“Dan moet je je afvragen welke rol e-mail mag spelen in je leven,” zegt Broere, “Een paar jaar geleden merkte ik dat mijn inbox zo vol en onoverzichtelijk werd dat ik daardoor offertes te laat inleverde of de urenadministratie niet op tijd verstuurde. Die e-mails had ik over het hoofd gezien, en dan gaan mensen mopperen.”
Voor alle ondernemers die dit herkennen, schreef Arjan Broere het boekje Overleef je inbox in 60 minuten. “Als ondernemer wil je betrouwbaar zijn in je communicatie en het overzicht houden. Ik merkte dat ik in mijn achterhoofd bezig was met mijn inbox. Steeds denk je; oh, ja die mails moet ik nog ‘doen’. Dit zorgt voor stress en het werkt niet efficiënt.”
Vijf tips om je inbox de baas te blijven:
1. Kies twee momenten
Plan twee momenten op de dag in die je gebruikt om je mails te beantwoorden. Door niet direct en voortdurend op mail te reageren en je e-mail als taak te formuleren, kun je daarna veel gerichter en efficiënter aan de slag. De investering om mail af te handelen, betaalt zich dan uit. Bekijk elke mail één keer en beslis direct wat je gaat doen met de mail. Beantwoorden of weggooien?
2. Schrijf je uit voor onbelangrijke nieuwsbrieven
Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je niet meer leest. Nu even moeite maar het voorkomt elke keer handmatig verwijderen. Als je Gmail gebruikt is Unroll.me hiervoor een zeer goede (gratis) dienst. Grote kans dat je versteld staat van het aantal nieuwsbrieven waar je op geabonneerd bent.
3. Archiveer
Automatiseer beslissingen die je telkens neemt met mailregels en filters. Zet bijvoorbeeld nieuwsbrieven die je graag leest, maar niet direct hoeft te zien als ze uitkomen, direct in je mapje ‘Nieuwsbrieven’. Laat cc-mail in een mapje cc-mail terechtkomen, dat je af en toe nakijkt.
Neem contactinformatie uit e-mails direct over naar je contacten en voeg e-mails toe aan je agenda-afspraken als ze daar relevant voor zien. Nu heb je die e-mail voor je, terwijl je straks op een klein smartphonescherm die mail moet gaan zoeken. In Gmail of Outlook kun je dat met sneltoetsen in seconden doen.
4. Maak afspraken over mail binnen projecten en teams
Wanneer is e-mail handig en wanneer spreek je elkaar? Of gebruik je Slack of spaar je vragen op voor de volgende bijeenkomst? Spreek binnen je te
am af wat handig is om te doen met betrekking tot onderwerpregel en afkortingen daarvoor. Wees spaarzaam met cc’s en gebruik deze alleen als het echt nuttig is (ter info voor de ontvanger maar geen actie verlangt).
5. Aarzel niet om duidelijk te zijn
Maak concrete onderwerpregels, die de bedoeling van je mail in enkele woorden samenvatten. Aarzel niet om duidelijk te zijn. In de e-mail zelf kun je wat beleefdheden toevoegen. Gebruik voor een onderwerpregel een werkwoord om de actie concreet te maken.
Hanteer afkortingen om de ontvanger snel duidelijk te maken wat de e-mail van de ontvanger verwacht: Bijvoorbeeld: 2min = deze e-mail kun je in 2 minuten afhandelen, j/n = deze e-mail kun je met ‘ja’ of ‘nee’ beantwoorden, FYI = ter info, geen actie nodig, AR = action required.
Meer tips? Het boek van Arjan Broere onder meer te koop bij Managementboek.nl
