1. Meteen handelen
Wat zijn de leveringsvoorwaarden? Wie regelt het transport? En wanneer moet er betaald worden? Wanneer je zaken gaat doen met een partij uit een ander land, kun je dat maar beter zo snel mogelijk duidelijk krijgen. Niet wachten dus, met die algemene voorwaarden. Dat zegt Bart Wiersma, eigenaar van Confirmo en als jurist gespecialiseerd in algemene voorwaarden en internationaal zakendoen. ‘Ik adviseer bedrijven om al bij het overhandigen van de offerte de algemene voorwaarden aan de wederpartij ter hand te stellen. Zet daar bovendien expliciet bij dat je de voorwaarden op de overeenkomst van toepassing verklaart.’
2. Mee oneens? Expliciet afwijzen!
Maar stel nu dat je zelf de koper bent. Of – dat kan natuurlijk ook gebeuren – de andere partij is je net voor. ‘Wanneer je het niet eens bent met de algemene voorwaarden zoals die worden voorgesteld, moet je die expliciet van de hand wijzen’, aldus Wiersma. ‘Vaak denken ondernemers: ik reageer alleen door mijn eigen algemene voorwaarden te sturen en dan zal het wel duidelijk zijn. Maar juridisch gezien heb je de voorwaarden van de andere partij dan niet afgewezen. Bij een eventueel geschil sta je dan niet sterk.’
3. Niet begrijpen = vragen
Bij een abonnement op Netflix, een update op je laptop of de aanschaf van een wasmachine in de Mediamarkt, is de kans groot dat je de algemene voorwaarden laat voor wat ze zijn. Je bent de enige niet, bijna niemand in Nederland die al die bepalingen gaat zitten lezen. Bij zakendoen werkt dat toch net even anders. En bij internationaal zakendoen al helemaal. ‘Het klinkt als een open deur, maar het is ontzettend belangrijk dat je precies begrijpt wat er in de tekst staat. Veel algemene voorwaarden zijn in een andere taal opgesteld en dan kan het zomaar gebeuren dat je iets verkeerd interpreteert’, vertelt Wiersma. ‘Heb je twijfels? Ga dan nooit zomaar akkoord. Stel vragen als je een bepaling niet begrijpt.’
4. Regel de incoterms
Daarnaast is het zaak dat je ook de incoterms kent én begrijpt. De eerste keer dat deze internationale standaard van regels voor internationaal goederentransport werd opgesteld was in 1936. Sindsdien zijn ze 7 keer aangepast, de laatste keer in 2010. De meeste handelsovereenkomsten zijn vandaag de dag dan ook opgesteld aan de hand van deze laatste versie, de zogeheten Incoterms 2010-regels.
‘Incoterms regelen de rechten en plichten die partijen hebben bij het internationale transport van goederen. Dan gaat het over het moment waarop het risico naar de andere partij gaat, over wie het transport regelt en betaalt én over de vraag wie verantwoordelijk is voor de verzekering. Zonder incoterms zou je deze aspecten bij iedere overeenkomst waarbij goederen een landsgrens passeren opnieuw met elkaar moeten regelen. Dat kost geld en leidt waarschijnlijk tot fouten.’
5. Welke incoterms tellen voor jou?
Sinds 1 januari 2011 zijn er 11 incoterms. Maar let wel: er is er niet automatisch één van toepassing op de deal die je op het punt staat te sluiten. ‘Je moet er dus wel bewust één kiezen en deze in een bepaling van de koopovereenkomst of in de algemene voorwaarden opnemen. Het enige dat je aanpast is de plaatsnaam en het land waar de goederen moeten worden afgeleverd’, zegt Wiersma. In de praktijk is het vaak de grotere partij die zijn voorwaarden oplegt aan de kleinste van de twee en in die voorwaarden zijn dan doorgaans ook de incoterms opgenomen. ‘Daarover kun je dan in onderhandeling treden, al moet zo’n grote partij daar natuurlijk wel voor open staan. Soms is het een kwestie van take it or leave it.’
6. Communiceer in de juiste taal
Wat ook telt is de taal waarin je de algemene voorwaarden opstelt. Stel nou dat de gesprekken de hele tijd in het Frans zijn geweest, dan kom je dus niet weg met algemene voorwaarden die in het Nederlands zijn opgesteld. ‘Doe je dat niet? Bij een juridisch conflict kan het dan zijn dat het document niet van toepassing kan worden gesteld op de overeenkomst. Op die manier kun je voor vervelende verrassingen komen te staan. Neem bijvoorbeeld zoiets als de beperkte aansprakelijkheid, daar kun je je in een procedure dan niet op beroepen.’
7. De rechter
Wat je ook niet mag onderschatten is het forumkeuzebeding. Met andere woorden: de keuze voor welke nationale rechter een eventuele zaak wordt behandeld. ‘Doe je nou zaken met een in het buitenland gevestigde partij, dan is het verstandig in de algemene voorwaarden aan te sturen op een Nederlandse rechter. Mocht het dan tot een procedure komen, dan ben je hier beter af. Je hoeft dan niet voor zittingen naar het buitenland toe, een buitenlandse advocaat in de arm te nemen en al je documenten te vertalen’, aldus Wiersma.
Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Internationaal Zakendoen’ op mt.nl.
Lees ook:
