Geen producten in de winkelwagen.
‘Stop! Hou op! Ik vind het niet meer leuk.’ Misschien heeft jouw kind deze zin ook wel geleerd op de basisschool. Het is fantastisch dat we kinderen al vanaf zo jong leren om heel duidelijk een grens aan te geven. Het geeft ze een soort noodrem die andere kinderen ook herkennen. Oh, nu moeten we echt stoppen.
Je manager zou echter raar opkijken als je met deze zin nee tegen haar zegt. Daarom is het handig om te weten hoe je dan wel ‘nee’ kunt zeggen. Hieronder leer je drie manieren: proactief, actief en reactief.
Proactief: een automatische nee
Proactief ‘nee’ zeggen gaat erom dat je al voordat je in een situatie komt communiceert wat jouw grenzen zijn. Eigenlijk een geautomatiseerde ‘nee’.
Een praktisch voorbeeld hiervan is tijd blokkeren in jouw agenda om geconcentreerd taken af te kunnen ronden. Anderen kunnen dan geen afspraken inplannen op dat moment.
Ook een voicemail of autoreply kan proactief een grens aangeven. ‘Op dit moment ben ik niet bereikbaar maar ik neem binnen twee werkdagen contact op.’ Omdat je het al hebt aangegeven nog voordat de situatie ontstaat, heb je een grotere kans dat jouw ‘nee’ geaccepteerd wordt.
Actief: een directe nee
Wat als jouw manager echter met een spoedklus aan jouw bureau staat? Dan moet je actief grenzen aangeven. Handig is om je aan te leren als eerste reactie om meer tijd te vragen. ‘Ik moet even overleggen / mijn agenda checken / dit laten landen. Ik kom morgen / vanmiddag / over tien minuten bij te terug.’ Zelfs even naar de wc gaan, kan helpen om te voorkomen dat je direct ‘ja’ zegt.
Het tweede wat belangrijk is bij actief grenzen aangeven, is om het een gezamenlijk probleem te houden. De ander wil iets van jou en jij kunt of wilt dit op dit moment niet doen. Er zijn waarschijnlijk echter genoeg oplossingen waarbij de persoon geholpen is zonder dat jij precies op het verzoek ingaat. Probeer erachter te komen wat het belang is en hoe dringend dit is. Leg uit wat jouw prioriteiten op dit moment zijn en geef aan dat hier dan iets in moet schuiven. Wat zal er ten koste van deze hulpvraag moeten sneuvelen en is dat het waard?
Het laatste belangrijke deel van actief ‘nee’ zeggen, is ruimte maken voor emoties. Als jouw collega heel gestrest is en jij lijkt de enige oplossing te zijn, is het erg moeilijk voor hem om ‘nee’ te horen. Door deze persoon simpelweg te laten vertellen over het probleem en het probleem te erkennen, verschuift er vaak al iets. Jouw collega slaakt misschien een diepe zucht of laat een stilte vallen. Op dat moment kun je rustiger met elkaar praten en aangeven dat je misschien niet op precies de manier kan helpen die de ander voorstelt. Je kunt wel vragen wat iemand nodig heeft en daarin meedenken.
Lees ook: Gezellig of grensoverschrijdend? Hier moet je op letten om problemen op kantoor te voorkomen
Reactief: terugkomen op een ‘ja’
‘Wie A zegt, moet ook B zeggen. Afspraak is afspraak.’ Zei jouw moeder dit vroeger ook tegen je? In Nederland hechten we veel waarde aan het nakomen van onze afspraken. Je wil natuurlijk graag gezien worden als een betrouwbare en competente medewerker. Echter ben je ook een mens en soms zeg je ergens ‘ja’ op voordat je alle gevolgen hebt kunnen overzien. Soms verandert er iets onverwachts en soms is er iets in jouw privésfeer waardoor het gewoon simpelweg niet lukt.
Hoe kun je dit aangeven zodat het gehoord wordt? De grootste valkuil is hier bagatelliseren van je probleem. Het is niet leuk om aan te geven dat iets niet lukt, maar je kunt het beter in een keer goed doen dan dat je nog eens terug moet komen omdat het nog steeds te veel is.
Hoe doe je dat? Breng jouw verzoek als een statement en niet als een vraag. Wees duidelijk op wat jij nodig hebt en ga niet akkoord met iets waarvan jij eigenlijk al weet dat nog steeds te veel is. Mijn tip? Schrijf van tevoren op wat je nodig hebt, maak een ideaal scenario en een ondergrens. Ga dan het gesprek aan in een rustige een-op-een-setting en focus op het overkoepelende belang. Bijvoorbeeld: ‘Henk, ik kom 8 uur per week tekort op dit project. Op deze manier kan ik niet de kwaliteit waarborgen. Kunnen we hier iets aan doen?’
Tot slot: ‘nee’ zeggen is uiteindelijk goed voor zowel jou, jouw collega’s en werkgever. Of zoals superbelegger Warren Buffett zegt:’The difference between successful people and very successful people is that very successful people say ‘no’ to almost everything.’
Waar ligt de grens? Praktisch handboek om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen is geschreven door Evita Lammes. Het boek is te bestellen bij onder meer managementboek.nl.
