Waar moet je aan denken bij het organiseren van een bedrijfsevenement?

Persbericht - Er kunnen verschillende redenen zijn om een bedrijfsevenement te organiseren.

Bijvoorbeeld omdat je iets nieuws wil presenteren aan zakenrelaties of omdat je je medewerkers eens flink in het zonnetje wil zetten. Bij het organiseren van een evenement komt echter wel wat kijken. Je moet aandacht schenken aan de kleinste details. Dit kost niet alleen veel energie, maar – indien het op de juiste manier wordt gedaan – levert ook nog eens heel wat op. Maar waar begin je? In dit artikel denken we enkele tips die hierbij kunnen helpen. 

Locatie kiezen 

De keuze voor de locatie is niet gemakkelijk. Er is veel om rekening mee te houden. Hoeveel mensen komen er bijvoorbeeld? Waar bevinden deze mensen zich? Betreft dit mensen vanuit het hele land of zijn deze gevestigd binnen dezelfde omgeving? Het is belangrijk dat de locatie goed bereikbaar is. Zowel met de auto als met het openbaar vervoer. Kies je dus voor een evenementenlocatie in de buurt van Eindhoven? Bekijk dan van tevoren hoe het zit met de bereikbaarheid en maak indien nodig plannen om te carpoolen of mensen op te halen met busjes. 

Natuurlijk moet je hierbij ook rekening houden met het soort publiek dat op het evenement afkomt. Wie hoop je aan te trekken? Zijn dit allemaal jonge mensen? Of gaat het om een stel vijftigplussers? Dit maakt toch verschil in hoe het evenement er straks uit gaat zien en waar de locatie op berekend moet zijn. 

Budget 

Dan nog een hele belangrijke factor: het budget. Hoeveel wil je maximaal uitgeven aan het evenement? Wees je ervan bewust dat het huren van een locatie en het organiseren van de nodige activiteiten ook flink wat geld gaat kosten. Daar kom je niet onderuit. Denk alleen maar eens aan de kosten voor de catering. Van tevoren een budget opstellen is echter wel belangrijk. Zo weet je precies wat je te besteden hebt en kun je ook goed beoordelen of bepaalde offertes hierin passen of dat je nog even verder moet zoeken. Zo weet je zeker dat je nooit meer uitgeeft dan noodzakelijk is. 

Sowieso is het goed om meerdere offertes op te vragen. Zowel bij diverse locaties als cateraars. Soms zijn er grote verschillen in kosten. Heel soms willen de verschillende aanbieders zelfs met elkaar concurreren. Als jij kunt aantonen dat het bij een ander goedkoper is, is het soms dus ook mogelijk om wat van de prijs af te krijgen.  

Leg alles vast in een draaiboek 

Als je een groot bedrijfsevenement organiseert, dan moet alles duidelijk geregeld worden. Je wil niks aan het toeval overlaten, want dan kunnen er ook snel fouten worden gemaakt. Zorg er daarom voor dat alles vastgelegd wordt in het draaiboek. Hierbij denk je niet alleen aan het programma en de bijbehorende activiteiten, maar ook aan vergunningen, EHBO’ers, uitnodigingen, herinneringen, het organiseren van voldoende parkeergelegenheid, enzovoorts. 

Wist je dat je ook mensen kunt inhuren om je te helpen bij het organiseren van dit evenement? Dat geeft jou meer rust en zo weet je zeker dat het op de juiste manier wordt gedaan.