Waarom slimme ondernemers hun printomgeving uitbesteden

Persbericht - Grote uitgaven zoals huur en salarissen staan bij elke ondernemer scherp op de radar. Toch blijft er een kostbare post vaak onopgemerkt: de printomgeving. Door onderhoud, storingen

Als ondernemer let je op de grote uitgaven. De huur, de salarissen, de softwarelicenties, dat zijn de posten die je maandelijks voorbij ziet komen en waar je scherp op stuurt. Maar er is een categorie kosten die vaak onder de radar blijft, simpelweg omdat niemand er echt naar kijkt. Je printomgeving is zo’n post. Printers, toners, onderhoud, storingen en de tijd die je mensen kwijt zijn aan het oplossen ervan tellen stilletjes op. Steeds meer ondernemers besluiten daarom om dit deel van hun bedrijfsvoering uit handen te geven en zich te richten op wat wel het verschil maakt.

De verborgen kosten van een printomgeving die niemand beheert

De aanschaf van een printer voelt als een eenmalige uitgave, maar dat is het zelden. De echte kosten zitten in alles daaromheen. Toners die op het verkeerde moment leeg zijn, apparaten die net te oud worden om betrouwbaar te draaien en losse contracten met verschillende leveranciers die elkaar overlappen. Daarnaast is er de verborgen kostenpost die het lastigst te becijferen is, namelijk tijd. Elke keer dat een medewerker vastloopt op een storing of op zoek gaat naar de juiste cartridge, gaat dat ten koste van werk dat er wel toe doet. Bij elkaar opgeteld gaat het al snel om een bedrag dat je liever anders had besteed.

Wat managed print services precies inhoudt

Bij managed print services besteed je het volledige beheer van je printomgeving uit aan een externe partij. Die brengt eerst in kaart hoe er binnen je organisatie wordt geprint, welke apparaten je hebt en waar het efficiënter kan. Vervolgens neemt de leverancier het onderhoud, de levering van verbruiksmaterialen en de monitoring over. Toners worden automatisch aangevuld voordat ze op zijn, storingen worden vaak op afstand opgelost en je apparatenpark wordt afgestemd op wat je daadwerkelijk nodig hebt. In plaats van losse rekeningen betaal je meestal een vast bedrag, bijvoorbeeld per afdruk, waardoor je kosten voorspelbaar worden. Geen verrassingen meer, gewoon een omgeving die werkt.

Meer tijd voor je core business, minder gedoe met techniek

Voor de meeste bedrijven is printen geen kernactiviteit, maar wel iets dat elke dag moet werken. Precies daar zit de waarde van uitbesteden. Je hoeft je niet langer bezig te houden met leveranciers, onderhoudsschema’s of de vraag of het budget voor nieuwe apparatuur toereikend is. Dat scheelt niet alleen je IT-afdeling een hoop kopzorgen, maar geeft je hele team rust. Iedereen kan ervan uitgaan dat het gewoon werkt. Die mentale ruimte en die tijd kun je vervolgens steken in de dingen waar je klanten wel voor betalen. Voor een groeiend bedrijf is dat vaak precies het soort verschuiving dat nodig is om verder te schalen zonder dat de operatie vastloopt.

Grip op security en duurzaamheid

Wat veel ondernemers onderschatten, is dat een printer een volwaardig apparaat in je netwerk is en dus ook een mogelijk beveiligingsrisico vormt. Gevoelige documenten die onbeheerd in de uitvoerlade blijven liggen of apparaten die niet goed zijn beveiligd, kunnen een zwakke plek zijn. Een professioneel beheerde printomgeving houdt hier rekening mee, met veilige toegang en updates die op tijd worden doorgevoerd. Daarnaast valt er op het gebied van duurzaamheid winst te behalen. Door slimmer om te gaan met dubbelzijdig printen, efficiëntere apparaten en een bewuster verbruik van papier en toner verklein je je footprint. Voor bedrijven die serieus werk maken van hun duurzaamheidsdoelen is dat een welkome bijkomstigheid.

Wanneer is uitbesteden de slimme keuze?

Niet elk bedrijf heeft er direct baat bij, maar zodra je organisatie groeit, wordt de rekensom vaak snel duidelijk. Heb je meerdere printers, verschillende locaties of een IT-team dat te veel tijd kwijt is aan randzaken, dan is uitbesteden het overwegen meer dan waard. Ook als je grip wil krijgen op onvoorspelbare kosten of je printomgeving wil verduurzamen, is het een logische stap. Het gaat uiteindelijk niet om de printers zelf, maar om de rust en de ruimte die je terugkrijgt. En dat is precies waarom slimme ondernemers deze keuze steeds vaker maken.

Wil je weten of het voor jouw organisatie de moeite waard is, dan is het verstandig om je huidige situatie eens goed te laten doorlichten. Een specialist in managed print services kan precies in kaart brengen waar de winst zit en wat het je oplevert. Een partij als PCI helpt organisaties om hun printomgeving efficiënter, veiliger en voordeliger in te richten, zodat jij je weer kunt richten op waar je bedrijf echt goed in is.