Zijn medewerkers drongen er bij Victor op aan een besluit te nemen over een voorgestelde grote overname. Hij wist dat de tijd voorbijvloog, maar hij bleef zich zorgen maken over de keerzijde van de overname. Wat als de beloofde synergieën niet uitkomen? Wat als ze een kat in de zak kochten? De druk maakte hem moe. Hij voelde zich zwak en uitgeput.
Victor vond het ook moeilijk om aan zichzelf toe te geven dat hij altijd al de neiging had om moeilijke taken en beslissingen uit te stellen. Overdenken en uitstelgedrag waren zijn modus operandi. Hij blonk uit in het vinden van afleidingen en redenen om te blijven zoeken naar meer informatie.
Procrastinatie kan verlichting geven bij onaangename taken, alleen is die altijd maar tijdelijk. Het uitstellen van dealen met iets maakt het uiteindelijk alleen maar moeilijker. En daar komen de Victors van deze wereld meestal op de harde manier achter. Dat zijn er trouwens veel: in de Verenigde Staten zijn naar schatting 20 procent van de mannen en vrouwen chronische uitstellers.
Klassieke signalen van uitstelgedrag
Komt Victors gedrag je bekend voor? Heb je misschien dezelfde neigingen? Stel jezelf de volgende vragen om daarachter te komen:
- Voel je je snel overweldigd nadat je een taak hebt gekregen?
- Ben je bij een grote opdracht geneigd om je te concentreren op niet-essentiële activiteiten in plaats van op wat er echt gedaan moet worden?
- Ben je erg snel afgeleid?
- Wacht je vaak tot het laatste moment om dingen te doen?
- Krijg je je projecten zelden op tijd af?
- Leef je van deadline naar deadline?
- Hoopt je dat het negeren van een taak leidt tot het verdwijnen daarvan?
- Ben je goed in het vinden van excuses om iets niet te doen?
- Heb je een lange to-dolijst?
- Kom je vaak te laat op afspraken?
Een uitsteller zal op de meeste van deze vragen met een ‘ja’ antwoorden.
Falen van zelfregulering
Uitstelgedrag omvat echter meer dan dingen uitstellen of besluiten niet te handelen; het is ook een falen van zelfregulering. Met andere woorden, het is een coping-mechanisme dat in de war is geraakt.
In feite draagt uitstel bij aan verschillende negatieve emoties, met name schaamte en schuldgevoel. Voor extreme uitstellers worden deze negatieve gevoelens echter een extra reden om dingen nog langer uit te stellen. Uiteindelijk verandert dit zelfdestructieve gedrag in een vorm van zelfsabotage. Hoe langer mensen zoals Victor een taak vermijden, hoe moeilijker het wordt om die cyclus van uitstelgedrag te doorbreken.
Na verloop van tijd kan uitstelgedrag zowel persoonlijke als professionele relaties in gevaar brengen, wat leidt tot wrevel bij vrienden, familieleden en collega’s. Dus waarom vertonen mensen dan uitstelgedrag?
Oorzaken van uitstelgedrag
Mensen kunnen om vele bewuste en onbewuste redenen uitstelgedrag vertonen. Soms zijn ze bang dat ze de taak niet leuk zullen vinden. Ze zijn misschien ook bang dat ze het niet zo goed zullen doen of ze voelen zich overweldigd door de complexiteit ervan.
Terug naar Victor. Het is ook mogelijk dat hij vond dat de potentiële voordelen van de overname te ver in de toekomst lagen. Bij het nemen van langetermijnbeslissingen voelen de meesten van ons niet zo’n sterke band met onze toekomstige zelf. Zelfs als we weten dat het uitstellen van een taak toekomstige stress zal veroorzaken, zijn onze hersenen erop ingesteld om zich meer bezig te houden met het wegnemen van een dreiging in het hier en nu.
Op een onbewust niveau kan Victor faalangst hebben. Misschien doet hij iets verkeerd. De overname pakt mogelijk niet goed uit. Veel uitstellers zijn vaak perfectionisten voor wie het psychologisch acceptabeler is om nooit een taak aan te pakken dan onder ogen te zien dat ze het mogelijk niet perfect zullen doen. Maar falen hoort bij het leven. Iedereen maakt fouten.
Karaktertypes
Over het algemeen hebben bepaalde persoonlijkheidstypes meer kans om uitsteller te worden. Uitstelgedrag komt bijvoorbeeld vaker voor bij mensen met een obsessief-compulsieve stoornis (OCS) of aandachtstekortstoornis met hyperactiviteit (ADHD).
Last-minute sprints leveren vaak tweederangs resultaten op
Uitstelgedrag kan ook worden veroorzaakt door andere factoren, waarvan opstandigheid een belangrijke is. De uitsteller kan problemen hebben met autoriteit. Het missen van een deadline kan een manier zijn om drama aan hun leven toe te voegen. Ook al lijken ze charmant of zelfs opgewekt aan de buitenkant, sommige mensen ervaren van binnen woede en wrok wanneer ze worden gevraagd om iets te doen.
Uitstellers kunnen in eerste instantie een gevoel van controle over hun leven ervaren door geen actie te ondernemen. Maar dit verandert al snel in een gevoel van gebrek aan controle, omdat de tijdsdruk hun vermogen begint te beperken om de opdracht met succes uit te voeren. Deze beoordelingsfouten worden nog verergerd door zelfbedrog: sommige uitstellers denken dat ze beter presteren onder druk. Maar last-minute sprints leveren vaak tweederangs resultaten op.
