#1 Winnen is niet je doel
Ja, je leest het goed. Doe die bokshandschoenen maar weer uit. “Mensen die een onderhandeling instappen, zitten vaak automatisch in de strijdmodus. Ze denken in win-lose termen: ik wil krijgen wat ik wil”, aldus Frank Garten, specialist in interculturele samenwerking. Maar volgens Garten zijn de meest succesvolle onderhandelaars juist degenen die voortdurend win-win denken. “Win-win is je posities loslaten en zoeken naar het gemeenschappelijk belang.” Denk aan het dagelijks leven: hoe zorg je er met je partner voor dat het huis schoon blijft, met minimale inspanning? Wie zet het vuilnis buiten, wie doet de afwas? “Win-win is zeker geen concessie, maar juist vasthouden aan je belangen terwijl je de belangen van de ander net zo hard laat meewegen.”
#2 Ken je tegenstander
Nederlanders zijn over het algemeen taakgericht: het is niet relevant of ze de zakenpartner persoonlijk kennen, of aardig vinden tijdens het zakendoen. “Over de grens ligt dat vaak anders”, aldus Eva van Ooijen, intercultureel trainer bij KIT Intercultural Professionals. “Persoonlijk contact is essentieel in het Midden-Oosten, voordat je überhaupt tot onderhandelingen kunt overgaan.” Vertrouwen kweken staat centraal. “Neem van te voren de tijd om het land, het bedrijf en de persoon met wie je te maken krijgt, goed te leren kennen. Vraag je gesprekspartner naar zaken als sport, toon oprechte interesse. Dat breekt het ijs. Onderhandelingen beginnen meteen soepeler.”
Wie er tegenover je zit beter leren kennen betekent volgens Garten ook: erachter komen of diegene daadwerkelijk beslissingsbevoegdheid heeft, en wat zijn mandaat is. Vaak zitten de ‘echte’ belanghebbenden niet aan tafel. Garten: “Er is vaak een flinke achterban die continu moet worden geraadpleegd en van wie de tegenpartij akkoord moet krijgen.” Dit speelt vooral in landen waar hiërarchie belangrijk is, zoals Japan, Zuid-Korea, België of Frankrijk. “Deel daarom zoveel mogelijk informatie met de tegenpartij, of het nou gaat om harde of zachte data. Speel open kaart. Op die manier kan de tegenpartij haar achterban goed informeren. Waardoor beslissingen weer sneller genomen kunnen worden.” De kans dat je resultaat behaalt, wordt daardoor ook groter.
#3 Wil je op tijd je vlucht halen? Hou het voor je
In hiërarchische culturen kunnen onderhandelingen eindeloos duren. Niet alleen omdat de achterban geraadpleegd moet worden en beslissingen trager verlopen. Maar ook omdat de onderhandelaars hun bazen willen tonen dat ze het onderste uit de kan hebben gehaald. Garten: “Vertel in dergelijke culturen nooit hoe laat je vliegtuig naar Nederland gaat. Onderhandelaars weten dat mensen zenuwachtig worden als ze hun vliegtuig moeten halen. Daar maken ze gebruik van en voeren de tijdsdruk flink op.”
#4 Keiharde onderhandelaars
De sterkste onderhandelaars zijn volgens Garten de Zuid-Koreanen. Hij verklaart dat onder andere uit de collectivistische cultuur van Zuid-Korea. Het belang van de groep, het bedrijf en zelfs het land staat bovenaan. “Koreaanse bedrijven delen soms informatie met elkaar als ze menen dat het voordeel voor Korea als geheel groter is. Ik heb wel eens meegemaakt dat een bedrijf de bodemprijs die wij aanboden doorbelden naar een ander bedrijf, met wie we ook nog besprekingen gingen voeren. Nederlanders vinden dat onethisch, maar vanuit collectivistisch oogpunt is dit gedrag begrijpelijk.”
Volgens van Ooijen zijn onderhandelingen met Amerikanen ook pittig. “Die hebben een winnersmentaliteit, ze zijn enorm competitief.” Omdat Amerikanen taalkundig een stapje voor hebben tijdens de – in het Engels – gevoerde onderhandelingen en juridische procedures in het land een grote rol spelen, is het volgens haar geen overbodige luxe om een juridisch adviseur mee te nemen naar die gesprekken.
#5 Blaf harder
Het zijn vooral de masculiene culturen, waarin de nadruk ligt op prestaties, succes en resultaten. Er wordt vaak grof geschut gebruikt, weet Garten. “In landen als Rusland en Oekraïne willen ze een gelijkwaardige tegenstander zien. Buig niet als de wind tijdens een onderhandeling. Ze willen dat je als onderhandelaar een rechte ruggengraat toont. Mijn motto in dergelijke landen is dan ook: als de tegenstander blaft, blaf harder.”
#6 Koffie of thee, iemand?
Lopen de bespreking stroef? Las een pauze in. Daarin kun je proberen dichter tot elkaar te komen. Garten: “Tegenstanders die zich in formele onderhandelingen keihard opstellen, laten vaak tijdens de pauze hun schild vallen.” Stel je bescheiden op en maak van de gelegenheid gebruik om vragen te stellen. “Op die manier kwamen we erachter dat onze Koreaanse tegenpartij wilde dat er iemand uit ons onderhandelingsteam stapte. Zij vonden hem te arrogant. En wij maar denken dat het aan de inhoud lag. Hoe dan ook, we konden daarna weer verder.”
#7 Laat emoties thuis
Waarin je wel het beste terughoudend kan zijn, is het tonen van emoties. “Nederlanders worden tijdens een onderhandeling met Italianen nog wel eens boos, gaan ineens hun emoties tonen. Niet doen!” Volgens van Ooijen praten Italianen sneller, minder monotoon, en laten ze veel minder pauzes vallen bij gesprekken dan wanneer Nederlanders met elkaar praten. “Als Nederlander ben je daardoor geneigd te denken dat Italianen veel ruzie maken. In de praktijk blijkt dat vaak helemaal niet zo te zijn. Pas dus op met gedrag en manieren van communicatie te kopiëren als je de nuances ervan niet goed kent”, adviseert van Ooijen. Ook in landen waar gezichtsverlies belangrijk is, zoals Indonesië, China of landen in het Midden-Oosten, is het uit den boze om met de vuist op tafel te slaan of frustratie te tonen. Van Ooijen: “Voorkom dat de tegenpartij in verlegenheid wordt gebracht, anders ben je tijdens onderhandelingen ver van huis.”
#8 En als dit allemaal niet werkt, wat dan?
Van Ooijen: “Luister naar je intuïtie. Stel, je bent in China en je hebt je van te voren goed ingelezen zodat het er tijdens het zakendoen formeel aan toegaat. Het kan zomaar gebeuren dat je tijdens een bespreking een Chinees treft die zijn halve leven in Amerika heeft gewoond. En die wél direct en joviaal is. Uiteindelijk gaat het bij onderhandelingen om personen, om de individu. Ga dus altijd af op je gevoel, wees sensitief en handel daarnaar.”
Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Internationaal Zakendoen’ op mt.nl.
