Het geven van negatieve feedback, zelfs als de ontvanger erom vraagt, kan lastig zijn. Je weet nooit hoe je kritiek zal vallen, en je weet ook niet wat degene die erom vroeg zal doen met de informatie. Maar mensen kunnen niet groeien als ze niet weten wat ze fout doen, zegt Cheryl Hyatt, van Hyatt-Fennell Executive Search op Fast Company.
Het is belangrijk dat een medewerker of kandidaat begrijpt waarom ze geen promotie kregen of wat ze moeten doen om een volgende stap te maken in hun carriere’, zegt Hyatt. ‘Eerlijke feedback is cruciaal, maar hoe die wordt gegeven is eigenlijk nog belangrijker.’
Maar voordat je iemand eens lekker de waarheid vertelt, stel jezelf deze vier vragen:
Wat wil de persoon echt weten?
Als iemand vraagt of je ergens naar kan kijken en je ervan kan zeggen wat je ervan vindt, vraag dan even goed door. Check met de persoon die het verzoek doet waar hij om vraagt. ‘Alles opschrijven wat je vindt dat niet goed is, is niet productief als die persoon er niet klaar voor is’, zegt Hyatt. ‘Probeer tussen de regels door te lezen wat iemand wil. Een vraag om feedback kan ook een vraag om hulp of goedkeuring zijn.’
Wat is je belangrijkste observatie?
In plaats van een lange lijst met kririekpunten te geven, kan het helpen om te bedenken met welke informatie de ontvanger het meest gebaat is. ‘Of het nou kritiek of een compliment is, je boodschap komt beter over als je de hoeveelheid informatie beperkt’, zegt Hyatt. ‘Je bent geloofwaardiger en je hebt meer kans dat de boodschap aankomt als je je lijst terugbrengt tot een of twee kernpunten.’
Hyatt raadt aan om te starten met iets positiefs. Benadruk de dingen die er goed gaan en vraag hoe die persoon zich daarbij voelt. Ga daarna door op de punten die verbeterd moeten worden, zorg ervoor dat de feedback die je geeft iets is dat ze kunnen leren.
Ook is het belangrijk om feedback mondeling te geven. ‘Mensen moeten feedback persoonlijk horen’, zegt Hyatt. ‘We weten allemaal wat er gebeurt met email. De toon van de boodschap gaat dan verloren en dat leidt tot problemen’.
Wat is je motivatie?
Denk even na over waarom je überhaupt negatieve feedback wil geven. ‘Wil je laten zien dat je de slimste persoon van de afdeling bent of ben je werkelijk gemotiveerd om iemand te helpen?’, vraagt Hyatt. ‘Controleer of je motivatie echt is om iemand te helpen. Wees diplomatiek en respectvol naar degene waar je mee praat. Help ze verder, dat is waar het om draait.’
Wat gebeurt er als je niets zegt?
Het is Hyatts uitgangspunt om geen informatie te geven als er niet om gevraagd wordt, maar als iemand het moeilijk heeft, helpt ze.
‘Soms moet je wel ingrijpen als iemand zichzelf anders belachelijk maakt. Bedenk ook dat als je iemand geen feedback geeft, ze niet vooruit komen. Ze denken dat wat ze doen goed is. Om ze verder te helpen, moet je soms commentaar geven.’
Maar bedenk wel dat feedback niet hetzelfde is als kritiek. ‘Geef je feedback dan zeg je: “Hier gaat het nog niet goed, dit is je potentieel en dit moet er nog gebeuren om daar te komen”. Iedereen moet zijn leven lang leren, dus het is in ieders belang om te weten welke vaardigheden ze moeten ontwikkelen om ze vooruit te helpen.’
