldoende. Als een datawarehouse om verkeerde redenen wordt opgezet, resulteert dit in minder tijdige data en hogere IT-kosten.
Conclusie
Deze vier meest voorkomende valkuilen lijken redelijk voor de hand liggend, maar we zien helaas nog teveel organisaties die vanuit verkeerde uitgangspunten met BI aan de slag willen. Het is belangrijk dat een BI-oplossing vanuit een heldere strategie en met een goede voorbereiding wordt geïmplementeerd. Op deze wijze kunnen organisaties zich ervan verzekeren dat ze de juiste tools kiezen die aansluiten bij de behoeften en mogelijkheden van eindgebruikers.
Over de auteurs
Dit artikel is geschreven door Podiumauteur Dennis Bartels, Country Manager bij Information Builders.
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
