Sommige mensen spenderen bijna 30 procent van hun werktijd aan e-mail, berekende McKinsey al eens. Een hoop van die tijd is te wijten aan een incorrecte en inefficiënte aanpak, zegt Dmitri Leonov van SaneBox, maker van software om e-mails te filteren.
Leonov geeft de 6 meest voorkomende fouten op e-mailgebied:
1. Je laten meeslepen
De verleiding is groot om een werkdag te beginnen door je inbox in te duiken. Daarmee ben (lijk) je misschien up to date, maar leg je de controle over je ochtend ondertussen in handen van al die mensen die jou mailen en iets van je willen. Voordat je het weet is het lunchtijd en heb je alleen nog maar mails gecheckt en beantwoord.
Tip: plan e-mailtijd in. Bijvoorbeeld elke dag om 11 uur, en dan maximaal 1 uur lang. Zo krijg je meer focus en krijg je je prioriteiten weer helder. “Als e-mail je eerste prioriteit is”, zegt Leonov, “dan betekent dat dat de prioriteiten van anderen je eerste prioriteit zijn.”
2. Geen filters gebruiken
Tools zoals SaneBox, ZeroMail, Mailstrom en de Priority Inbox van Gmail helpen je bij het bepalen van welke e-mails belangrijk zijn en welke niet. Zaken als nieuwsbrieven, social media-updates en marketingmails worden apart gezet zodat je die in je vrije tijd kan checken – als je dat al wilt.
3. Inbox als archief
Een killer voor focus en productiviteit: elke e-mail in je inbox laten staan. In het ideale geval is je inbox leeg en is elke gelezen e-mail verplaatst naar een bijbehorende map, gedeletet of gearchiveerd.
Leonov vergelijkt een inbox met het bijhouden van een fysieke brievenbus. “E-mails laten staan in je inbox is het equivalent van het pakken van een brief, hem lezen en dan weer terugstoppen in je brievenbus.” Kortom: in je inbox horen alleen niet verwerkte e-mails te staan.
4. Dezelfde e-mails meerdere keren lezen
Niet elk bericht is direct af te handelen. Duurt dit bijvoorbeeld langer dan twee weken? Zorg dat je het bericht uit je blikveld verdwijnt zodat het niet meer afleidt. Tools als SaneBox hebben een snooze-knop die berichten automatisch verwijderen tot een bepaald tijdstip.
5. Afbeeldingen in handtekeningen
Grafische bestanden, waaronder bedrijfslogo’s, gedragen zich als bijlages en nemen zo veel ruimte in. Overbodig, zegt Leonov.
6. Onnodige berichten
Kun je in plaats van e-mailen een ander communicatiemiddel gebruiken? Een groeiend fenomeen zijn bijvoorbeeld chat-apps zoals Slack, HipChat en – het Nederlandse – Pie. Misschien is een telefoontje of een-op-een-gesprek handiger? Als je direct een antwoord nodig hebt kan Slack of WhatsApp handiger zijn dan e-mail. Leonov: “Als het een open vraag is, of eentje die waarschijnlijk een hoop heen en weer-gemail vereist, dan kun je beter de telefoon pakken.”
Zie ook:
5 tips voor een goede e-mail subject line
Minder mailen maakt je stukken productiever
Zo verwerk je sneller e-mail
