Het gaat goed met je onderneming. Je bent misschien enkele jaren bezig, het aantal klanten neemt toe. Hoewel je echt meer ‘ handjes’ in dienst heb genomen, neemt je werkdruk echter niet af. Het wordt zelf zo erg dat als je oververhoops een week met griep op bed ligt, het hele bedrijf stii lijkt te staan. Niemand weet precies welke taken ze zouden moeten overnemen. Dat was toch allemaal niet de bedoeling van het hebben van een eigen bedrijf. Tijd om operationele activiteiten iets meer los te laten en een ‘vervangingsplan’ te maken. Maar hoe doe je dat?
1. Beschrijf je werk
Je bent geen ondernemer geworden om jezelf te moeten verantwoorden, dat klopt. Toch kan het zeker geen kwaad om jezelf onder de loep te nemen. Maak een beschrijving van alle taken die je doet in je bedrijf. Maak daarbij een onderverdeling in welke activiteiten te maken hebben met de grote lijnen en de lange termijn doelstellingen, zoals de strategie of het binnenhalen van grote klanten, en welke met korte termijnzaken. En wat zijn in dat verband de taken die meer te maken hebben met de ondersteuning en de uitvoer van dagelijkse operationele processen? Het doel van de exercitie is om inzicht in welke taken er nodig zijn om je bedrijf soepel te kunnen laten draaien, mocht je er niet zijn.
2. Breng orde aan
Als je weet waar je werk uit bestaat, kun je ook goed bepalen welke taken voorrang hebben op andere, en welke niet noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van je bedrijf. Dit maakt het niet alleen voor jezelf overzichtelijk. Ook kun je met het overzicht in de hand werknemers gaan instrueren welke taken zij moeten overnemen. Dat het nu eenmaal een gewoonte is dat jij iedere dag het licht aan en uit doet op kantoor, dat is niet echt noodzakelijk voor het draaiende houdende van je bedrijf. Er zijn vast nog wel andere taken te bedenken die veel belangrijker zijn, die bepaalde medewerkers zouden kunnen oppakken, maar zonder dat je ze benoemt, over het hoofd worden gezien.
3. Maak werkinstructies
Je doet er goed aan om vervolgens van de belangrijkste taken procesbeschrijvingen of concrete werkintrsucties te maken. Sla die op in een centrale map op de server op en zorg dat degenen die je verantwoordelijk maakt, ook weten waar de documenten staan. Ondernemers hebben nogal eens de neiging om bepaalde taken te lang voor zichzelf te behouden, zoals de financiele adminstratie of het tekenen voor bepaalde documenten. Je wilt natuurlijk niet dat opeens de salarissen niet meer uitbetaald worden als je komt uit te vallen. Het is dus zaak om deze processen nauwkeurig te beschrijven en mensen die je vertrouwd bevoegd te maken.
4. Communiceer duidelijk over bevoegdheden
Maak een lijst van al je belangrijkste contacten, van je werknemers tot en met je belangrijkste klanten. Met wie sta je dagelijks in contact die van groot belang zijn voor je bedrijf. Vraag je dan af, wie van je team kan je tot aanspreekpunt maken voor die contacten. Je zult meerdere mensen verantwoordelijk moeten maken. Je kunt voor die ene key account een salespersoon verantwoordelijk maken. Voor het uitbetalen van de salarissen zou je iemand van secretariaat verantwoordelijk kunnen maken. Wat vooral belangrijk is, is dat, mocht je er niet zijn, mensen weten wanneer ze welke taken moeten overnemen en waar de instructies staan. Het is niet de bedoeling dat als je een lunchafspraak een uur uitloopt, direct iemand je bureau heeft ingenomen. Wel moeten mensen weten, mocht je opeens een hele dag wegmoeten, dat mensen dan uit zichzelf de taken zulen oppakken. Alles staat of valt dus bij heldere afspraken.
