Je kent de quote vast wel: ‘I survived a meeting that should’ve been an e-mail.’ Je kunt koffiemokken kopen met die tekst, notitieblokken en zelfs oorkondes. In onze vorige column kon je lezen dat we op zijn zachtst gezegd kritisch zijn op meetings (zie kader), maar toch hebben we niet zo’n mok op onze bureaus staan.
Want hoewel er inderdaad veel te veel meetings in onze agenda staan, is e-mail geen goede vervanging. De kans is namelijk groot dat je zo geen tijd bespaart, maar juist nog meer tijd verspilt. Om dat te voorkomen, stel ik om te beginnen twee dingen voor: check je e-mail niet en stop met reply all.
Stel je voor: je bent gefocust aan het werk en hoewel anderen pas later zullen opmerken dat je progressie maakt, weet je zelf dat je op deze manier steeds een stapje dichterbij je doel komt. Dan check je even je e-mail. Je hebt acht nieuwe e-mails, maar van zes stuks zie je aan de afzender en het onderwerp al meteen dat je ze kunt negeren.
Eén mail is van een directe collega, gestuurd aan jou en nog veertien anderen. Je hebt meteen door dat ook deze mail voor jou niet relevant is, lekker laten gaan. Op dat moment komt het eerste antwoord binnen en hoewel het niet om jouw project gaat weet je wel: hier ben ik het niet mee eens. Je negeert het, haalt een kop koffie en dan weer aan het werk.
De mensen die meteen antwoord verwachten zijn precies degenen die wel even kunnen wachten
Als je terugkomt zie je dat nog twee mensen hebben gereageerd: ze zijn het ‘helemaal eens’ met het eerste antwoord. Wat? Gaan we dit echt doen? Voor je er erg in hebt reageer je toch om te laten weten dat jij het anders ziet.
Gefeliciteerd: vanaf nu ben je de rest van de dag, vermoedelijk langer, actief onderdeel van een reply-all-tornado die precies niets te maken heeft met wat je wil bereiken.
Vijftig e-mails per dag
Even wat cijfers. Uit onderzoek blijkt dat het tot twintig minuten kan duren om weer aan het werk te gaan nadat je bent onderbroken door e-mail. Tegelijkertijd ontvangt en verzendt een gemiddelde werknemer meer dan vijftig e-mails per dag, waar meer dan honderd ook geen uitzondering is. En al zijn het er maar tien per dag, dan nog zijn dat tien mogelijkheden om afgeleid te worden.
Terug naar de reply-all-tornado. Had je dat kunnen voorkomen? Jazeker: door niet te reageren. Maar nog beter: door het eerste mailtje op dat moment überhaupt niet te lezen.
Zelf heb ik daarom het checken van mijn e-mail in mijn agenda staan. De notificaties staan uit en de rest van de dag zie ik mijn inbox niet. Ik heb geëxperimenteerd met verschillende tijdstippen en ik raad het einde van de dag aan. Je bent dan moe en dat maakt je kritischer.
Je bent minder geneigd om ‘ja’ te zeggen tegen allerlei verzoeken. Of om een compleet essay terug te sturen inclusief tussenkopjes, waarin je jouw visie op het bedrijf uitrolt waar niemand om heeft gevraagd.
Of ik dan wel eens iets mis? Niet echt. Je hebt mensen die in minder dan een dag een antwoord verwachten op je e-mail, maar dat zijn nou precies de mensen die je best even kunt laten wachten. Voel je regelmatig ergernis omdat een collega altijd op een vast tijdstip van de dag reageert op jouw e-mail? Ga er dan maar vanuit dat er iets mis is met hoe jij zelf communiceert, je collega doet niets verkeerd.
Is jouw bericht 40 euro waard?
Als je dan reageert op je e-mails, in de tijd die je daarvoor hebt vrijgemaakt, in vredesnaam: gebruik dan niet de reply all knop. Doe het gewoon niet. Je leidt al die mensen af van hun werk. Als het veertien mensen zijn, betekent dat tot 280 minuten afleiding.
Omgerekend naar het gemiddelde uurloon in Nederland kost dat 120 euro. Laat het een derde van dat bedrag zijn, dan nog kun je je afvragen: is dit bericht 40 euro waard? Nee hè?
Reply all betekent dat je aandacht vraagt van alle geadresseerden. Stel jezelf daarom voordat je de reply-all-knop gebruikt de vraag: zou het gepast zijn om op mijn bureau te gaan staan en dit antwoord door de ruimte te schreeuwen? Als het antwoord daarop ‘nee’ is, gebruik dan ook de reply-all-knop niet. En als het antwoord ‘ja’ is: ga dan vooral op dat bureau staan! Dat is leuker voor iedereen.
