‘Je nieuwe medewerker lastigvallen voordat het contract is ingegaan, is not done’, aldus een ondernemer die ik laatst sprak. Opmerkelijk, want veel millennials vinden het prima om zich buiten afgesproken werktijden alvast in te lezen over het bedrijf. Sterker nog, ze zijn nieuwsgierig naar hun nieuwe werkplek en komen graag alvast wat meer te weten over hun toekomstige collega’s en werkomgeving. Besteed je al voor de eerste werkdag aandacht aan hun komst, dan laat je zien dat je alles goed georganiseerd hebt en maak je een sterke eerste indruk.
Er is nog een reden waarom ‘preboarding’ van belang is. Een nieuwe medewerker wordt vaak overladen met informatie tijdens zijn of haar eerste werkdag. Dit heeft als gevolg dat de volgende dag alle namen weer vergeten zijn en er niet veel van de kennisoverdracht is blijven hangen. Werknemers die van baan wisselen, nemen vaak een tijdje vrij tussen twee banen in. Ze komen los van die oude baan en maken ruimte in het hoofd voor een nieuwe carrièrestap; hét moment om rustig kennis te maken met de nieuwe werkgever. Met als grote voordeel: informatie wordt verspreid over een langere periode en kan in alle rust eigen worden gemaakt.
Vijf zaken die je al kunt regelen tijdens de preboarding:
1. Communiceer het inwerkprogramma
Stuur een week van tevoren het inwerkprogramma al op. Zo kan de onboardee zich inlezen, weet hij of zij wie zijn of haar buddy is en waar hij of zij diens spullen moet ophalen. Het gevolg: een frisse collega die een duidelijk beeld heeft wat er gaat gebeuren, wat er van hem of haar verwacht wordt en in staat is om met de reeds ontvangen informatie snel aan de slag te gaan.
2. Vertel alvast wat over je bedrijfscultuur
Wat wil je samen bereiken en waar sta je voor? Communiceer je missie en visie alvast aan je onboardee, zodat duidelijk is aan welk groter doel hij of zij meewerkt. Ook de kernwaarden en de vertaling daarvan naar je bedrijfscultuur in een vroeg stadium communiceren, helpen je nieuwe medewerker om sneller autonoom aan de slag te gaan.
Ondernemer Pieter Zwart van Coolblue noemt cultuur zelfs de basis voor duizend-en-één beslissingen. Zijn binnen jouw bedrijf bijvoorbeeld snelheid en flexibiliteit van belang, dan helpt dit je nieuwe collega bij het uitvoeren van zijn of haar taken. Ambitieuze medewerkers maak je zo tevens kenbaar welke competenties meetellen in hun beoordeling.
3. Welke spullen moet je regelen?
Mail of bel je nieuwe medewerker om te vragen welk type laptop hij of zij nodig heeft, welk telefoon(abonnement) en eventueel welke licenties van programma’s moeten worden geregeld. Geef intern iemand de opdracht dit en zaken zoals een sleutel, toegangspasje en werkend e-mailadres voor de eerste werkdag te regelen. Zo zorg je ervoor dat die allesbepalende eerste indruk positief is én iemand snel productief is.
4. Verras je nieuwe medewerker
Iemand aannemen is niet alleen voor jou spannend. Ook je nieuwe medewerker kijkt uit naar zijn of haar nieuwe baan. Wie zich welkom voelt, zal eerder op zijn gemak zijn binnen een organisatie en sneller initiatief tonen. Veel werkgevers laten daarom een paar dagen van tevoren een bloemetje bezorgen bij de onboardee thuis. Steeds vaker wordt er zelfs een welkomstpakket naar het thuisadres opgestuurd met aardigheidjes die gerelateerd zijn aan het bedrijf, danwel de producten of diensten die geleverd worden.
5. Wijs een buddy aan
Tijdens de eerste weken loopt je nieuwe medewerker met allerlei vragen rond. Bij wie kan hij of zij terecht? Met andere woorden, wie heeft de tijd en het inzicht in de organisatie om de nieuwe medewerker snel en op de juiste manier wegwijs te maken. Bedenk welke collega deze rol op zich kan nemen en benoem deze al voordat je onboardee start als buddy. Zo zorg je ervoor dat de onboardee zich welkom voelt en er altijd iemand voor hem of haar klaarstaat.
6. Een (virtuele) borrel als opwarmer
Het aantal borrels, teamuitjes of evenementen is in betreurend tempo afgenomen vanwege de corona-uitbraak. Wanneer thuiswerken nog de norm is, maar er wel een pubquiz of virtuele borrel wordt georganiseerd, schroom dan niet om iemand al voor zijn eerste werkdag te laten aansluiten. Juist nu is het belangrijk elkaar op informele wijze te leren kennen – al moet je er wat extra moeite voor doen. Laat collega’s zich alvast even voorstellen en iets over zichzelf vertellen. Je zult zien dat op deze manier de namen en gezichten beter blijven hangen dan in een voorstelrondje op de eerste werkdag.
