Een half uur vergaderen? Zonde van de tijd als je niet ondertussen ook even je mail bijwerkt en je social media checkt. Kan makkelijk tussendoor, lekker efficiënt. Niet dus. Misschien voelt het plezierig om achter je laptopscherm te kunnen kruipen en iets te hebben om je ogen op te richten, maar tijdens de vergadering andere dingen doen, is pas echt zonde van je tijd.
Alleen al de aanwezigheid van een telefoon in de vergaderruimte is een afleiding, zegt Adrian Ward, assistant professor aan de University of Texas. Hij deed een onderzoek waaruit bleek dat mensen die hun smartphone in een andere ruimte lieten liggen, veel beter presteerden dan wie de telefoon bij zich hield. ‘Je bent misschien niet bewust bezig met je telefoon,’ zegt Ward, ‘maar het kost hersencapaciteit om er niet aan te denken. Het is een brain drain.’
Multitasken
Multitasken wordt nog steeds gezien als het summum van productiviteit, maar we kunnen het gewoon niet. We zijn geen computer met verschillende processoren die onafhankelijk van elkaar functioneren. We hebben maar één stel hersenen en om die echt goed te gebruiken, moet je ze helemaal op een taak richten.
Daarnaast heb je nauwelijks oogcontact als iedereen naar zijn scherm kijkt, het werkt demotiverend voor degene die aan het woord is en het frustreert omdat je niet precies weet wat die ander allemaal uitvreet achter dat scherm. En hoe vervelend is het als je net een onderwerp hebt afgehandeld en je collega die eindelijk opkijkt uit zijn inbox vraagt hoe het daar eigenlijk mee staat?
Weg met de laptops en telefoons uit de vergaderingen dus.
Verbod op laptops en telefoons in de vergadering
Sommige bedrijven doen het al. Mediabedrijf Skift bijvoorbeeld, laptops en telefoons zijn verboden bij interne vergaderingen. ‘Als medewerkers naar hun laptops staren, of nog erger hun telefoons, lijkt dat respectloos en zorgt dat vergaderingen langer duren dan nodig is’, zegt CEO Rafat Ali.
Het verbod op devices heeft de communicatie bij meetings verbeterd, merkte hij. ‘Je moet actief werken aan een omgeving waar mensen zich vrij voelen om te praten.’ In zijn bedrijf ging het verbod gepaard met een tijdslimiet voor vergaderingen: tien minuten voor een-op-een en 25 minuten voor teammeetings.
Apple heeft recent apps ontwikkeld die inzicht geven in hoeveel tijd je nu eigenlijk op je devices kijkt, en die kunnen helpen dat te verminderen. ‘We wilden dat mensen tevreden zouden zijn met wat ze kunnen met onze producten, maar we hebben nooit gewild dat ze er al hun tijd aan zouden besteden’, zegt Apple CEO Tim Cook tegen CNN. Hij gebruikt de software zelf ook en bleek zich danig vergist te hebben in de hoeveelheid tijd die hij aan zijn telefoon spendeerde.
Dus lees je dit tijdens een vergadering, klap je laptop dicht en leg je telefoon weg. En lees later vooral verder.