Niet-uitstellers concentreren zich daarentegen op wat er gedaan moet worden. Ze hebben de neiging om hoog te scoren op de persoonlijke eigenschap zorgvuldigheid of gewetensvolheid, onderdeel van een van de bredere clusters gedefinieerd in de Big Five Theory of Personality. Mensen die hoog scoren op zorgvuldigheid scoren ook vaak hoog op andere gebieden, waaronder zelfdiscipline, doorzettingsvermogen en persoonlijke verantwoordelijkheid.
Kom in actie tegen je uitstelgedrag
Wat kan je nu doen tegen uitstelgedrag? Een manier om een veranderingsproces te starten, is onder begeleiding van een coach of therapeut een gestructureerd regime van gedragsinterventies aan te gaan. Op korte termijn kunnen de volgende cognitieve ‘trucs’ je helpen om uitstelgedrag onder controle te houden.
#1 Breek je taak op in stukken
Misschien begin je er niet aan, omdat je tegen jezelf zegt dat de taak te groot is. Herformuleer dit. Splits je taak op in verschillende kleinere delen die je één voor één aanpakt. Concentreer je gewoon op het voltooien van de eerste. Hierdoor zal je je veel beter voelen over de opdracht en over jezelf, waardoor je minder geneigd bent om uitstelgedrag te vertonen.
#2 Stel micro-deadlines in
Stel jezelf deadlines voor elk kleiner onderdeel. Elke deadline die je haalt, verlaagt je stressniveau. Het kan ook helpen om met de moeilijkste taak te beginnen. Als je die meteen aanpakt, lijken de gemakkelijkere taken vanzelf te gaan.
#3 Wees realistisch
Zorg ervoor dat je voldoende tijd vrijmaakt voor een taak. Misschien ben je te optimistisch over wat je kunt doen. Misschien hou je jezelf voor de gek over je capaciteiten. Het consequent onderschatten van de tijd die je nodig hebt, kan ervoor zorgen dat je meer uitstelt dan je normaal zou doen. Probeer je tijd realistischer in te delen.
#4 Herken bezig zijn
Het kan in het begin leuk zijn om tijd te verspillen aan triviale bezigheden in plaats van te beginnen aan serieuze projecten. Maar wat je eigenlijk doet, is je dagen vullen met bezig zijn om te voorkomen dat je echt aan de slag gaat. Zoals de Russische romanschrijver Ivan Toergenjev schreef: ‘Als we wachten op het moment waarop alles, absoluut alles, klaar is, zullen we nooit beginnen.’
#5 Maak een to-dolijst
Het opschrijven van een takenlijst kan een positief effect hebben op je mentale toestand en kan je vaak ook nog tot actie aanzetten. Zet een deadline naast elk item op de lijst, of ga nog een stap verder en stel prioriteiten. Concentreer je elke dag op de drie belangrijkste items die je aandacht nodig hebben.
#6 Maak wat plezier
Hou er ook rekening mee dat de tijd die je graag verspilt, niet altijd verspilde tijd is. We hebben allemaal behoefte aan afwisseling en downtime. Wissel je werk dus af met beloningen, ontspanning en het vieren van voltooide taken. Door deze pauzes te plannen, wordt het gemakkelijker voor je om uitstelgedrag te bestrijden.
#7 Wees vriendelijk voor jezelf
Wees vriendelijk en begripvol naar jezelf bij mogelijk toekomstige fouten en mislukkingen. Zelfcompassie vermindert de psychologische stress die uitstelgedrag mogelijk maakt. Het geeft je motivatie een boost en vergroot je gevoel van eigenwaarde. Het kan ook positieve emoties bevorderen, zoals optimisme, nieuwsgierigheid, en persoonlijk initiatiefnemen stimuleren.
Hulp krijgen
Let op wanneer je jezelf keihard veroordeelt. Het is moeilijk om zulk innerlijk werk in je eentje te doen, vooral omdat je superego je op een aantal onbewuste manieren kan raken. Bespreek die harde self-talk met een niet-oordelende, ondersteunende, begripvolle persoon, zoals een vriend of familielid, je zal er dan ook meer bewust van worden.
‘Niets is zo vermoeiend als die eeuwig boven je hoofd hangende onvoltooide taak’
Wanneer je uitstelgedrag een chronisch of slopend probleem is geworden, kan dit wijzen op ernstigere psychische problemen. In dat geval heb je wellicht professionele hulp nodig. Coaches, psychotherapeuten en psychoanalytici kunnen je wijzen op specifieke zelfvernietigende gewoontes en gedachten die tot uitstelgedrag leiden. Ze kunnen je helpen je persoonlijke doelen, sterke en zwakke punten en prioriteiten te evalueren.
Mocht Victor zich wenden tot deze professionals, dan kunnen ze hem er misschien op wijzen dat zijn uitstelgedrag een vorm van zelfvernietiging is. Ze kunnen hem doen beseffen dat het wachten met het beklimmen van een berg die berg niet kleiner maakt. Of zoals de beroemde psycholoog William James zei: ‘Niets is zo vermoeiend als die eeuwig boven je hoofd hangende onvoltooide taak.’
