Weg met het functioneringsgesprek: zo doe je een Collega Meting

Functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken of jaarlijkse cycli zijn vervelend. Dat mogen we wel constateren, toch? Het begint ook wel een beetje ouderwets te worden.

Lange formulieren, vinkjes, kruisjes, saaie gesprekken met leidinggevenden of HR, die geen idee hebben van wat de collega nou echt doet (dus daarmee ook weinig inhoudelijke feedback). Een tijdrovend proces, want de leidinggevende moet met alle collega’s gaan zitten. Wat een werk.

Zullen we er gewoon mee stoppen?

Er zijn toch ook voordelen?

Nou… ja, eentje. Namelijk een moment om even rustig aandacht te geven aan één bepaalde collega. That’s it.

En dossiervorming dan?

Nee. Daar moeten we gewoon allemaal snel mee stoppen. Als je uitgaat van vertrouwen dan heb je echt geen dossiers nodig. Iedereen weet waar dossiervorming voor is: we bouwen een rapport op, zodat als je de mist in gaat of we moeten als organisatie van je af,  we een poot hebben om op te staan. Dit straalt vertrouwen uit naar je medewerkers, zoals een paardenbloem wiskundig talent uitstraalt.

Wanneer er echter vertrouwen is, kun je simpelweg een gesprek hebben met de persoon waar het niet lekker mee loopt en die niet meer bij het team past. Met onderling vertrouwen voelt het in het belang van de desbetreffende collega om dan te vertrekken. Geen dossiervorming nodig. Geen afkoopsom. Dus nee. Dit is geen argument.

Dus wat doen we dan?

Als je geen functionerings- of beoordelingsgesprekken meer doet, maar je wilt wel een moment in het halfjaar of jaar om aandacht te geven aan een specifieke collega, wat doe je dan?

De Collega Meting

Bij Keytoe doen we elk half jaar een Collega Meting. Een onwijs simpel, maar heel effectief format wat ik je hier gratis en voor niks geef om te kopiëren en eigen te maken.

Bij de Collega Meting raten collega’s elkaar op een aantal vragen en geven opmerkingen als aanvulling. Waarna ze met elkaar in gesprek gaan om de ratings door te nemen en te kijken waar de collega behoefte aan heeft. Maar ook waar de organisatie behoefte aan heeft en wat de collega daarin kan doen of waarin zij zou kunnen ontwikkelen.

Het is vrijwillig om te raten wie je wil. Dat betekent dat je iedereen of niemand kunt raten. Wat er in de praktijk gebeurt is dat je de collega’s waar je regelmatig mee samenwerkt scores en opmerkingen geeft en de rest met rust laat. Ook de vragen zelf zijn niet verplicht, waardoor je bijvoorbeeld wel invult wat je vindt van de inzet van de collega, maar niets zegt over zijn of haar inhoudelijke prestaties.

Het belangrijkste om te weten is dat de vragenlijst met ratings enkel en alleen een praatplaatje is voor het gesprek wat volgt. Er moet verder geen nadruk op worden gelegd, anders krijg je gelijke toestanden als in de traditionele functioneringsgesprekken, daar willen we juist vanaf.

De vragen

Die verschillen per organisatie. De vragen reflecteren wat de organisatie belangrijk vindt. Dus is proactiviteit belangrijk, dan wordt dat een vraag. Is punctualiteit belangrijk, dan wordt dat meegenomen. Probeer wel een scherpe keuze te maken, want veel vragen hebben is niet fijn.

Bij Keytoe hanteren we op dit moment (ze veranderen soms) deze vragen:

•    In hoeverre voert de collega de taken uit die bij zijn/haar functie horen kwalitatief goed uit? (6-punts, met daarna open toelichting vraag)
•    Hoe komt deze collega het beste tot zijn/haar recht? (open)
•    In hoeverre vind je dat deze collega zich ontwikkelt? (6-punts, met daarna open toelichting vraag)
•    Hoe hoog is de inzet van deze collega? (6-punts, met daarna open toelichting vraag)
•    In hoeverre stelt deze collega zich professioneel op? (6-punts, met daarna open toelichting vraag)
•    Hoe gaat deze collega om met feedback? (6-punts, met daarna open toelichting vraag)
•    In hoeverre werkt deze collega goed samen met andere collega’s? Denk hierbij aan communicatieve vaardigheden, behulpzaamheid, flexibiliteit, etc. (6-punts, met daarna open toelichting vraag)
•    Hoe communiceert deze collega extern? (6-punts, met daarna open toelichting vraag)
•    In hoeverre draagt deze collega bij aan de sfeer? (6-punts, met daarna open toelichting vraag)
•    Wat zou je nog tegen deze collega willen zeggen? (open)

*Vroeger hadden we een vraag die ik nog erg leuk vindt: Als je deze collega zou zijn, wat is het eerste wat je aan jezelf zou veranderen voor Keytoe (open). 

De zespuntsschaal is er zodat het niet voelt als een rapportcijfer en er nooit ’neutraal’ kan worden gekozen. De toelichtingen zijn uiteindelijk het meest relevant voor het gesprek erna. We geven meestal ongeveer twee weken de tijd om de vragenlijst in te vullen. Vroeger waren de vragen anoniem om in te vullen. Dat doen we bij Keytoe niet meer. Het is aan te raden wel met anonimiteit te beginnen, daarmee voorkom je sociaal wenselijke antwoorden: wees wel streng naar de groep als er buitensporige negativiteit ontstaat.

