Lockdown: Hoe scholen toch succesvol hun open huis houden in Coronatijd

Persbericht - Honderdduizenden basisschoolleerlingen moeten zich oriënteren op het voortgezet onderwijs. Het Nederlandse Let’s Zoip begon afgelopen maart aan de ontwikkeling van...

Honderdduizenden basisschoolleerlingen moeten zich oriënteren op het voortgezet onderwijs. Het Nederlandse Let’s Zoip begon afgelopen maart aan de ontwikkeling van een platform voor virtuele events, waar de afgelopen weken tientallen scholen op afkwamen. “Ook bedrijven worden nu wakker.”

De open dagen van het voortgezet onderwijs. Iedereen met kinderen die de bassischool ontstegen zijn, kent het fenomeen. Met duizenden bezoekers tegelijk wordt een school voor een dagje bezet gebied. Ronddwalend door de gangen en lokalen, krijgen ouders en leerlingen een indruk van “de grote school”. Ze nemen hier en daar een brochure mee en stellen prangende vragen aan docenten of oudere leerlingen.

Door de coronamaatregelen loopt het dit jaar echter heel anders. Nu de regering heeft besloten dat de scholen zelfs dicht gaan voor hun eigen leerlingen, zijn fysieke open dagen dit schooljaar zo goed als uitgesloten. En daarmee is er voor leerlingen uit groep 7 en 8 – en natuurlijk ook voor alle onderwijsinstellingen – een acuut probleem ontstaan.

Internet cowgirl

Deze trend zagen de makers van Let’s Zoip (www.letszoip.com) in maart al aankomen. “Al meer dan 20 jaar zijn wij aan het ondernemen op het snijvlak van internet, visualisatie en communicatie. Met die achtergrond en het besef dat fysieke afspraken, beurzen en dus ook open dagen wel eens een tijdje lastig konden worden, hebben we een flinke pivot gemaakt richting online events.”

Desiree van Maasakker, zelfuitgeroepen ‘internet cowgirl’, pionierde eind jaren ’90 al op het web met een succesvol datingplatform en bouwde in de jaren daarop zakelijke platformen voor o.a. de Jaarbeurs en VNU.

“Doelstelling van Let’s Zoip is om organisaties in staat te stellen zich beter én duurzamer te presenteren aan hun doelgroep.” Dit wordt gedaan door inzet van 3D visualisatie technologie in combinatie met persoonlijke 1-op-1 videogesprekken, gecombineerd op een handig, schaalbaar en innovatief online platform.

Van 3D showroom naar virtueel open huis

Na een half jaar keihard ontwikkelen mocht LetsZoip in oktober haar eerste zakelijke klanten ontvangen. “Samen met een partner maakten we voor een bedrijf uit de medische sector een interactieve 3D showroom ter vervanging van hun beursstand. Uiteindelijk konden ze hiermee meer details laten zien dan ooit en dat aan prospects over de hele wereld”, vertelt mede-bedenker Tom Peters.

In diezelfde periode groeide het besef dat scholen mogelijk met een enorme uitdaging zitten waar het gaat om de werving van nieuwe leerlingen. “Tom vroeg op een gegeven moment aan mij of we niet wat moesten verzinnen om ouders toch een kijkje te kunnen laten nemen op de school of opvang van hun kinderen. Daar vloeide het idee uit voort om een heel concept uit te werken ter vervanging van de traditionele open dag”, zegt Desiree en vervolgt uit ervaring: “Die open dagen waren sowieso al een grote bron van stress voor schoolmedewerkers, ouders en kinderen.”

Het concept dat gebombardeerd werd tot “Let’s Zoip 4 Schools” bestaat uit drie pijlers en is daarmee uniek in de markt. De basis is een virtuele tour door het gebouw, op basis van 360 graden fotografie of live video. Scholen kunnen vervolgens in eigen beheer onbeperkt content toevoegen, zoals video’s, PowerPoint presentaties en PDF’s en deze letterlijk door het gebouw heen ophangen. En wanneer ouders en hun kinderen het virtuele open huis bezoeken kunnen zij met een druk op de knop een live videogesprek starten met een docent naar keuze.

Eerste scholen online

Begin december gingen de eerste scholen online met het nieuwe platform. De allereerste was College de Heemlanden uit Houten, die in drie middagen meer dan duizend online bezoekers ontving.

“Het is een ontzettend prettig en overzichtelijk systeem om mee te werken. De set-up van de virtuele tour is snel en eenvoudig te maken en in te richten. Ook het gebruik voor het videobellen is eenvoudig”, aldus Janneke de Jong, verantwoordelijk voor PR & communicatie.

Maar Let’s Zoip scoort niet alleen op de eenvoud van haar platform. Ook de uitgebreide functionaliteit en vooral het oog voor persoonlijk contact maakt veel indruk.

Janneke: “Let’s Zoip is niet alleen een welbekende 360 graden virtuele tour, zoals vele anderen. Het is een interactief systeem waarbij je je eigen video’s, foto’s, PDF’s kan toevoegen, op deze manier komt het pand echt tot leven. Je kunt echt je eigen stempel erop zetten. Het is niet statisch, je kunt constant blijven vernieuwen door nieuwe media te uploaden. Maar de voornaamste reden dat wij voor Let’s Zoip kozen is omdat we ook echt in gesprek willen met onze potentiële leerlingen en hun ouders. Wij willen niet alleen maar informatie zenden, maar een dialoog voeren en vooral alle vragen beantwoorden! Want dat gesprek, wat in onze ogen zo belangrijk is, is in deze coronatijd niet fysiek mogelijk. Kinderen hebben zo veel vragen en een middelbare school kiezen is ontzettend belangrijk, daar moet aandacht aan besteed worden. Let’s Zoip biedt de mogelijkheid om met bezoekers te videobellen en ze mee te nemen door de tour. Niet alleen op verzoek van de bezoeker, maar als school kunnen wij ook een gespreksverzoek indienen bij onze bezoekers, zoals we op een open dag ook zouden doen. En dat is precies wat we willen.”

Duurzaam en grenzeloos

Naast de grote toeloop van scholen beginnen ook steeds meer bedrijven de kansen die Let’s Zoip biedt in te zien. “Bedrijven worden nu echt wakker en beseffen dat ze met ons platform virtueel de grenzen weer open kunnen gooien om internationaal te ondernemen”.

Duurzaamheid is daarbij “by design” een belangrijk uitgangspunt. Let’s Zoip stelt bedrijven in staat om uitgebreide, virtuele productdemonstraties te geven tot op het hoogste detailniveau, zonder dat er gereisd hoeft te worden.

Dag en nacht in de flow

Inmiddels bouwt Let’s Zoip aan de virtuele open dagen voor tientallen scholen door Nederland. En zeker sinds de plotselinge lockdown beseffen steeds meer scholen dat ze nu echt met een goed alternatief moeten komen.

Terwijl Tom en een aantal gecontracteerde fotografen stad en land afrijden om alle aangemelde scholen in 360 graden vast te leggen, is Desiree de afgelopen weken bijna de hele dag in gesprek: “We denken graag mee met de scholen en ik moet natuurlijk veel demonstraties over ons platform geven, ik heb geen stem meer over.”

Dat ze vaak ’s avonds én ’s nachts nog bezig zijn met doorontwikkelen,vinden de bedenkers geen punt. Let’s Zoip levert volgens Desiree super veel energie en zingeving op. “Want als je het uitrekent zijn we toch stiekem tienduizenden, misschien straks wel honderdduizenden kinderen aan het helpen om een goede keuze te maken voor hun toekomst. Dat is het wel waard!”

Internet: www.letszoip.com