Tips and tricks voor het verspreiden van je persbericht

Persbericht - Wanneer je als PR-professional een persbericht hebt geschreven, begint eigenlijk pas de belangrijkste taak. Want, naar wie stuur je het persbericht eigenlijk en wanneer?

In dit artikel geven we een aantal tips waar je zeker rekening mee moet houden voor het verspreiden van je persbericht, zoals:

• De timing van je bericht
• De plaats van je persbericht
• Het kiezen van de juiste media
• Het aanpassen aan verschillende media
• Gebruik maken van inzichten

De timing van je bericht

Het moment waarop je het persbericht verstuurt is cruciaal, probeer het versturen bijvoorbeeld te vermijden tijdens feestdagen en het weekend. Tussen maandag 10:15 en donderdag tot ongeveer 12:30 is de beste periode om je persbericht te verspreiden. Veel journalisten ontdoen op maandagochtend hun mailbox van oude berichten en spam. Op vrijdag wordt bijvoorbeeld de krant van zaterdag gemaakt, waar veel inhoud al van bekend is. Houd daarbij ook rekening met de deadline van redacties, wanneer moet het persbericht binnen zijn voor plaatsing in de volgende uitgave bijvoorbeeld?

De plaats van je persbericht

Maak gebruik van Paid, Owned en Earned media, dit zijn in communicatie de Big Three die de dienst uitmaken. Paid media zijn bijvoorbeeld advertenties en banners, Owned media is bijvoorbeeld je Twitter feed of de website, en Earned media zijn artikelen die anderen over jou publiceren. Zorg er er dan ook voor dat er een combinatie is van paid, owned en earned media.

Het kiezen van de juiste media

Stuur het persbericht niet lukraak naar al je contacten. Zorg eerst voor een goede database en selecteer daarin de juiste media voor je persbericht. Begin met het selecteren op het interessegebied van journalisten. Vervolgens kun je bepalen of het voor de vakpers of het grote publiek is bedoeld. Kom je uit op allebei, schrijf dan voor elk een aparte versie.
Denk na of je alleen print, radio, tv of online media kiest, of juist een combinatie.

Planning

Als het evenement in de toekomst is, kun je eerst de maandbladen mailen. Korter voor het event mail je de weekbladen en als allerlaatste de dagbladen en online media. Zo krijgt elke medium het bericht op het juiste moment.
Mail je dagbladen drie weken vooraf, dan is de kans groot dat je bericht in de prullenbak gaat. Maandbladen hebben een lange productietijd, dus die moet je juist wel vroeg op de hoogte brengen.

Het aanpassen aan media

Het is goed om meerdere versies te maken van hetzelfde persbericht. Pas bijvoorbeeld de kop en het intro aan en binnen een paar minuten heb je een nieuwe versie die de ontvanger echt aanspreekt. Zo verhoog je ook de kans dat het persbericht geplaatst gaat worden.
Een vakblad wil immers hele andere dingen weten dan een website voor het grote publiek en een regionaal medium heeft ook weer hele andere wensen.

Gebruik maken van inzichten

Zodra je persbericht uiteindelijk verzonden is naar de juiste journalisten, zorg er dan voor dat je de resultaten ervan monitort. Hebben de journalisten naar wie je het persbericht hebt verstuurd de mail wel geopend? Wordt het persbericht geplaatst? Hoe wordt het persbericht ontvangen? Dit zal onmisbaar zijn om het succes te meten van je persbericht en zo de juiste conclusies te trekken.