Hoe je een grote, diverse groep topmanagers snel op scherp zet en in actie krijgt? Prikkel hun grijze massa met blauwe inkt.
Op een zaterdag zat ik in de zon de post door te nemen en ineens kreeg ik een idee. Zouden we niet een eenvoudige ansichtkaart kunnen inzetten om onze management top 50 te stimuleren een actievere rol in het veranderprogramma in te nemen? De uitdaging was dat we het hogere management actief wilden betrekken in project Y. Aan de start van het centralisatieprogramma was besproken met de ceo, de cfo en de coo dat hun zichtbare ondersteuning cruciaal was voor het slagen van het programma. Dit gold niet alleen voor het c-level, maar ook voor de twee daaropvolgende lagen van de onderneming; voor de gehele top 50 dus.
Geen Powerpoint!
Daar zat ik op die zaterdagochtend op te broeden. Hoe kun je een grote groep topmanagers met hele verschillende persoonlijkheden, prioriteiten en achtergrondkennis in korte tijd effectief informeren en tot actie aanzetten? Wat in ieder geval niet werkt, is een Powerpoint-presentatie geven en op de laatste slide de acties opnoemen die wij van hen verwachten. Ik wilde een manier vinden die de grijze massa van de topmanagers aan het werk zet. Een simpele ansichtkaart bleek het antwoord.
We waren uitgenodigd om op een hei-dag een presentatie te geven. We hadden kleine standjes opgebouwd, waar de top 50 in kleine groepjes langs kon lopen. Bij elke stand werd een ander element van het project belicht: bij de een werd de status van het nieuwe procesontwerp besproken, bij de ander het nieuwe organisatieontwerp. De derde belichtte de grootste verwachte veranderingen en zo verder.
Ansichtkaart
Bij de start van de informatiesessie deelden we aan het hele publiek een ansichtkaart en een pen uit.
Op de voorkant stond een willekeurige foto, maar draaide je de kaart om dan vielen een aantal zaken op. Ten eerste was de kaart geadresseerd aan onze projectleider Wout en voorzien van alle codes om via de interne post kosteloos te versturen. Het merendeel van het tekstvak was al ingevuld en begon als volgt:
Beste Wout,
Dank voor de informatie die over project Y gedeeld is tijdens onze conferentie. Bij deze wil ik graag mijn ideeën delen over mijn persoonlijke bijdrage om van het project een succes te maken. Ik ga in de komende maand:……
Onder deze introductie stond een lijst met mogelijke acties die ook genoemd werden bij de verschillende standjes, met een open vierkantje dat de afzender kon aanvinken. We hadden tevens een paar regels open gelaten om de topmanagers de mogelijkheid te bieden zelf acties te bedenken. Onderaan was ruimte om aan te geven dat hulp van het projectteam bij het voorbereiden van de acties gewenst was. De kaart werd afgesloten met naam, afdeling en telefoonnummer.
Snel in actie
Wat gebeurde er met de ansichtkaarten? Doordat we de kaarten aan het begin hadden uitgedeeld, wisten de deelnemers dat er iets ingevuld moest worden. Er werd aanmerkelijk beter opgelet en de topmanagers stelden bij de standjes meer vragen dan je normaal kunt verwachten. Op de tweede dag zamelde de organisatie vlak voor het einde de kaarten weer in. Hierdoor hadden de deelnemers voldoende tijd om erover na te denken en werd dit het onderwerp van gesprek tijdens de lunch zodat ideeën ook werden uitgewisseld.
De kracht van blauwe inkt
De ansichtkaarten boden een schat aan informatie waar we met het veranderteam nog maanden profijt van hadden. We wisten welke activiteiten door welke managers zouden worden uitgevoerd en konden dus individueel contact opnemen om ondersteuning te bieden en feedback te verzamelen. Daarnaast had ongeveer 25 procent van de deelnemers zelf concreet onze hulp ingeroepen, dus daarmee hielden we erg gefocuste informatiesessies. Het meest spectaculaire was dat ongeveer 15 mensen zelf creatieve acties hadden bedacht en bovendien hadden beloofd die ook uit te voeren. Een nuttige aanvulling.
Het merendeel van de managers bleef ook na de ansichtkaart een hele actieve ‘business champion’ voor het project. Mijn verklaring voor dit succes is dat wanneer je zelf een keuze kunnen maken over je bijdrage, en ook zelf mee kunt denken over alternatieven en uiteindelijk met pen op papier je voorkeur duidelijk maakt, je je ook echt verantwoordelijk voelt voor de uitvoering ervan. Om commitment te krijgen bij het senior management hoef je hen dus niet in bloed te laten ondertekenen, blauwe inkt is voldoende!
