Inzicht in je organisatie is van cruciaal belang om je bedrijf op tijd bij te sturen en nieuwe initiatieven te ontplooien. Maar sturen op verkeerde informatie is moeilijker dan sturen zonder informatie.
Hoe zorg je ervoor dat je informatie klopt? Het begint bij de basis, het op orde krijgen van je gegevens. En dat klinkt simpel, maar het is een hele klus!
1: Weet welke gegevens je waar vastlegt
Als je informatie wilt hebben, dan moet je er eerst voor zorgen dat je weet welke gegevens je vastlegt. Een hoeveelheid gegevens bij elkaar is immers data en samengestelde data is, kort door de bocht, informatie. Wanneer je goede informatie wilt hebben dan moeten je gegevens kloppen. In de praktijk zie ik vaak dat er wel gegevens zijn, maar dat gegevens meerdere keren voorkomen in een systeem, niet alle velden consequent ingevuld worden of dat één veld voor verschillende doeleinden wordt gebruikt.
Ook komt het bijna altijd voor dat systemen in de loop van de tijd op verschillende manieren worden gebruikt. Gegevens hebben dus een andere betekenis gekregen. Doorgaans gebruiken organisaties meerdere systemen en daarnaast losse spreadsheets. Vergeet niet om die ook allemaal te analyseren.
Vaak zien we in de praktijk dat er al meer gegevens beschikbaar zijn dan de verantwoordelijken zich realiseren en wordt er niets mee gedaan. Natuurlijk kan je niet zelf alles weten. Schakel je collega’s in om je van de juiste informatie te voorzien en laat je informeren.
2: Breng in beeld welke gegevens je nodig hebt
Als je weet welke gegevens je vastlegt, zal je waarschijnlijk tot de conclusie komen dat je van een aantal gegevens helemaal niet weet waarom je ze vastlegt of tot de conclusie komt dat je er in het verleden baat bij had, maar er niets meer mee doet. Bepaal welke gegevens je nodig hebt en realiseer je waarom.
Je zult ook zien dat je gegevens nu niet vastlegt waarover je eigenlijk wel zou willen beschikken. Wellicht zijn er in de organisatie ook nog wensen over zaken die je collega’s graag zouden willen weten. Neem dit direct mee. Het versterkt de effectiviteit van je project en daarmee die van je organisatie.
3: Maak een overzichtelijk document
Je weet nu welke gegevens je op welke plaats vastlegt en wat hiervan zinvol is en wat je feitelijk voor de flauwekul aan het doen bent. Ook weet je wat je niet vastlegt, waar je wel behoefte aan hebt en wat de kwaliteit is van de gegevens die je vastlegt. Het is echter de kunst om dit bij elkaar te brengen. Dat is niet eenvoudig, maar wanneer je precies weet wat er wel of niet goed gaat, kan je een aantal dingen doen.
Eén van de dingen die je kunt doen is een uitgebreide informatiebehoefte schrijven, systemen evalueren en kijken hoe je je informatie beter kunt stroomlijnen. Daarover gaat dit artikel echter niet. Er wordt uitgegaan van de situatie waarin je blijft werken met bestaande systemen.
In het document dat je maakt zet je de huidige gegevens, aangeduid per veld en de kwaliteit. Daarachter zet je wat de waarde zou moeten zijn. Daarna vermeld je alle velden die kunnen vervallen en de nieuwe velden, inclusief de waarden die deze zou moeten bevatten.
4: Maak een plan
Dit is feitelijk een vervolg op de vorige stap. Je maakt een plan met hoe je de bestaande gegevens gaat opschonen, wie hiervoor verantwoordelijk is en wanneer het gereed moet zijn. Ook schrijf je in het plan welke leveranciers je eventueel nodig hebt voor het verwijderen en aanmaken van velden. Verder schrijf je in het plan hoe je deze verandering organisatorisch gaat aanpakken.
Vergeet niet dat iedere verandering in het gebruik van systemen, het invoeren van data, etc. een grote impact kan hebben op het werk in de dagelijkse praktijk van je medewerkers. Onderschat het effect van eventuele veranderingen niet en besteed hieraan veel tijd en aandacht.
5: Voer het plan uit met een team
Plannen maken is mooi, maar in de uitvoering gaat regelmatig wat mis. Zorg ervoor dat er één persoon eindverantwoordelijk is voor de uitvoering van het project, waaronder ook de contacten met leveranciers. Ook is deze persoon het aanspreekpunt bij vragen, maar vooral moet hij beslissingen kunnen nemen over hoe de data ingevoerd moet worden.
Bij een grotere organisatie is hij de coördinator naar andere collega’s die de opschoning uitvoeren en collega’s begeleidt bij een correcte invoer van nieuwe gegevens. Word niet lui, maar volg dit proces nauwlettend.
6: Opvolging
Wanneer alle gegevens zo optimaal mogelijk in het systeem staan (naar mijn mening kan dit nooit voor de volle 100% goed zijn), zorg er dan voor dat de systemen ook goed bijgewerkt blijven worden in de toekomst. Dit is misschien wel het meest onderschatte probleem. Het bijwerken van gegevens houdt nooit op, maar er is een grote organisatiediscipline nodig om alles bij te houden.
Organiseer dit door één of meer medewerkers verantwoordelijk te maken voor de juistheid van gegevens en die de medewerkers die gegevens invoeren wijzen op eventuele invoerfouten. Alleen op die manier komt er consistent goede data.
Nu je dit proces hebt gevolgd, beschik je over goede en consistente data. Je kan je rapporten bouwen, bijvoorbeeld door mooie spreadsheets, BI-dashboards volgens jouw KPI’s.
