1. Werk minder door prioriteiten te stellen
Als de mailbox vol begint te lopen en je werknemers de deur platlopen met vragen is de oplossing om meer te werken voor de hand liggend. Het probleem los je er alleen niet mee op. Door alles zelf op te pakken en geen prioriteiten te leggen blijft het een overweldigende hoop werk die op je af komt. Maak voor iedere dag één taak het belangrijkste en blijf daarbij. Het gevolg is dat je inziet dat de andere klusjes een stuk minder noodzakelijk zijn en je dus tijd overhoudt.
2. Zet je telefoon uit
Oké, als je Amerikaans president bent dan moet je 24 uur per dag 7 dagen per week bereikbaar zijn. Voor de rest van de mensen geldt dat een stuk minder. Heeft iemand je echt nodig op vrijdagavond om 8 uur? Waarschijnlijk niet. Dus zet je smartphone gewoon uit. Dat onbeantwoorde telefoontje kan waarschijnlijk ook tot morgen, of maandag, wachten.
3. Neem alleen bekende telefoonnummers op
Per dag ben je een bak aan tijd kwijt met telefoontjes die onbelangrijk zijn. Neem dus alleen de nummer van bekende op en stuur de rest naar voicemail. Ik hoor je denken: nu ben ik de halve dag ingesproken berichtjes aan het afluisteren. Niet als je het goed aanpakt: er zijn genoeg apps die de berichten voor je uitschrijven en naar je mailen of sms’en. Met Google Voice is dat nu al mogelijk. Als je een Apple-toestel hebt is dat ingebouwd vanaf de iOS-update eind dit jaar.
4. Selecteer je klanten
Als je net je eerste grote klant binnen hebt gehaald lijkt dit een luxe-probleem, maar ook luxe-problemen zijn problemen. Eigenlijk heeft ieder bedrijf wel klanten die weinig winst opleveren en tegelijkertijd veel tijd gebruiken. Hetzelfde geldt overigens voor je privé-relaties. Gewoon mee stoppen.
5. Start de dag niet met je mailbox
Door iedere ochtend als eerste bezigheid je e-mail door te nemen volg je de prioriteiten die andere mensen stellen. Draai dat om: begin met de taak die jezelf het belangrijkste vindt (zie punt 1: ‘Werk minder door prioriteiten te stellen’) en open pas een paar uur later je e-mail.
6. Plan geen vage afspraken in
Het belangrijkste bezit van je bedrijf is je tijd. Verspil die niet met halfbakken, onduidelijke afspraken waar je ‘ja’ tegen zegt om vriendelijk te zijn. Vraag van te voren om een agenda en het doel van de bijeenkomst. Als iemand daar moeilijk over doet geef je aan dat dit is om je zo goed mogelijk voor te bereiden.
7. Accepteer geen langdradige verhalen
Gaat je afspraak over een nieuw it-systeem? Start daar dan mee. Accepteer geen omslachtige verhalen over het proces erachter dat irrelevant is voor jou. Dat hoeft overigens minder ruw te zijn dan het klinkt, vraag op een vriendelijke wijze wat het punt is dat iemand wil maken.
8. Wees niet de hele dag bezig met je inbox
Door ieder half uur – of vaker – te kijken of je al een nieuw bericht in je inbox hebt zitten verspil je een hoop tijd. Plan een paar vaste momenten per dag in om naar je inbox te kijken en zet het de rest van de tijd uit je gedachten (en zet het programma uit op je computer). Om dit helder te communiceren stel je een automatisch antwoord in op al je mail, zodat de persoon aan de andere kant weet dat als het dringend is dat hij of zij moet bellen.
9. Volg de 5 zinnen-regel
Als je in gesprekken geen langdradige verhalen wil, dan stuur je die zelf ook niet in e-mails. Een verhaal van 6 kantjes is een verspilling van iedereen z’n tijd. Bedenk voordat je gaat typen wat er in moet en hou die verhalen kort. Maximaal 5 zinnen dus, of 4 als het kan.
10. Gooi spullen weg
De ‘ik heb het misschien ooit nog nodig’-gedachte leidt tot een opstapeling aan papieren op je kantoor en bestanden op je computer. Om in die puinhoop te zoeken wat je nodig hebt kost onnodig veel tijd. Formulieren die je echt nodig hebt sla je digitaal op, volgens een helder systeem. Dan hoef je geen stapels papieren meer op je bureau te hebben.
11. Stel je eigen deadlines
Begin je aan je administratie of social media-plan? Bedenk dan van tevoren hoe lang je hebt om dit klusje uit te voeren. Niets werkt zo goed voor je focus als een heldere deadline.
12. Sta niet stil, ook niet privé
Van iedere avond vier uur lang herhalingen van RTL Boulevard kijken is nog niemand beter geworden. Hetzelfde geldt voor die tijd spenderen aan Call of Duty of een andere game. Besteed niet alleen je werkende uren aan productieve zaken, ook in je privé-tijd is het beter om je te laten inspireren en groeien.
13. Luister naar de stilte
Gedurende de gemiddelde dag hebben we de hele tijd geluid om ons heen, of dit het deuntje van je telefoon is, je neuriënde buurman op kantoor of je buren die op luide toon ruzie maken. Schakel daarom minimaal één keer per week alle apparaten uit en luister naar de afwezigheid van geluid. Je komt er al snel achter dat dit het allerbeste moment is om na te denken.
14. Raak een document maar één keer aan
Werk pas aan een document als je de klus van A tot Z kunt afronden. Nu ‘alvast beginnen’ en het later afmaken kost meer tijd dan noodzakelijk omdat je je weer opnieuw moet inlezen.
15. Maak niet schoon
Na een dag hard werken is het heerlijk om in een opgeruimde toko thuis te komen. Ruim vooral niet zelf op. Je bent er veel meer tijd mee kwijt dan dat je op voorhand bedenkt en het kost ook – te – veel energie.
16. Reageer niet op anonieme internetters
Zowel op je eigen website, social media als op de rest van het wereld wijde web: ga geen discussie aan met mensen die hun eigen naam niet geven. Hetzelfde geldt overigens voor mensen die wél met naam en toenaam bekend zijn maar uitsluitend hatelijke berichten sturen. Best case scenario: je wint de discussie, en dan?
Via Inc.
The 4 Hour Workweek van Timothy Ferris een van de theorieën, goeroes en modellen die voorkomen in het boek 100 Business Bites, geschreven door Sprout-hoofdredacteur Remy Gieling en Machiel Emerring.
Titel: 100 Business Bites
Auteur: Machiel Emmering & Remy Ludo Gieling
Uitgever: Business Contact
Jaar: 2016
ISBN: 978 90 470 0934 4
Bladzijdes: 222
Prijs: €19,99
Bestellen via Managementboek
