1. Vermijd multi-tasking
Ondernemers die erin slagen om efficiënt met hun tijd om te gaan, proberen verschillende type activiteiten op één dag te vermijden. Elke ingeplande dag staat in het teken van één bezigheid. Zo kun je één dag helemaal wijden aan salesmeetingen en presentaties. Een andere dag plan je in met 7 uur vergaderen. Bij weer een ander staan administratieve taken helemaal centraal. De focus op één type activiteit houdt je meer toegewijd en geconcentreerd, waardoor de kans kleiner is dat je aan het einde van de dag toch weer uitloopt naar 12 werkuren.
Je kunt je organisatie op deze routine aanpassen. Licht je personeel in dat er vaste dagen zijn waarop ze je mogen ‘storen’. Ook dat vermijdt dat je afgeleid raakt door andere activiteiten. Op de kalender kun je de verschillende type werkdagen met kleuren markeren: groene dagen zijn bijvoorbeeld salesdagen, oranje representeert vergaderdagen, en rood staat voor administratie.
2. Doe aan outsourcing
Het is niet makkelijk voor ondernemers om bepaalde activiteiten uit handen te geven. Sommige lenen zich er echter prima voor. Neem nu bijvoorbeeld email: als je niet uitkijkt ben je uren bezig met het behandelen en beantwoorden. Dat kun je misschien wel reduceren tot een half uur, als je gebruik maakt van een virtuele assistent. Die selecteert de mailtjes waar alleen jij antwoord op kan geven. Een ander voorbeeld is tijdwinst bij het toewijzen van een opdracht aan personeel: zo kun je een vaste pool van tekstschrijvers en ontwerpers om je heen verzamelen, door regelmatig freelancersites als Elance, 99designs en Freelancer te raadplegen.
Weet je niet zeker welke taken je moet uitbesteden? Kijk naar de door jou gestelde omzet- en winst targets over een jaar, en reken uit hoeveel je daar per uur voor moet verdienen. Besteed al het werk uit dat dit uurtarief kan ondermijnen.
3. Richt je op vaste klanten en referenties
Als je aan lifehacking wil doen, moet je niet te veel inspanningen maken voor het binnenhalen van klanten. Het is vaak veel duurder en tijdsintensiever om een nieuwe klant te winnen, dan er eentje te behouden. Richt je dan ook op het laatste. Als je toch nieuwe klanten wil trekken, kun je beter daar externe partijen voor inzetten. Zorg ervoor dat sites en business partners naar jouw dienst refereren, misschien in ruil voor een marge.
4. Maak van je werknemers ondernemers
Heb je een bedrijf met een traditionele organisatiestructuur, waarbinnen een secretaresse, marketeer en een paar salesmedewerkers netjes voor jou in loondienst werken? Goede kans dat er veel op je bord terecht komt. Dit kun je vermijden door ze niet in loondienst maar op freelance basis voor je te laten werken. Laat werknemers jouw product verkopen, in ruil voor commissie. Het gevolg is dat ook zij zich als ondernemer moeten gedragen en ze medeverantwoordelijk worden voor marketing, sales en administratie.
Omdat jij bovenaan de piramide staat, kun jij je puur bezig houden met het managen van je freelancers. Voordeel is ook dat je het in deze markt voor het uitkiezen hebt: steeds meer mensen verdienen hun brood als zzp’er.
5. Verzorg trainingen en presentaties
Als je een beetje een naam hebt opgebouwd binnen ‘het wereldje’, kun je jezelf meester maken in het verzorgen van trainingssessies en presentaties op conferenties. Het vergt een gedegen voorbereiding om een interessante workshop of presentatie aan te kunnen bieden. Maar als je die fase eenmaal achter je gelaten hebt, kun je redelijk lean-back geld verdienen. Op een zeker punt kun je je presentatie bijna dromen, terwijl je slechts zo nu en dan een kleine aanpassing moet maken om bij de tijd te blijven. Het bijzondere is dat er voldoende organisaties en bedrijven zijn die jou voor je diensten uitstekend betalen. Kortom, je kunt je tot deze broodwinning beperken.
6. Stroomlijn routinematige werkzaamheden
Probeer zoveel mogelijk processen te automatiseren. Zo kun je standaard antwoorden opstellen voor emailberichten die telkens terugkeren en geen behandeling op maat vereisen. Zorg ook dat je je salespitch gestandaardiseerd hebt: één voor face-to-face gesprekken, een ander voor een telefonisch gesprek. Verder kan het tijdsverspillend zijn als je om de haverklap een sales lead onder ogen krijgt. Dit kun je tegengaan door iemand in te huren die alleen leads doorspeelt die de moeite van het behandelen waard zijn. Kortom, probeer te bedenken welke routinematigheden binnen jouw organisatie totaal niet tijdsefficiënt aangepakt worden.