Je ziet dat veel vragen behoorlijk open voor interpretatie zijn: Wat is kwalitatief? Wat is professioneel? Dat is expres, zodat mensen verschillende antwoorden kunnen geven en dat tijdens de gesprekken kunnen toelichten. Het gesprek houden over wat professioneel is, is namelijk erg belangrijk. En dit is een mooi moment ervoor.

De vragen worden opgesteld in een Google Form. Kost niets. Werkt prima.

Het gesprek

Elke collega krijgt de vragenlijst en plant daarna zijn of haar eigen gesprek in. Hier kun je een keuze maken. Wij hebben allereerst gevraagd aan alle collega’s bij wie ze willen zitten. Oftewel de raters bepalen bij welke gesprekken van collega’s ze willen zitten. Onlangs heeft de groep bij Keytoe besloten om het om te draaien. De collega over wie het gaat beslist wie zij bij het gesprek wil hebben. Aan beide manieren zitten voor- en nadelen.

Bij de gesprekken wordt de ingevulde vragenlijst dus als praatplaatje gebruikt. Bij elke vraag wordt aan de collega gevraagd wat zij van de scores en de opmerkingen vindt. Fijn of niet fijn. Verwacht of niet verwacht. De andere collega’s lichten daarna toe, verscherpen wanneer nodig en stellen ook vragen eromheen. Uiteindelijk is dit ook een moment voor de collega om aan te geven of zij lekker in haar vel zit of wat zij ziet in de nabije toekomst om te doen.

Samen besluiten ze ook waar de collega op kan en wil verbeteren of ontwikkelen. Als daar iets voor nodig is, kunnen de overige collega’s helpen.

Extra benodigdheden

Eigenlijk maar één ding. Een facilitator. Iemand die het opzet en uitzet in het begin. Om bij de eerste keer dat het wordt uitgevoerd ook bij alle gesprekken te zitten om de Collega Meting in goede banen te leiden. Wanneer collega’s het een keer hebben gedaan, niet disproportioneel op de negatieve scores letten, hun mond open trekken tijdens de gesprekken en echt constructief feedback geven in plaats van afbranden, dan kan de facilitator een stap naar achter zetten.

Ik was in eerste instantie diegene. Maar kon bij de tweede keer al achterover leunen en was daarna alleen maar bij de gesprekken aanwezig waar ik zelf wilde zijn.

Ontwikkelen

Wat ik belangrijk vind is dat ontwikkeling van een collega niet altijd maar moet. Mensen ontwikkelen namelijk niet lineair, dat gaat in stappen. Als ze dus lekker in hun vel zitten en gewoon goed werk doen, laat ze dan met rust als ze een jaartje geen trainingen of workshops willen volgen. Dat komt later wel wanneer ze weer behoefte hebben aan andere uitdagingen. Dat maar verplicht moeten ontwikkelen en verbeteren is onzin.

De voordelen

•    Feedback van meerdere collega’s die daadwerkelijk met de collega samenwerken.
•    Een moment waar er even bij de collega wordt stilgestaan.
•    Leidinggevenden worden ook ge-rate. Dus er is ook een keer feedback naar boven toe. (Bij Keytoe hebben we overigens geen vaste leidinggevenden).
•    Feedback geven wordt gemakkelijker, want collega’s zien van elkaar dat feedback veelal behoorlijk positief wordt ontvangen. Dat maakt het makkelijker om dat tussendoor ook te doen. Je verhoogt dus je aanspreekcultuur.
•    Collega’s voelen zich verantwoordelijk voor elkaar. Je hebt immers geholpen aan de ontwikkeling van diegene en samen bedacht waar de collega heen moet gaan. Nu voel je direct de verantwoordelijkheid om daarbij te helpen.
•    Het kost niet ongelofelijk veel tijd van één iemand. De last wordt verdeeld.
•    Het is snel op te zetten en uit te voeren.

De nadelen

Het opzetten ervan kost tijd. De eerste keer is onwennig en een beetje spannend. Daar moeten jij en al je collega’s zich overheen zetten. Als de setting juist wordt gezet, namelijk dat het niet om afrekenen gaat, maar om elkaar helpen, dan komt het goed.

Go do it

Zoals je hebt kunnen lezen is dit een vrij simpele vorm om goed aandacht aan een collega te besteden, en vervangt dit wat mij betreft de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het gaat om de insteek. Elkaar helpen is het uitgangspunt. Geen dossiervorming. Geen afrekening. Hang er dus ook geen salaris of bonus aan vast. We helpen elkaar gewoon als collega’s.

Heb je nou te maken met voorschriften vanuit management, bestuur, CAO of weet ik veel wat, probeer dit format dan eens uit tussen de verplichte beoordelingscylci door. Laat daarna de positieve gevoelens van de collega’s merken aan de lagen erboven. Verklein de aandacht voor de verplichtingen en gebruik je tijd om met de Collega Meting mensen dichter bij elkaar te brengen en elkaar te laten helpen.

Succes!