Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

10 tips bij openstaande facturen

Het lijkt een probleem waar elke ondernemer vroeg of laat mee te maken zal krijgen: openstaande facturen doordat klanten hun factuur niet betalen. Tien tips om de schade te beperken.

10 tips bij openstaande facturen
Je leest nu: 10 tips bij openstaande facturen

Alleen al in het Mkb stond in het begin van dit jaar al zo’n 9 miljard open aan uitstaande rekeningen. Daar komt bij dat een factuur gemiddeld na 36,5 dagen wordt betaald. Dit alles kan leiden tot grote problemen voor ondernemers, denk aan het niet kunnen investeren of zelfs niet kunnen betalen van personeelskosten.

Inmiddels worden er steeds meer initiatieven en maatregelen in het leven geroepen om het probleem te bestrijden, denk aan het Meldpunt Late Betalingen en een zwarte lijst voor bedrijven die slecht betaalgedrag vertonen. Maar naast deze maatregelen zijn er ook praktische stappen die je als ondernemer kunt nemen om de kans op openstaande facturen te verkleinen en facturen sneller betaald te krijgen.

In samenwerking met Debiteurenbeurs zetten wij de onderstaande 10 tips op een rij:

1. Ken je zwakke plek

Ga na hoe groot de kans is dat jouw onderneming de dupe wordt van wanbetalers en dus te maken krijgt met (langdurig) openstaande facturen. Werk jij als ondernemer met een snel wisselende klantenkring, weet dan dat de kans op onbetrouwbare klanten groter is dan wanneer je met een kleine club vaste klanten werkt die je goed kent. Wanneer jij weet wat de risico’s zijn kun je hier op inspelen, door bijvoorbeeld om een aanbetaling te vragen, of strenger te zijn op tijdige facturering.

2. Snel factureren

Wanneer jij als ondernemer je factuur pas laat verstuurt, kun je de gevolgen van een factuur die lange tijd openstaat voor een deel aan jezelf wijten. Het beste is om direct te factureren nadat de werkzaamheden verricht zijn en dus niet te wachten tot een vast moment, het einde van de week of maand bijvoorbeeld.

3. Keep it simple

Zorg voor een eenvoudige liquiditeitsplanning voor de komende periode. Zo maak je bijvoorbeeld inzichtelijk wat voor het komende halfjaar weet het effect is op de onderneming wanneer een (belangrijke) debiteur later betaalt dan verwacht. Mocht je tekorten hebben, dan kun je hier van tevoren op inspelen.

4. Houd rekening met de mogelijkheden van klanten

Uiteraard is het fijner om snel uw geld te ontvangen, echter kunt u soms ook een opdracht winnen wanneer u meedenkt met de klant en de betalingstermijn af te stemmen op zijn mogelijkheden en voorkeuren. Wees hierbij wel kritisch op hoeveel vertrouwen u de klant gunt, op onbetrouwbare klanten is deze tip logischerwijs minder snel van toepassing.

5. Afspraken communiceren

Voorkom onenigheid achteraf over afspraken die je mondeling gemaakt hebt met klanten door zodra afspraken gemaakt zijn deze zwart op wit uit te werken en te laten bevestigen door de klant. Mocht deze klant later een slecht betaalgedrag vertonen, dan kan hij jou nooit verwijten dat de afspraken niet duidelijk waren.

6. Pay first

Hoewel het niet in elke branche even gebruikelijk is, kan vooraf betalen een belangrijk middel zijn om openstaande facturen te voorkomen. Ga na welk bedrag redelijkerwijs van tevoren gevraagd kan worden aan de klant en maak goede afspraken over de betaling. Vooral wanneer je te maken hebt met klanten waarover je twijfelt, of klanten waarvoor je veel moet uitgeven om de opdracht uit te kunnen voeren is het aan te raden.

7. Contact zoeken met de klant

Het is begrijpelijk en ook zeker aan te raden om contact te zoeken met klanten zodra deze niet betalen. Echter is het raadzaam om van tevoren na te gaan wat het doel is van je telefoontje, mail of brief. Moet er direct betaald worden of een (termijn)afspraak gemaakt worden? Wanneer je goed voorbereid bent, heb je tijdens het gesprek meer invloed op de afloop ervan.

8: Blijf kalm

Dreigen richting klanten is een absolute afrader wanneer je contact zoekt. Zorg dat je zakelijk blijft en voorkom onjuist taalgebruik en dreigementen. Wanneer jullie er niet uitkomen, is het altijd nog mogelijk om een incassobureau in te schakelen, zodat zij het “vuile werk” met de klant verrichten, dit is niet per se de taak van jouw als ondernemer.

9: Waardering voor klanten die wél betalen

Ondanks dat het in principe doodgewoon zou moeten zijn, is op tijd betalen nog lang niet voor iedereen gebruikelijk. Verspil dus niet alle energie aan klanten die niet betalen, maar steek ook tijd en moeite in de klanten die hun betalingsafspraken wel netjes nakomen. Ook is het goed om niet alleen contact te zoeken met klanten wanneer u kampt met openstaande facturen, maar toon ook tussentijdse belangstelling.

10. Zet een gerechtelijk traject in gang

Helaas zijn bovenstaande tips niet altijd genoeg om alle openstaande facturen betaald te krijgen of langdurig openstaande facturen in zijn geheel te voorkomen. Het opstarten van een gerechtelijk traject is dan vaak het laatste wat rest. Het is bijvoorbeeld mogelijk om via een incasso kort geding door middel van een relatief snelle en eenvoudige procedure voor een (onbetwiste) vordering een vonnis te verkrijgen.

Ook kan er een standaard procedure worden opgestart die de in de regel wat langer duurt. Welke procedure het meest geschikt is voor jouw situatie hangt af van het bedrag dat met de vordering gemoeid is en in hoeverre de vordering door de klant betwist wordt.

Kijk op Debiteurenbeurs.nl voor nog meer tips