De sleutel voor verbaal meesterschap ligt niet bij jou, maar bij de ontvanger

Leiderschap is communicatie. Maar hoe kan het nu dat je bij de ene spreker na dertig seconden al aan heel andere dingen denkt en niet weet hoe snel je weg moet komen, en dat bij de ander een uur voorbij is voordat je met je ogen hebt geknipperd?

Hoe kan het dat veel gepredikte technieken totaal niet werken? En van de andere kant bekeken, hoe kan het zo zijn dat jouw luisteraar ondanks jouw inspanningen tóch afhaakt?

Een voor de hand liggend misverstand is dat de focus voor het grootste deel ligt op de inhoud. Dat klinkt heel logisch, want als je niets te melden hebt, dan wil er niemand luisteren toch?

Inhoud is het halve werk

Maar iedereen is wel eens ingedut bij twintig voorgelezen PowerPoint-slides. Dus alleen met inhoud red je het gewoon niet. Interessante inhoud is een goed begin, maar nog steeds maar het halve werk.

Of het nu gaat om de vijf minuten tijd die je krijgt in een vergadering, de veertig minuten die je hebt als leraar voor de klas of om een anderhalf uur durende speech op de bühne, het gaat eigenlijk maar om één ding!

Verbaal Meesterlijk

Iemand die zo kan vertellen dat de tijd voorbij vliegt noem ik Verbaal Meesterlijk. Dat is een mooie titel, die misschien klinkt alsof het maar voor weinig mensen is weggelegd. Maar het is zeker niet voorbehouden aan podiumbeesten, woordkunstenaars of presentatoren.

Voor verbaal meesterschap hoef je geen podiumbeest of woordkunstenaar te zijn

Kijk maar eens naar je eigen vriendenkring, er is gegarandeerd iemand waar je uren naar kunt luisteren omdat ze altijd zo enthousiast vertelt, waardoor eigenlijk alles wat ze heeft meegemaakt interessant wordt.

Of als je even terugdenkt aan de middelbare school? Weet je nog die ene leraar? Het vak sprak je niet eens echt aan maar de lessen voorbij vlogen voorbij, puur omdat hij het zo goed wist te vertellen.

Lees ook: Non-verbale communicatie belangrijker dan taal

Gemene deler

Wat hebben die verbaal meesterlijke mensen nu gemeen? Het begint met iets wat zó simpel is, zo’n open deur, dat de meeste mensen er finaal aan voorbij gaan. Het lijkt logisch dat de focus ligt op wat je het beste kunt zenden, dat je informatie moet kloppen en volledig moet zijn en dat je boodschap helder is.

Maar wat is nu het belangrijkste onderdeel van goede communicatie? Wat is het enige dat bepaalt of je boodschap overkomt?

De sleutel ligt bij de ontvanger

Voordat je je stort op beïnvloedingstechnieken, mooie volzinnen, sluitende argumenten en heldere betogen, kan ik je één ding meegeven. Al jouw kennis, kunde en vaardigheden zijn compleet irrelevant… als de ander niet klaar is om ze te ontvangen!

Het is een waarheid als een koe, maar het is zo gemakkelijk om te vergeten, want jij hebt een boodschap klaar, en vaak nog een belangrijke ook! Dan is het heel logisch dat je daarmee bezig bent, schaaft aan de inhoud en je voorbereidt op wat je wilt zeggen.

Maar trap niet in de valkuil van inhoud. De sleutel tot de effectiviteit van jouw communicatie ligt niet bij jou, maar bij de ontvanger. Het gaat erom dat je de aandacht pakt en die weet vast te houden.

Trap niet in de valkuil van inhoud

Want die luisteraar is helemaal niet bezig met wat jij zo nodig kwijt wilt. Hoe plat het ook klinkt, die ander is uiteindelijk pas geïnteresseerd als de ‘WIIFM’ duidelijk is. Oftewel: ‘What’s in it for me?’. Waarom zou iemand überhaupt naar je willen luisteren?

Lees ook: Communicatie in tijden van crisis

Aandacht pakken

Het allerbelangrijkste is dus dat je de aandacht pakt, en laat merken dat wat jij gaat zeggen interessant is. Dat zorgt ervoor je luisteraar met open armen klaar staat om jouw boodschap te ontvangen. Dus voordat de inhoud om de hoek komt kijken is het jouw taak om die collega’s of onwillige puberzoon of juist dat enthousiaste publiek aan je lippen te laten hangen.

En wat doe je dan? Welke techniek is zo eenvoudig dat je bijna iedereen meteen mee krijgt zonder ingewikkelde trucs? Hoe krijg je nu dat iemand benieuwd is naar wat je te melden hebt? Wat zou dat kunnen zijn?

Ingebakken reactiepatroon

Misschien voel je het al een beetje aankomen. Het is wellicht simpeler dan je denkt. Maak gebruik van een ingebakken reactiepatroon in ieder mens: je stelt een vraag. En wat heeft een vraag natuurlijkerwijs tot gevolg? Een antwoord! En dat antwoord heb jij dan paraat. Daarmee maak je het punt waarom ze naar jou zouden moeten luisteren. Dan is de What’s in it for me ineens logisch.

Maak gebruik van een ingebakken reactiepatroon

Bijvoorbeeld: ‘Waarom zouden jullie deze tekst ter harte moeten nemen? Luister, je communicatie wordt niet alleen gemakkelijker, maar ook beter, effectiever en leuker. Ik zal het je uitleggen.’

Als je zo van wal steekt moet je natuurlijk wel wat te melden hebben. Iets leerzaams, iets leuks of iets waar de ander in ieder geval iets mee kan. En het liefst een combinatie van die drie.

Lees ook: Waarom non-verbale communicatie nu nog belangrijker is

Driehoekjes en vierkantjes

Dan komen we aan bij waar het allemaal op neerkomt. Hoezeer het tegendeel ook wordt beweerd, alle communicatie begint bij de juiste vorm. Inhoud komt op de tweede plaats. Het is heel logisch; een matige inhoud in de juiste vorm komt wél aan. Maar sublieme inhoud in een vorm die totaal niet past, komt eenvoudigweg niet binnen.

Denk maar aan zo’n peuterspeelgoedding met vormpjes en van die openingen in dezelfde vormen. Als jouw vorm een vierkant blokje is wat je in het driehoekje van de luisteraar probeert te rammen, is dat niet alleen onaangenaam, je boodschap gaat beslist niet aankomen.

Lees meer columns van Remco Claassen:

• We proberen het wel, maar wrijving is niet altijd te vermijden
• Formuleer je kernwaarden, dan kun je van mening veranderen zonder zwak te lijken