In samenwerking met NUzakelijk
Wat houdt de werkkostenregeling precies in? “In de basis is het een eenvoudige regeling die de huidige 29 categorieën van onkostenvergoedingen samenvoegt”, zegt Karin Herman, specialist loonheffingen bij Baker Tilly Berk.
De werkgever krijgt een budget, waarbinnen hij zelf kan kiezen welke vergoedingen hij aan zijn werknemers verstrekt. Binnen dat budget vallen onder meer personeelsfeestjes en -uitjes, kerstpakketten, bedrijfsfitness en nieuwe fietsen.
Het budget bedraagt 1,4 procent van de totale fiscale loonsom van de werknemers. Stel: een werkgever met 50 werknemers heeft een fiscale loonsom van 1,5 miljoen euro per jaar. Dat betekent dat deze werkgever per jaar 21.000 euro kan vergoeden of verstrekken.
Overigens ben je als werkgever niet geheel vrij om het budget in te richten. De fiscus hanteert een gebruikelijkheidstoets om te bepalen of een vergoeding niet te veel afwijkt van de norm.
Duur feest
Komt de werkgever boven dat budget uit, dan moet hij over dat bedrag 80 procent eindheffing betalen. “We zien dat personeelsfeesten en –reizen vaak een breekpunt vormen. Organiseer je die als werkgever, dan kom je vaak boven het budget uit. Dat wordt een duur feest aan het eind van het jaar”, zegt Herman.
Sommige vergoedingen vallen onder de ‘gerichte vrijstellingen’ of worden op nihil gewaardeerd. Die tellen niet mee voor het budget. Het gaat onder meer om reis-, verhuis- en studiekosten en voorzieningen op de werkvloer.
Herman: “Denk aan een plant op kantoor. Geen werknemer zal accepteren dat hij wordt belast voor het genot van de plant op zijn kamer als het budget op is.”
Lastenverlichting
Het doel van de nieuwe regeling is lastenverlichting, zowel voor ondernemers als de belastingdienst. In de praktijk moet dat nog blijken. “We willen het in Nederland makkelijker maken voor ondernemers. Tot je in de discussie belandt over allerlei uitzonderingen, waardoor de regeling alsnog lastig te doorgronden wordt”, licht Marco Hoeks, belastingadviseur en partner bij Baker Tilly Berk, toe.
Een voorbeeld: de mobiele telefoon. Als een werkgever die ter beschikking stelt (dus in bruikleen geeft), wordt de telefoon op nihil gewaardeerd. Maar als de werknemer de telefoon zelf koopt en declareert, valt die wél onder het budget. “Dat de overheid bepaalt hoe je met je personeel omgaat, valt voor ondernemers niet te begrijpen”, aldus Hoeks.
Koudwatervrees
De nieuwe regeling is pas verplicht vanaf 2014. Tot die tijd mogen werkgevers elk jaar opnieuw kiezen of ze de oude of nieuwe regeling toepassen. “Zo wordt het elk jaar opnieuw puzzelen voor ondernemers: wat voor kosten hebben we dit jaar in de planning staan?” zegt Herman.
Ongeveer tien procent van de bedrijven heeft de werkkostenregeling dit jaar al ingevoerd. Van de bij Baker Tilly Berk aangesloten bedrijven is dat slechts 2,5 procent. “We zien dat een vrij beperkt aantal ondernemers de overstap maakt. Er is veel koudwatervrees; bedrijven kijken liever eerst hoe het andere ondernemers vergaat”, zegt Hoeks. “Onkostenvergoedingen zijn altijd een beladen onderwerp geweest.”
Duurder
Bovendien valt voor veel werkgevers de nieuwe regeling duurder uit. Ook hebben bedrijven hun administratie nog niet op orde voor de overstap. Herman: “Er is een nauwere samenwerking nodig tussen de financiële en salarisadministratie.”
Volgens Herman en Hoeks is het wel slim dat de fiscus een overgangsperiode hanteert. “Anders krijgt de werkgever in één keer een forse kostenklap te verwerken.”
Er zal volgens hen “ongetwijfeld” een groot percentage bedrijven zijn dat wacht tot 2014. “We sluiten ook niet uit dat de overgangsperiode verlengd wordt, als er in 2013 uit de steekproef en evaluatie geen goede resultaten blijken”, zegt Hoeks. “Maar dat zal hooguit uitstel zijn, geen afstel. Dat ligt politiek gevoelig.”
OR
De overgangsperiode geeft de werkgever de mogelijkheid een afbouwregeling in de arbeidsvoorwaarden op te nemen. Hoeks: “Een werkgever heeft ook te maken met Ondernemingsraden. Dat soort processen kosten tijd.” OR’s zullen zich hard maken om de nettovergoedingen voor werknemers te behouden.
“We zien dat er in cao’s nog weinig tijd en aandacht besteed is aan de werkkostenregeling. Er staat vaak alleen: ‘Als de nieuwe regeling wordt ingevoerd, dan onderhandelen we verder.’ Punt,” zegt Herman.
Er moet bij beide partijen bewustwording komen. “Het besef dat het op de huidige manier niet meer kan”, zegt Hoeks. “Een werknemer kan zeggen: ‘Ik wil die vergoeding, want daar heb ik recht op’. Maar dat betekent voor een werkgever hogere kosten. Er zal dan de komende jaren minder ruimte zijn voor salarisverhoging.”
Parttimers
Werkgevers en werknemers die nu of binnenkort onderhandelingen ingaan voor een nieuwe baan, moeten de werkkostenregeling alvast in hun achterhoofd houden. Zodat geen van beiden na 2014 zit opgescheept met vergoedingen die onhoudbaar zijn.
Moeilijk punt vormen volgens Herman parttime medewerkers in een bedrijf. Omdat er niet meer per werknemer, maar naar de fiscale loonsom wordt gekeken, is er door parttimers minder budget beschikbaar. “Moet je die dan een kleiner kerstpakket geven? Dat soort keuzes willen werkgevers vaak helemaal niet maken.”
