1. Probeer niet te winnen
Ja, je leest het goed. Doe de bokshandschoenen maar weer uit. “Mensen die een onderhandeling instappen, zitten vaak automatisch in de strijdmodus. Ze denken in win-lose termen: ik wil krijgen wat ik wil”, aldus Frank Garten, specialist in interculturele samenwerking. Maar volgens Garten zijn de meest succesvolle onderhandelaars juist degenen die voortdurend denken in win-win. “Win-win is je posities loslaten en zoeken naar het gemeenschappelijk belang.”
Denk aan het dagelijks leven: hoe zorg je er met je partner voor dat het huis schoon blijft, met minimale inspanning? Wie zet het vuilnis buiten, wie doet de afwas? “Win-win is zeker geen concessie, maar juist vasthouden aan je belangen terwijl je de belangen van de ander net zo hard laat meewegen.”
2. Ken je tegenstander
Nederlanders zijn over het algemeen taakgericht: bij het zakendoen is het niet relevant of ze de zakenpartner persoonlijk kennen, of aardig vinden. “Over de grens ligt dat vaak anders”, aldus Eva van Ooijen, intercultureel trainer bij KIT Intercultural Professionals. “Zo is persoonlijk contact onmisbaar in landen in het Midden-Oosten voordat je überhaupt tot onderhandelingen kunt overgaan.” Vertrouwen kweken staat centraal.
“Neem van te voren de tijd om het land, het bedrijf en de persoon met wie je te maken krijgt, goed te leren kennen. Vraag je tegenstander naar zaken als sport, toon oprechte interesse. Dat breekt het ijs. Onderhandelingen beginnen meteen soepeler.”
Je tegenstander leren kennen betekent volgens Garten ook: erachter komen of degene daadwerkelijk beslissingsbevoegdheid heeft, en wat zijn mandaat is. Vaak zijn de ‘echte’ onderhandelaars niet degenen met wie je aan tafel zit. Garten: “Er is vaak een flinke achterban die continu moet worden geraadpleegd en van wie de tegenpartij akkoord moet krijgen.”
Dit speelt vooral in landen waar hiërarchie belangrijk is, zoals in Japan, Zuid-Korea, België of Frankrijk. “Deel daarom zoveel mogelijk informatie met de tegenpartij, of het nou gaat om harde of zachte data. Speel open kaart. Op die manier kan de tegenpartij haar achterban goed informeren, waardoor beslissingen sneller genomen worden.” De kans dat je resultaat behaalt, wordt daardoor ook groter.
3. Vertel nooit hoe laat je vliegtuig vertrekt
In hiërarchische culturen kunnen onderhandelingen eindeloos duren. Niet alleen omdat de achterban geraadpleegd moet worden en beslissingen trager verlopen. Maar ook omdat de onderhandelaars hun bazen willen tonen dat ze het onderste uit de kan hebben gehaald.
Vertel nooit hoe laat je vliegtuig naar Nederland gaat
Garten: “Vertel in dergelijke culturen nooit hoe laat je vliegtuig naar Nederland gaat. Onderhandelaars weten dat Europeanen zenuwachtig worden als ze hun vliegtuig moeten halen. Daar maken ze gebruik van en voeren de tijdsdruk flink op.”
4. Keiharde onderhandelaars
De hardste onderhandelaars zijn volgens Garten de Zuid-Koreanen. Hij verklaart dat onder andere uit de collectivistische cultuur van Zuid-Korea. Het belang van de groep, het bedrijf en zelfs het land staat bovenaan. “Koreaanse bedrijven delen soms informatie met elkaar als ze menen dat het voordeel voor Korea als geheel groter is. Ik heb wel eens meegemaakt dat een bedrijf de bodemprijs die wij aanboden doorbelden naar een ander bedrijf, met wie we ook nog besprekingen gingen voeren. Nederlanders vinden dat onethisch, maar vanuit collectivistisch oogpunt is dit gedrag begrijpelijk.”
Volgens Van Ooijen zijn onderhandelingen met Amerikanen ook pittig. “Die hebben een winnersmentaliteit, zijn enorm competitief.” Omdat Amerikanen taalkundig een stapje voor hebben tijdens de – in het Engels – gevoerde onderhandelingen – en juridische procedures in het land een grote rol spelen, is het volgens haar geen overbodige luxe om een juridisch adviseur mee te nemen naar die gesprekken.
5. Blaf harder
Het zijn vooral de masculiene culturen, waarin de nadruk ligt op prestaties, succes en resultaten, waar grof geschut wordt gebruikt, weet Garten. “In landen als Rusland en Oekraïne willen ze een gelijkwaardige tegenstander zien. Niet dat je tijdens de onderhandelingen buigt als de wind. Ze willen dat je als onderhandelaar een rechte ruggegraat toont. Mijn devies in dergelijke landen is dan ook: als de tegenstander blaft, blaf harder.”
6. Koffie of thee, iemand?
Mensen laten tijdens de pauze vaak hun schild vallen
Wat helpt als besprekingen stroef verlopen: pauzes inlassen. Daarin kun je proberen nader tot elkaar te komen. Garten: “Tegenstanders die zich in formele onderhandelingen keihard opstellen, laten vaak tijdens de pauze hun schild vallen.” Stel je bescheiden op, maak van de gelegenheid gebruik om vragen te stellen.
“Op die manier merkten we dat onze Koreaanse tegenpartij wilde dat er iemand uit ons onderhandelingsteam stapte. Zij vonden hem te arrogant. En wij maar denken dat het aan de inhoud lag. Hoe dan ook, we konden weer verder.”
7. Laat emoties thuis
Waarin je wel het beste terughoudend kan zijn, is het tonen van emoties. “Nederlanders worden tijdens een onderhandeling met Italianen wel eens boos, gaan ineens hun emoties tonen. Niet doen.” Volgens Van Ooijen praten Italianen sneller, minder monotoon, en laten ze veel minder pauzes vallen bij gesprekken dan wanneer Nederlanders met elkaar praten.
“Als Nederlander ben je daardoor geneigd te denken dat Italianen veel ruzie maken. In de praktijk blijkt dat vaak helemaal niet zo te zijn. Pas dus op met gedrag en manieren van communicatie kopiëren als je de nuances ervan niet goed kent”, aldus Van Ooijen.
Ook in landen waar gezichtsverlies belangrijk is, zoals Indonesië, China of landen in het Midden-Oosten, is het uit den boze om met de vuist op tafel te slaan of gefrustreerdheid te tonen. Van Ooijen: “Voorkom dat de tegenpartij in verlegenheid wordt gebracht, anders ben je tijdens onderhandelingen ver van huis.”
8. En als dit allemaal niet werkt, wat dan?
Van Ooijen: “Durf op je intuïtie af te gaan. Dan ben je in China en heb je van te voren gelezen dat het er tijdens het zakendoen formeel aan toegaat. Maar je kunt tijdens een bespreking net zo goed een Chinees treffen die zijn halve leven in Amerika heeft gewoond, die wél direct en joviaal is.”
“Uiteindelijk gaat het bij onderhandelingen om personen, om individuen. Ga dus altijd af op je gevoel, wees sensitief en handel daarnaar.”
