Slimme tips bij het voorkomen van diefstal op kantoor

Persbericht - Steeds meer kantoorpanden zijn de afgelopen jaren getransformeerd tot een volwaardige kantoortuin, zonder vaste werkplekken en losse, afsluitbare ruimtes.

Bedrijven kiezen voor blokken met geschakelde bureaus om de samenwerking tussen collega’s te bevorderen, ruimte te besparen en fysieke barrières tussen de verschillende lagen en afdelingen van de organisatie weg te nemen. Hoewel een kantoortuin tal van voordelen biedt, kleven er ook enkele risico’s aan. Denk bijvoorbeeld aan het risico op diefstal; een werkplek is niet meer af te sluiten door werknemers. Hoe voorkom je diefstal op kantoor? In dit artikel vind je enkele praktische tips.

Maak gebruik van lockers op de werkvloer

Een snel te implementeren maatregel om diefstal op kantoor tegen te gaan is het gebruik van lockers. Bied medewerkers een eigen kluis voor hun persoonlijke bezittingen, hun laptop tijdens pauzes en bijvoorbeeld notities. Het risico van diefstal zit niet alleen in weggenomen elektronica, maar ook in documenten en schrijfblokken die in verkeerde handen terechtkomen. Voor het veilig bewaren van kostbare voorraden aan laptops, mobiele telefoons en soortgelijke elektronica kun je een grotere kluis aanschaffen. Plaats de kluis in een ruimte die slechts voor een beperkt aantal medewerkers toegankelijk is.

Kies voor een slimme inrichting van het toegangssysteem

Het komt nog altijd voor dat medewerkers met een toegangspas automatisch in alle ruimtes van een kantoorpand kunnen komen. Met het oog op het minimaliseren van het risico op diefstal is dat onwenselijk. Een patchkast, een voorraadkast, de kluizen en bijvoorbeeld de ruimte waar de beveiliging haar systemen heeft staan, zouden voor een beperkt aantal collega’s toegankelijk moeten zijn. Kijk daarom nog eens kritisch naar de huidige inrichting van het toegangssysteem op kantoor en pas de rechten van verschillende groepen collega’s waar nodig aan.

In algemene zin geldt dat de algemene toegang tot het kantoorpand binnen het zicht van de receptie zou moeten vallen. Het verkleint de kans dat ongeautoriseerde gasten de toegangscontrole passeren zonder badge.

Zorg voor cameratoezicht rond de ingang van je kantoorpand

Heeft jouw bedrijfspand geen vaste receptie bij de ingang? Zorg in dat geval voor cameratoezicht bij de in- en uitgang. Het gebruik van beveiligingscamera’s wordt ook aangeraden voor kwetsbare ruimtes zoals de voorraadkast en bijvoorbeeld de patchkast. Je wilt voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot de servers en netwerkapparatuur van je organisatie. De gevolgen daarvan kunnen groot zijn.

Voorlichting voor medewerkers van je organisatie

Een derde maatregel om de kans op diefstal te verkleinen is voorlichting om zo het bewustzijn over de risico’s die collega’s lopen te verbeteren. Medewerkers wanen zich vaak geheel veilig op de werkvloer. Voorlichting kan gepaard gaan met gedragsregels. Spreek bijvoorbeeld af dat laptops in een locker worden opgeborgen tijdens een pauze, dat laptops nooit onbeheerd ingeschakeld op bureaus blijven staan, enzovoorts. Een andere veel gebruikte afspraak op de werkvloer: zorg dat medewerkers en gasten hun badge zichtbaar dragen. Dit maakt het makkelijker om ongenode gasten te herkennen.

Het vergroten van het bewustzijn onder het personeel zorgt er vaak indirect voor dat de sociale controle verbetert.