Stiekem weten we het allemaal. Als je écht wilt bijtanken tijdens je vakantie, dan kun je het beste helemaal offline gaan. Dus de werktelefoon laten voor wat hij is, behalve bij echte noodgevallen. Plus geen werkgerelateerde social media bijhouden, en zeker geen e-mail lezen.
Maar voor veel mensen wacht bij terugkomst een enorme berg mail. Die werken ze het liefst tijdens hun vakantie zo veel mogelijk weg. Met het gevolg dat ze waarschijnlijk meer met hun werk bezig zijn dan goed voor ze is. Hieronder lees je zes tips om dat nu juist te voorkomen.
Hoe vier je een e-mailvrije vakantie?
1. Manage de verwachtingen van collega’s
Maak duidelijk tot wanneer je beschikbaar bent in de laatste dagen voor je vakantie. Je zult namelijk zien dat je net voor het begin van je vakantie bedolven wordt door verzoeken van collega’s die zelf ook op vakantie gaan. Zet daarom in je handtekening in Outlook dat je mails tot drie dagen voor je vakantie nog wel beantwoordt, maar daarna niet meer. Vermeld ook vanaf wanneer je weer kunt reageren op je mail. Je kunt je handtekening bijvoorbeeld aanpassen vanaf een week voordat je zelf op vakantie gaat. Op die manier manage je de verwachtingen van je collega’s en kun je de laatste twee dagen gebruiken om alle losse eindjes weg te werken.
2. Lees niet alle mail uit je vakantieperiode
Geef aan dat je niet alle mail uit je vakantieperiode leest. Zet daarvoor in Outlook in je automatische antwoord dat je bij terugkomst van vakantie alleen de mail leest die niet ouder is dan drie werkdagen. En dat je dus niet de mail leest die voor een bepaalde datum aan je verstuurd is. Dat klinkt misschien een beetje onaardig, maar 80 procent van de vragen in deze mails is al opgelost op het moment dat je de mail leest. Dan besteed je dus tijd en energie aan iets wat niet meer relevant is. Je kunt de afzender eventueel ook nog verzoeken om de mail opnieuw te versturen nadat je terug bent van vakantie. De kans is dan vrij groot dat hij op een andere manier al een antwoord op zijn vraag heeft gekregen.
3. Laat je mail diagonaal scannen door een collega
Vraag een vervanger om af en toe je mail in de gaten te houden. Hij zou de berichten in je inbox diagonaal kunnen scannen. De vervanger beantwoordt dan alleen mails die urgent zijn en archiveert de rest in de map ‘Nog af te handelen’. Als duidelijk is dat een mail zijn urgentie heeft verloren als je terug bent van vakantie, dan kan hij die direct weggooien. Daardoor weet je na terugkomst in een oogopslag waar je nog wel wat mee moet en is alvast een eerste sortering gemaakt.
4. Breng bij terugkomst alles weer op orde
Plan de eerste twee werkdagen na terugkomst tijd in om alle werkstromen weer op orde te brengen, inclusief je e-mail. Daarvoor zou je 60 procent van de tijd kunnen reserveren. De overige 40 procent kun je dan vullen met overleggen en ad hoc-zaken die ook om aandacht vragen. Als dat niet lukt, probeer dan in ieder geval in de eerste week meer tijd te reserveren om alles op orde te brengen. Vergeet daarbij niet gebruik te maken van je agenda in Outlook. Die heeft een heleboel handige toepassingen waardoor timemanagement een fluitje van een cent wordt.
5. Sluit je inbox af tijdens je vakantie
Bekijk of de ICT-afdeling tijdens je vakantie je inbox kan afsluiten. In sommige bedrijven is dat al de gewoonste zaak van de wereld. Tegelijk vermeld je in het automatische antwoord in Outlook een e-mailadres en een telefoonnummer waar mensen wel terechtkunnen. Dit is ook mogelijk met regels in Outlook. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat alle binnenkomende mail wordt verwijderd, met de mededeling dat je geen mail leest die tijdens je vakantie binnenkomt. Vraag daarbij vriendelijk om de mail opnieuw te sturen als de afzender vindt dat het absoluut noodzakelijk is dat jij ernaar kijkt. De kans is groot dat je alsnog een beperkt aantal mailtjes krijgt.
6. Maak in Outlook vaker gebruik van regels
Wil je Outlook voor jou het sorteerwerk laten doen? Door het instellen van regels kun je mail van bepaalde afzenders direct naar een bepaalde map laten verplaatsen of zelfs weggooien. Dankzij de regels archiveert Outlook meteen een heleboel mail in een map die jij kiest. Als je dan terugkomt van vakantie, hoef je een stuk minder sorteerwerk te doen. Vergeet niet: het instellen van regels is een van de meest efficiënte toepassingen van Outlook.
Fijne vakantie!
Dit artikel verscheen eerder op Hetbeterewerken.nl
