Als bedrijf wil je vooruit. Investeren dus. Maar groeien kan niet zonder ook de kostenkant in ogenschouw te nemen. Met een beetje creatief vernuft en logisch nadenken bespaar je elk jaar al snel een flinke zak geld. Geld dat gebruikt kan worden voor nieuwe investeringen die in de toekomst gaan renderen. Slim besparen loont. En zo doet je dat.
Stap 1. Zet je kosten eens op een rij
Bedrijven besteden – terecht – veel tijd aan sales. Er moet immers geld worden verdiend. Maar een blik op de achterdeur, daar waar het geld weer uit de organisatie stroomt, is vaak minder vanzelfsprekend. Breng om te beginnen uw uitgaven eens in kaart. Maak een overzicht met alle kostenposten en moffel daarbij geen enkel bonnetje weg.
Stap 2. Maak onderscheid
Kosten zijn kosten, zult u wellicht denken. Maar dat is toch echt iets te kort door de bocht. Er zijn namelijk wel degelijk verschillende soorten. In dit overzicht onderscheiden we noodzakelijke kosten en wenselijke kosten. Om met die eerste categorie te beginnen: denk aan de uitgaven voor uw boekhouding, een goed en stabiel computernetwerk en telefoons voor de (buitendienst)medewerkers. Wenselijke kosten zijn de extraatjes waar u eigenlijk zonder kunt. Die lichtmetalen velgen op alle bedrijfsauto’s bijvoorbeeld. Of wat te denken van zo’n spiksplinternieuwe laserprinter met duur onderhoudscontract terwijl er wekelijks niet meer dan tien velletjes papier worden afgedrukt? Deze wenselijke kosten krijgen een kruisje achter hun naam.
Stap 3. Stop de verspilling
Nu is het een zaak van systematisch alle uitgaven nalopen. Doe dit bij voorkeur niet solo, maar in een klein, select gezelschap. Alleen is de kans groot dat je het zicht kwijtraakt in dit woud van cijfers. Stel bij elke post waar het kruisje van ‘wenselijke kosten’ achter staat, steeds weer dezelfde vraag: ‘Wat als wij dit afstoten of hiermee ophouden?’ Als het antwoord geen bedreiging vormt voor de continuïteit en het renderende vermogen van de bedrijfsvoering, dan mag er door deze post een dikke streep. Die kosten willen we volgend jaar niet meer terugzien in het overzicht.
Stap 4. Maak een efficiencyslag
Dan de noodzakelijke kosten. Want laat je vooral niet bedriegen door het woordje ‘noodzakelijk’. Helemaal elimineren uit het kostenoverzicht is té rigoureus en zou bovendien negatieve gevolgen hebben voor je bedrijfsvoering. Analyseer elke uitgave stap voor stap en vraag af of deze post wellicht uit de hand aan het lopen is. Je accountant bijvoorbeeld. Haal de facturen van een paar jaar geleden er nog eens bij en vergelijk de kosten die je momenteel kwijt bent aan de boekhouding. Vaak zijn dit uitgaven die ongemerkt hard oplopen. Snijden in deze kosten kan door een deel van de administratie weer in eigen handen te nemen of eens te gaan shoppen. Op de website ikzoekeenaccountant.nl kunt je de tarieven van accountants bij je in de buurt met elkaar vergelijken. Let naast dit soort grote uitgaven ook op de kleintjes. Wat geef je bijvoorbeeld uit aan papier? Een kostenpost waar je in eerste instantie waarschijnlijk helemaal niet bij stilstaat, maar vaak wel de moeite is om tegen het licht te houden. En als de kosten dan onverwacht toch tegenvallen, dan loont het al snel om de switch te maken naar een papierloos kantoor.
Stap 5. Extra aandacht: ICT en telecom
ICT en telecom nemen een steeds groter deel in van het totale kostenplaatje binnen bedrijven. Genoeg reden dus om hier extra aandacht aan te schenken. Loop om te beginnen het onderhoudscontact eens na dat je met de ICT-leverancier heeft afgesloten. Wat betaal je hier elke maand voor en – belangrijker nog – wat krijg je er eigenlijk voor terug? Informeer hiervoor ook eens bij collega’s van soortgelijke bedrijven. Het kan lonen om een onderhoudscontract op te zeggen en voortaan zelfs de risico’s te dragen als het eens misgaat. Besparen op telefoonkosten is in de praktijk zelfs nóg makkelijker. Kies bij voorkeur voor een aanbieder die een flexibel bundelpakket aanbiedt. Hiermee stel je het abonnement in rustige tijden naar beneden en in drukkere periodes weer iets omhoog. Sowieso gaan relatief veel kosten op aan hogere tarieven buiten de belbundel. Zonde van je geld en alle reden om deze onnodige uitgaven eens onder de loep te nemen. Dat scheelt per mobiele telefoon al snel enkele honderden euro’s per jaar.
Stap 6. Blijf monitoren
Kosten besparen is geen eenmalige actie. Nadat je alle uitgaven hebt getoetst volgens de prijs-kwaliteitscriteria, is het zaak om te de boel te blijven monitoren. Je bedrijf is immers continu in beweging. Blijf dus kritisch kijken naar de prestaties van je leveranciers en maak over een jaar opnieuw de balans op. Ongetwijfeld zijn er dan toch weer onnodige kosten doorheen geglipt die je bedrijfsresultaat drukken.
