Vergaderingen zijn noodzakelijk. Indien goed voorbereid en strak geregisseerd, levert het een bijdrage aan het bedrijfssucces. In alle andere gevallen zijn vergaderingen een wederkerende vloek.
Onder het motto: ‘stereotypes are a real time saver’, schetst Sigrid Helbig veel voorkomende soorten vergadertijgers met een richtlijn hoe je met hen om moet gaan.
1. De prater
Herkenbaar aan de prater is dat hij verreweg het meest aan het woord is. Hij vindt luisteren bijzonder moeilijk. Vaak is het de – mannelijke – voorzitter van de vergadering. Meestal is de prater de ceo of eigenaar van de hele toko. Om zijn mopjes wordt het hardst gelachen.
Omgang: door zijn positie is de prater nauwelijks te interrumperen. Kweek geduld. Zuchten en de ogen ten hemel slaan is een carrièrekiller.
2. De sloddervos
De sloddervos zit vaak aan de operationele kant van het bedrijf. Hij komt altijd te laat, dus ook op vergaderingen. Hij spreekt dan over een ‘academisch kwartiertje’ terwijl hij waarschijnlijk nog nooit een collegezaal van binnen heeft gezien.
De sloddervos heeft de vergadering nooit voorbereid en zijn actiepunten nooit af. Hij zit altijd in zijn stukken te rommelen en heeft dat ene rapport net niet bij zich. In het gunstigste geval stuurt hij het beloofde rapport 5 minuten voor begin van de volgende vergadering door.
Omgang: hanteer zelf een goede organisatie en vraag herhaaldelijk de benodigde informatie op bij de sloddervos. Het staat zwak om tijdens de vergadering op te moeten merken dat je nog op zijn rapport zit te wachten.
3. De complimentenmaker
Vaak is de verkoopleider of sales director een complimentenmaker; een smooth talker. Hij complimenteert elke vrouwelijke collega met haar nieuwe jurk of kapsel. Hij is overtuigd van zijn charme. Na de prater is de complimentenmaker de meeste tijd aan het woord.
Indien hij in bezit is van een MBA gebruikt hij veelvuldig Engelse terminologie en beheerst het managementjargon als geen ander. Hij spreekt dan over customer satisfaction, added value en downsizen. De complimentenmaker kan zonder te blozen opmerken dat zijn klanten een negative growth realiseren.
Omgang: Bedank de complimentenmaker voor complimenten maar prik zeker door het anglistisch rookgordijn.
4. De cijferneuker
Meestal is de bedrijfsanalist de cijferneuker. Hij spuugt cijfers en droomt Excel. Hij heeft altijd de passende grafiek of statistiek bij de hand. De cijferneuker zal zelf nooit een beslissing kunnen nemen, want hiervoor moet hij eerst nog meer gegevens verzamelen. Favoriete zinnen zijn: ‘dat zoeken wij nog uit’ en ‘daar komen we op terug’.
Omgang: vraag de cijferneuker de analyses ruim van tevoren aan iedereen toe te sturen. Anders zit iedereen tijdens de vergadering hierover urenlang te turen en te soebatten.
5. Het financiële geweten
Het financiële geweten is dikwijls de vroegere cijferneuker. In de loop der jaren is hij geëvolueerd tot hoofd financiën of cfo. Je herkent hem aan zijn goede luistervaardigheid, en serene stem, nooit verheffend. Hij is de enige die de prater stil kan krijgen.
Het financiële geweten kan – wanneer iedereen als kip zonder kop kakelt – rustig blijven en de discussie weer op het spoor zetten. Hij zou bijzonder geschikt zijn om als voorzitter van de vergadering te fungeren, maar ambieert helaas deze functie niet. Qua strategie is het financiële geweten de eigenlijke baas van de onderneming.
Omgang: Probeer het financiële geweten bij de discussie te betrekken, wanneer de prater teveel aan het woord is.
6. De meeloper
De meeloper heeft wellicht eigen ideeën, maar brengt deze in ieder geval tijdens de vergadering nooit ter sprake. Hij kijkt altijd eerst schichtig wat de voorzitter ervan vindt alvorens zijn (of eigenlijk diens) mening te ventileren.
De meeloper heeft het bij een slechte projectafloop altijd al geweten. Hij blijft na afloop van de vergadering nog een beetje bij de voorzitter hangen om de stemming te polsen. Hij is altijd bang dat hij iets niet mee meekrijgt en voelt zich per definitie slecht geïnformeerd.
Omgang: Opgelet! Zeg tegen de meeloper alleen dingen die de prater ook mag weten.
7. De lichte autist
De lichte autist zit dikwijls op de IT-afdeling. Hij is slim, praat niet veel en is moeilijk te begrijpen als hij wel aan het woord is. De lichte autist spreekt over Lan, Wan, Wifi, en Cloud en is met zijn hoofd inderdaad in de wolken. Hij is de enige in het gezelschap die niet om de mopjes van de voorzitter lacht.
Tijdens de vergadering eet hij alle koekjes op. De lichte autist kan sowieso heel veel eten zonder dik te worden. Dat komt wellicht doordat zijn brein alle calorieën opslurpt.
Omgang: Aangezien er steeds meer projecten worden uitgevoerd die een IT-component hebben, verdient het de aanbeveling om het laatste koekje aan de lichte autist over te laten.
8. De excuustruus
De excuustruus is de enige vrouw in het vergadergezelschap. Meestal is ze competent. Bij externe vergaderingen wordt de koffiekan steevast bij haar neergezet.
Ze heeft een groot aanpassingsvermogen, met een enorme portie humor. Dat zij excuustruus is zal haar worst wezen, ze kent haar talenten. Indien ze leuk is van karakter, zal zij andere vrouwen in de organisatie helpen om hogerop te klimmen.
Omgang: de excuustruus behoeft tijdens de vergadering geen speciale behandeling. Zij stelt het wel op prijs dat er tijdens de naborrel niet uitsluitend over voetbal of vrouwen wordt gepraat. Vermijd ook bedrijfsuitjes die eindigen op de wallen.
9. De Queen Bee
De Queen Bee is de onaardige tegenhanger van de excuustruus. Zij beweert dat er geen glazen plafond is, nooit is geweest en er nooit zal zijn. Dit alles omdat zij het levende bewijs is dat je het ook als vrouw ver kunt schoppen.
De Queen Bee is vergeten hoe het is om aan het begin van een carrière te staan. Ze vertelt iedereen dat zij veel beter met mannen kan werken en noemt afdelingen waar veel vrouwen werken steevast een ‘kippenhok’.
Omgang: er is geen speciale tegenwerking vereist voor de Queen Bee omdat zij, volgens Madeleine Albright, haar straf niet zal ontlopen: ‘There is a special place in hell for women who don’t help other women.’
10. De chocolatier
De chocolatier ken je beter als de notulist. Meestal is dit type een vrouw en rechterhand van de voorzitter. Indien zij reeds jaren voor hem werkt kent zij hem beter dan zijn vrouw. Ze mag daarom ook iets minder hard om zijn grapjes lachen.
De chocolatier heeft zelf geen actieve rol tijdens de vergaderingen, maar ze kan deelnemers al dan niet met zachte hand dwingen weer terug te gaan naar de agendapunten. Een competente chocolatier heeft ontegenzeggelijk veel talent om van alle geouwehoer waar nog geen chocolade van te maken is, werkbare notulen en actiepunten te maken.
Ze is daarom extreem belangrijk voor de opvolging en dus voor het welslagen en de effectiviteit van de vergaderingen.
Omgang: de chocolatier moet je zeker koesteren!
