Elk jaar vertrekken honderden bedrijven, groot en klein, op handelsmissie om buitenlandse markten te verkennen. Er gaan ambassadeurs mee, burgemeesters, ministers of zelfs de minister-president. Een groot voordeel van zo’n reis is dat je makkelijker contact maakt met de lokale overheid. ‘Als bedrijf alleen is dat moeilijker, maar op een handelsmissie is alles beter geregeld en heb je een grote groep ondernemers bij elkaar’, zegt een deelneemster tijdens een reis naar Iran.
Voordelen handelsmissie
‘Handelsmissies zorgen voor een versnelling in de onderhandelingen. Als er een minister bij de ondertekening aanwezig is, zorgt dat opeens voor een deadline. Ook opent het deuren bij lokale klanten’, aldus een directeur bij een ingenieursbureau. Vooral in ‘moeilijke landen’ of in landen met veel bureaucratie kan het handig zijn om aan te haken bij een door de Nederlandse overheid georganiseerde handelsreis.
Geen exportboosters
Meegaan op handelsreis betekent overigens niet dat het meteen contracten en nieuwe deals regent. Vaak worden vooral contacten gelegd, partners gezocht, en de markt wordt verkend. Handelsreizen als zodanig zijn geen exportboosters, waarschuwt Huub Ruël, lector International Business bij hogeschool Windesheim. “Wel zijn ze zinvol als onderdeel van een hele cyclus van internationalisering. Als bedrijf is een handelsmissie niet zomaar iets waar je koud in zou moeten stappen.”
Druk programma
Een handelsmissie bestaat bovendien uit een druk en vastomlijnd programma. Matchmakingevents bijvoorbeeld, waarbij je als ondernemer kan ‘speeddaten’ met lokale zakenpartners. Netwerkborrels, bezoeken aan bedrijven of beurzen, presentaties, en diners met lokale hoogwaardigheidsbekleders. Je rent dus van de ene activiteit naar de andere. Als er een bewindspersoon meegaat, zijn er bovendien stricte protocollen waaraan je je moet houden. Het lijkt dus soms meer op een groepsreis waar alles voor je geregeld is.
Vaak is het wel mogelijk om niet het hele programma te volgen. Zo kun je zelf op pad om die potentiële leverancier uit China te bezoeken. Want wat is er nu fijner dan met eigen ogen zien hoe het bedrijf draait? Zo krijg je vanzelf het gevoel: met die mensen wil ik in zee gaan. Of niet. Zorg wel dat je ruim van tevoren een afspraak inplant die past binnen het drukke schema.
Onverwacht netwerk
Naast de talloze lokale zakenpartners die je tijdens deze handelsmissie ontmoet, kom je meestal ook in contact met mensen van de Nederlandse ambassade. Die hebben ook een uitgebreid netwerk waar je als ondernemer gebruik van kunt maken. Vergeet daarnaast je mede-reisgenoten niet. Voor de ene deelnemer is het misschien de eerste keer dat hij in het land is, terwijl een andere deelnemer meer gepokt en gemazeld is. handig dus om ervaringen uit te wisselen en namen van lokale contacten te delen. Misschien wacht bij thuiskomst zelfs een mooi zakelijk samenwerkingsverband tussen jou en een reisgenoot.
Warm contact houden
Als je terugkomt van een handelsreis is het dus belangrijk dat je de opgedane contacten warm houdt door af en toe te bellen en te mailen. Je kunt een bedrijf dat je tijdens een handelsmissie hebt ontmoet, ook uitnodigen naar Nederland te komen. Het zaadje van een mooie zakenrelatie is gelegd tijdens de reis, maar het moet wel gevoed blijven worden.
Eisen en voorwaarden
Ben je enthousiast geworden en wil je mee op handelsmissie? Dan kun je niet zomaar je koffer inpakken. Er zijn namelijk eisen waaraan je moet voldoen. Zo moet je duidelijk kunnen maken aan organisator RVO wat het doel is van deze reis en wat je hoopt te bereiken. Verder kijken ze naar je bedrijfsprofiel, businessplan en budget.
Mag je mee? Mooi! Bereid je wel goed voor. Verdiep je in het land, de cultuur en de lokale gebruiken. Een paar zinnen in de lokale taal zorgt ervoor dat je het ijs kunt breken en laat zien dat je moeite hebt gestoken om met de potentiële partner in contact te komen. Dat maakt het internationaal zakendoen net wat makkelijker.
Lees ook: Met deze 8 tips word jij een internationaal meester in onderhandelen
