Van nature zijn we geneigd om conflicten te vermijden. Het is de taak van de manager om conflictpunten onder de aandacht te brengen en in de groep te gooien, zodat een team samen vooruit kan. Maar de standaard meeting, waarin vooral wordt gefocust op de planning en komende projecten, leent zich hier niet voor. De retrospective biedt uitkomst.
Progressie
Deze vorm van vergaderen is vooral populair onder softwareteams die ‘agile werken’, maar is ook goed geschikt voor andere teams. De meeting heeft één simpel doel: als team reflecteren op gemaakte of gemiste progressie. Zie het als een gestructureerd gesprek om blokkades te identificeren en in de toekomst te voorkomen. Gaat het goed, dan is het een mooi moment om successen te vieren. Zo niet, dan biedt het de kans om bij te schaven.
Stap terug
In tegenstelling tot de normale wekelijkse update, die vooral vooruitblikt, doe je in de retrospective eerst een stapje terug voordat je verder gaat. Dat kan het teamproces en de werkcultuur verbeteren. Retrospectives creëren een continue dialoog over de voortgang. Teamleden voelen zich vrij om te praten over de resultaten en conflicten. Daarnaast staan ze meer open voor feedback.
Zo’n meeting kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van je doel en de frequentie. De makkelijkste manier is om iedere week aan alle teamleden te vragen:
- Wat ging deze week goed?
- Wat kan beter?
- Wat kunnen we volgende week doen om het werk te verbeteren?
Gespreksleider
Het is belangrijk dat een sterke gespreksleider de discussies coördineert. Leg als manager bijvoorbeeld uit waarom ieder er is, geef alle teamleden de tijd om na te denken over de drie vragen (en deze ook te beantwoorden), vergader niet langer dan een uur en zorg ervoor dat iedereen het gesprek verlaat met een taak.
De leider moet teams motiveren op nieuwe manieren (samen) te werken. Maar het is vooral belangrijk dat teams zelf die nieuwe manieren vinden en succesvolle veranderingen doorvoeren.
Tony Robbins Business Mastery
Nu voor de 2e keer in Amsterdam: een 5-daags seminar voor ondernemers met serieuze groeiambities, zakelijk en persoonlijk. Check het programma.
lees verder
Dit artikel is een herplaatsing van een artikel dat eerder bij MT verscheen.
