Iedere ondernemer heeft wel eens een mindere of zware periode in zijn leven. Dat kan zowel zakelijk als privé zijn. In de afgelopen maanden is er in mijn privéleven, naast de coronaperikelen, behoorlijk wat veranderd met als dieptepunt het overlijden van mijn moeder. Dat was extra zwaar omdat mijn vader, mijn maatje, ons al eerder was ontvallen. Een behoorlijke mentale tik dus.
Maar een bedrijf heeft in principe geen boodschap aan dit soort gebeurtenissen. Ik ben van mening dat een bedrijf nooit mag lijden onder vervelende privéomstandigheden van een directeur, eigenaar of andere medewerkers.
Gelukkig kan ik constateren dat het voor mij goed heeft uitgepakt. Achteraf blijkt dat er een aantal zaken in de organisaties waren geregeld waar we allemaal heel veel gemak van hadden. Het is iets wat je dus vooraf kunt regelen. Graag geef ik je een aantal bedrijfskundige tips waar je vandaag nog mee kunt starten.
1. Creëer een open en betrokken cultuur
Veel mensen vinden het lastig om zich open op te stellen. Voor hen is privé ook strikt privé en daar hebben collega’s niets mee te maken. Hoewel dat een legitieme keus is, adviseer ik om een veilige omgeving te creëren waarbij het juist goed is dat collega’s de menskant laten zien. Collega’s kunnen elkaar steunen en hebben meer begrip voor het handelen van de betreffende collega. Het kan zijn dat de productiviteit afneemt waardoor collega’s moeten helpen of dat iemand wat vaker afwezig is.
Je zult zien dat door open gedrag te stimuleren er een beter teamgevoel ontstaat en je minder afhankelijk bent van individuen. Valt er iemand weg, dan pakken je collega’s het op. Doe dat ook in je directieteam of bijvoorbeeld met managers van afdelingen. Je kwetsbaarheid tonen is niet gelijk aan je zwakheid tonen.
2. Zorg altijd voor back-up
Er kan altijd iemand ziek worden of op vakantie zijn. Dan moeten de belangrijkste processen wel doorlopen. Zorg er dus voor dat de facturatie gedaan wordt, crediteuren worden betaald, producten en diensten geleverd kunnen blijven worden en eventuele klachten kunnen worden afgehandeld. Op deze manier loopt de organisatie door en heeft ‘de buitenwereld’ zo min mogelijk last van de afwezigheid van jou of je collega.
In kleinere organisaties is dit wellicht lastiger te organiseren, maar met een goede documentatie en een collega die af en toe meekijkt met de verantwoordelijke voor de taken kom je met een minimale inspanning al heel ver en borg je de continuïteit.
3. Prioriteer in projecten
Als er capaciteit of regie wegvalt in je organisatie dan kan het zijn dat je niet alle projecten in hetzelfde tempo kunt uitvoeren. Dit geldt met name voor interne projecten, maar kan ook van toepassing zijn op klantprojecten. Prioriteer jouw projecten en maak keuzes. Zorg ervoor dat er voor ieder project een verantwoordelijke is.
Op die manier kan je, wanneer je minder aandacht kunt besteden aan jouw organisatie, heel gericht vragen stellen en vragen beantwoorden. Bovendien kunnen je medewerkers zich richten op dat wat beslist nu moet gebeuren. Doordat je rust creëert is de kans groot dat er minder fouten worden gemaakt en er dus ook minder problemen ontstaan.
Als het goed is heb je je projecten al geprioriteerd, maar in onvoorziene situaties adviseer ik om er nog eens extra kritisch naar te kijken met de realiteit van dat moment. De kans is groot dat je andere keuzes maakt dan je eerder had gedaan.
4. Durf je kwetsbaar op te stellen
Iedereen wil zich in basis groot houden en privéuitdagingen vooral zelf oplossen. Toen ik ervoor koos om mij kwetsbaar op te stellen en collega’s te informeren over wat er speelde kreeg ik hoofdzakelijk begrip en steun. Zowel als mens als in het oplossen van zakelijke uitdagingen. Ik besloot om collega’s tot op zekere hoogte mee te nemen in wat er gebeurde privé en wat dat met mij deed. Hierdoor kon ik de verwachtingen managen.
Een onderdeel van deze aanpak was dat ik wel probeerde beschikbaar te zijn via e-mail en telefoon, zodat de connectie bleef en ik hen kon helpen daar waar dat echt nodig was. Een bijkomend voordeel is dat de band met collega’s veel sterker is geworden.
De wereld draait wel door als die voor jou even stil staat
5. Accepteer als het anders gaat
Als je zaken uit handen geeft dan is de kans groot dat het op een andere manier wordt opgepakt dan wanneer jij het zou doen. En dat is lastig omdat je graag in persoonlijk moeilijke omstandigheden vast wilt houden aan vaste patronen. Maak niet de fout om het proces te verstoren of medewerkers te frustreren.
Natuurlijk moeten projecten niet te veel uit de hand lopen en heb je je veiligheidskleppen. Accepteer het ook wanneer hieruit faalkosten voortkomen. Jouw prioriteiten liggen even op een andere plaats en je wordt geholpen door jouw collega’s. Gebruik deze situatie om achteraf te reflecteren en van deze fouten te leren.
De wereld draait wel door als die voor jou even stil staat. Bouw iedere dag aan de toekomst van jouw organisatie en heb begrip voor de mens achter jouw collega’s. Je zult zien dat je mensen er gelukkiger van worden en jij de ruimte hebt om je terug te trekken uit de organisatie wanneer het even niet mee zit. Gelukkig kan ik bevestigen dat je dan sterker terug komt en nog meer met elkaar kunt bereiken!
