Je kunt superefficiënt een totaal ineffectief betonnen reddingsvest maken. Oftewel: dat je in de trein achter je laptop zit, wil nog niet zeggen dat je productief bezig bent. Echt productief ben je als je na een dag werken thuiskomt en dan de hele avond voor jezelf of je gezin hebt. Of wanneer je ’s morgens op je werk aankomt en meteen aan de slag kunt.
Maar hoe ben je effectief productief terwijl je reist? Effectiviteitstrainer Janny Brusselers uit Veghel traint managers om effectiever te werken. Wie haar training succesvol heeft afgesloten, houdt gemiddeld twee uur per dag over stelt ze. Om die projecten die al veel te lang liggen eindelijk op te pakken of om meer te ontspannen.
Hoe dat kan? Het begint met effectief productief reizen. De tips van Brusselers:
1. Het begint met een goede voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook als je met de auto of het openbaar vervoer op stap gaat. Bedenk vooraf wat je onderweg wilt doen om je reistijd nuttig te besteden. Zorg dat de dingen die je daarvoor nodig hebt binnen handbereik zijn.
Wil je een rapport of document in de trein lezen? Download het dan alvast, zodat je direct aan de slag kunt. Is het een online document of artikel? Zet de link dan klaar op je startpagina. Zo voorkom je de verleiding om toch je social media bij te gaan werken.
Wil je in de auto mensen (terug)bellen? Programmeer de nummers dan vooraf in je telefoon, zodat je met één druk op de knop of – nog veiliger – met je stem diegene kunt bellen. En wil je liever een managementboek luisteren onderweg? Zet de juiste track alvast klaar op je mobiel of in de cd-speler.
2. Je kunt je ook onderweg voorbereiden
Dit klinkt tegenstrijdig met de vorige tip. Maar je kunt je reistijd ook efficiënt besteden door je onderweg voor te bereiden op de volgende afspraak. Oefen je elevator pitch bijvoorbeeld hardop in de auto, of neem in de trein nog één keer de site van de klant door om beter te begrijpen waar ze voor staan.
Ook de reis zelf kun je – zeker als je met het OV reist –onderweg verder voorbereiden. Moet je bijvoorbeeld naar een klant in Utrecht? Dan kun je in de trein nog uitzoeken hoe je precies op je eindbestemming komt. Met de bus, de OV-fiets of is een Greenwheels-auto huren de oplossing voor die dag? Zeker met een NS-Business Card maak je gemakkelijk gebruik van allerlei vervoersoplossingen waarmee je zonder gedoe van deur tot deur reist.
3. Bedenk welke werkzaamheden je beter niet onderweg kunt doen
De ene taak is meer geschikt om onderweg uit te voeren dan de ander, mede afhankelijk van het vervoersmiddel waarmee je reist. Vermijd bijvoorbeeld zware gesprekken, zoals acquisitiegesprekken, in de auto. Deze gesprekken maken het immers lastig om je aandacht bij het verkeer te houden. Bovendien kom je hierdoor niet uitgerust op je bestemming aan, maar zit je hoofd nog vol met de lading van het zware gesprek.
En het klinkt als een open deur, maar iedereen die met het OV reist heeft weleens een gesprek gevolgd dat niet voor zijn of haar oren bestemd was. Uitgebreid bellen in de trein is dan ook geen aanrader. Je praat niet vrijuit en mensen horen toch waar het over gaat.
Hetzelfde geldt voor meelezers op je scherm. Je staat soms versteld van wat je op andermans scherm kunt meelezen. Laat die rapporten met bedrijfsgevoelige informatie dus nog maar even dicht.
4. Gebruik de tijd om te plannen
Zit je een uurtje of langer in de trein? Gebruik die tijd dan eens om een langetermijnplanning te maken. Kijk drie tot zes maanden vooruit, maak doelstellingen, stel deadlines voor projecten (ook privé) of plan vrije tijd. Juist nu kun je tijd en creativiteit vrijmaken voor dit soort overpeinzingen. Zet gedachten om in to-do-lijstjes of in een schema, zoals een mindmap.
Met mindmappen laat je je beide hersenhelften samenwerken om bijvoorbeeld een idee of een project in kaart te brengen. Door die combinatie kom je vaak tot nieuwe inzichten en uiteindelijk tot een gebalanceerd plan. Het vergt enige training, maar je kunt het op je laptop (Mindmanager) en/of op een vel papier doen en dat maakt het overal toepasbaar.
5. Ook ontspannen is belangrijk
Ontspanning lijkt niet in dit rijtje thuis te horen. Als je ‘gewoon’ relaxt, ben je toch niet productief bezig? Toch kan naar een lekker muziekje luisteren, een goede thriller lezen of eenvoudige ontspannings- en ademhalingsoefeningen doen ervoor zorgen dat jij de dag goed afsluit of begint. En ook dat maakt de reis productief.
En ga je met het vliegtuig of de trein naar het buitenland? Dan is dat bij uitstek het moment voor een powernap of een gewone slaap. Gebruik geen alcohol om in slaap te komen als je op je bestemming nog moet rijden of werken. Want uitgerust aankomen, zorgt dat je een productieve dag hebt.
6. Doe iets voor jezelf
Of je nu met de auto, trein of ander openbaar vervoersmiddel reist: onderweg iets nieuws leren kan altijd. Zoals met een managementboek (eventueel in de vorm van een luisterboek) of een zakelijke podcast. Maar je kunt bijvoorbeeld ook de taal oefenen van het land waar je binnenkort naartoe reist (zakelijk of privé).
Een langere reis met de trein of het vliegtuig leent zich ook goed om andere tijdrovende privéklussen aan te pakken. Bijvoorbeeld foto’s sorteren. Van die vakantie, het eerste jaar van je baby of van het laatste bedrijfsfeest.
7. Wees coulant naar jezelf
Facebook checken, je LinkedIn bijwerken, of appen met je vrienden. Het mag dan misschien niet productief zijn, maar het valt vaak wel onder de noemer ontspanning. Je kunt daarom met jezelf de afspraak maken dat je bijvoorbeeld de heenreis werkt en de terugreis besteedt aan het bijwerken van je social media.
