#1. Onderschat het niet
Overheidsinstanties zullen altijd goederen of diensten nodig hebben van bedrijven, of het nou gaat om het bouwen van een sportschool, het schoonmaken van universiteitsgebouwen of het inhuren van veiligheidsexperts. Als je je als ondernemer inschrijft op een aanbesteding, ga je feitelijk een offertetraject in – maar wel eentje dat behoorlijk uitgebreid en ingewikkeld is. Het gaat om een formeel proces met regels en eisen waaraan je als deelnemer moet voldoen. Het vergt tijd en goede voorbereiding. Maar als je als winnaar uit de bus komt, hèb je ook wat.
#2. Zoek online naar interessante aanbestedingen
Aanbestedingen kun je online vinden. Als een opdracht op of boven een bepaalde waarde (de zogeheten drempelwaarde) uitkomt, zijn overheidsinstanties volgens de wet verplicht de aanbesteding in Europa openbaar te maken. Zo kunnen ze hun uitgaven verantwoorden aan het publiek. Voor de levering van goederen of diensten ligt de drempelwaarde op 209.000 euro. Als het gaat om werken (vaak bouwkundige projecten) moeten overheidsinstanties deze Europees uitbesteden als de drempelwaarde minimaal 5.225.000 euro is.
Opdrachten voor de hele Europese Unie kun je vinden via de Tenders Electronic Daily. Voor Nederland worden Europese en nationale aanbestedingen gepubliceerd op Tenderned. Je kunt zelf elke dag deze sites bijhouden en kijken of er iets interessants bij zit.
#3. Ken de Europese procedures
Voor Europese aanbestedingen bestaan er twee standaardprocedures. Een opdracht wordt openbaar of niet-openbaar gemaakt. Bij een openbare procedure kan elke geïnteresseerde ondernemer zich inschrijven. Het selecteren van offertes en de gunning van de opdracht gebeurt dan in één ronde. Bij een niet-openbare procedure vinden de selectie en gunning in twee rondes plaats. In de eerste ronde selecteert de opdrachtgever uit alle aanmeldingen de meest geschikte kandidaten. Die worden uitgenodigd een inschrijving (offerte) in te dienen. Als jij bij de gelukkigen zit die door zijn naar de tweede ronde, word je meestal uitgenodigd om een presentatie of demonstratie te geven. Vervolgens hoor je of je de opdracht hebt.
Dit zijn overigens niet de enige twee procedures. Bij Europese aanbestedingen kunnen overheidsinstanties hun opdracht ook plaatsen middels bijvoorbeeld raamovereenkomsten of gunning door onderhandelingen. En in Nederland is er ook nog de onderhandse aanbesteding, waarbij één of meerdere leveranciers worden uitgenodigd een offerte uit te brengen.
#4. Durf te vragen
Bij elke aankondiging vind je informatie over de opdrachtgever, wat voor goederen of diensten die precies zoekt, welke eisen aan jouw bedrijf worden gesteld voordat je überhaupt een offerte kunt indienen, en over de procedure die wordt gevolgd. Zoek goed uit of jouw bedrijf aan de gevraagde eisen voldoet voordat je een offerte uitbrengt.
Opdrachtgevers vragen bijvoorbeeld financiële gegevens van je bedrijf, willen dat je aan veiligheidseisen voldoet, of dat jij je als bedrijf verzekert voor bepaalde risico’s. Je moet kunnen aantonen dat de mensen die de opdracht uitvoeren bekwaam zijn of technisch onderlegd, of productcertificaten kunnen overhandigen. Als je bezig bent met de aanvraag, kun je vragen stellen aan de opdrachtgever over de eisen en de procedure die wordt gevolgd. Maak daar gebruik van.
#5. Gebruik de standaardformulieren
Het inschrijven gaat gepaard met veel papierwerk. Gelukkig stelt de opdrachtgever standaardformulieren beschikbaar, dus je hoeft niet zelf te goochelen met word-documenten en excelsheets. Relatief nieuw (sinds 1 juli 2016) is het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Met dit standaardformulier geef je aan dat je aan de gestelde eisen van de inschrijving voldoet. Dit document vervangt de verschillende uiteenlopende nationale eigen verklaringen. De UEA is van toepassing op zowel aanbestedingen boven als onder de Europese drempelwaarden.
Vergeet verder niet dat opdrachtgevers streng zijn. Te laat de benodigde documenten inleveren, is ook echt te laat: je inschrijving wordt niet meegenomen. Ook als je bijvoorbeeld onvoldoende kopieën hebt bijgesloten, een verkeerde adressering gebruikt, of de envelop niet gesloten verstuurt, belandt jouw offerte zonder pardon in de prullenbak. Houd je dus aan alle deadlines en regels zoals die door de opdrachtgever worden gehanteerd.
#6. Doe dit niet in je eentje
Zoals duidelijk moge zijn, kost het meedoen aan een aanbesteding tijd. Soms kan een voorbereiding wel 6 maanden in beslag nemen. Stel daarom, als dat kan, binnen je bedrijf een team samen dat zich bezighoudt met de inschrijving op een aanbesteding. Uiteraard zijn er ook allerlei commerciële adviesbureaus en bedrijven aan wie je dit kunt uitbesteden.
#7. Kijk ook naar aanbestedingen buiten Europa
Aanbesteden buiten Europa is vaak een verhaal apart. In een land als China bijvoorbeeld is de aanbestedingsmarkt enorm. Maar het is lastig om er als Nederlandse ondernemer toegang tot te krijgen. Nationale wetten en regels schrijven namelijk voor dat Chinese overheidsinstanties en staatsbedrijven verplicht zijn producten en diensten van eigen bodem aan te schaffen. Uitzonderingen zijn er bijvoorbeeld als producten of diensten niet in China te krijgen zijn, of als ze niet tegen een redelijke prijs kunnen worden ingekocht.
Verder heeft de EU aanbestedingsafspraken gemaakt met landen buiten Europa. Enkele leden van de Wereldhandelsorganisatie WTO tekenden samen een ‘Government Procurement Agreement’ (GPA). Via dit verdrag stellen de deelnemers hun overheidsopdrachten open voor inschrijvingen uit andere landen. Die andere landen moeten dan ook wél het verdrag hebben omarmd. Zo kun je als Nederlandse ondernemer meedoen aan aanbestedingen in onder meer Canada, de Verenigde Staten, Japan, Israël, Noorwegen, Zwitserland en Zuid-Korea. RVO en de buitenlandse ambassades kunnen je daar meer over vertellen.
#8. Denk aan de Verenigde Naties als opdrachtgever
Interessante aanbestedingen worden ook uitgeschreven door internationale organisaties zoals de Wereldbank en de Verenigde Naties. Die besteden jaarlijks vele miljarden euro’s aan projecten in ontwikkelingslanden en in opkomende markten. Op de site van de Wereldbank vind je een overzicht van alle opdrachten die lopen. Aanbestedingen van de Verenigde Naties vind je bijvoorbeeld op de Global Marketplace en op de aanbestedingen en projecten – site van RVO. Hierop staan ook opdrachten van organisaties als de Asian Development Bank en de African Development Bank.
Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Internationaal Zakendoen’ op mt.nl.
Lees ook:
- Win het vertrouwen van je buitenlandse klant
- Zo krijg je beter betaald in het buitenland
- Doe jij al zaken in deze landen? 6x waar je niet gelijk aan denkt
