Hoe meet je productiviteit?

Persbericht - Je bent niet elke dag even productief. Of je nu op je werk, op school of thuis bent: je kunt niet elke dag eenzelfde hoeveelheid productiviteit creëren. Maar hoe weet je nu eigenlijk of je wel of niet productief was vandaag? Voor de meeste mensen is het een gevoel. Je had allerlei dingen in je hoofd die je wilde gaan doen, maar uiteindelijk heb je daar maar één taak van uitgevoerd. Of je bent wel bezig geweest met de opdracht die op je to-do-list stond, maar je hebt nog geen fractie gedaan van wat je eigenlijk had willen doen. Maar klopt je gevoel wel?

Want hoe bepaal je of je productief bent?

Eigenlijk is productiviteit helemaal geen eerlijke graadmeter. Om productiever te zijn kun je allerlei slimmigheden en trucjes toepassen. Zoals bijvoorbeeld een taak opdelen in meerdere kleinere taken. Dat werkt vaak veel prettiger en geeft je een goed gevoel als je wat taken kan wegstrepen. Maar ben je productiever als je drie van die vijf taken kan wegstrepen binnen een uur ten opzichte van iemand die al die taken in één keer oppakt en dus maar één streep kan zetten? De uiteindelijke productiviteit blijft gewoon gelijk.

Een gevoel is niet meetbaar

Toch kun je je soms afvragen of je wel echt zo niet-productief was als je dacht. Het is immers maar een gevoel en het wil niet zeggen dat je gevoel ook altijd klopt. Misschien was het gedeelte van de opdracht waar je aan bezig was ook wel ingewikkeld. En heb je juist een heel belangrijk struikelblok vandaag uit de weg geruimd, waardoor de rest van je taken die bij de opdracht horen een stuk makkelijker gaan. Het probleem zit hem dus eigenlijk vooral in hoe je productiviteit kan meten.

Word jezelf bewust van je productiviteit

Het meten van je productiviteit wordt door veel mensen gezien als een tijdrovend karwei. En inderdaad: het kost je wat tijd en inspanning om erachter te komen hoe productief je nu daadwerkelijk was. Maar het levert je natuurlijk ook wel wat op. Als je inzicht krijgt in je eigen productiviteit, dan weet je ook beter hoe je die kan verbeteren. De tijd van het meten verdien je door je verbeterpunten uiteindelijk gewoon terug. Dus per saldo levert het meten van je productiviteit je tijd op. Veel bedrijven willen ook weten hoe productief hun medewerkers zijn. Ook zij hebben baat bij meer inzicht in productiviteit.

Wat ga je precies meten?

Steeds meer bedrijven houden zich tegenwoordig bezig met output-driven werken. Daarbij worden medewerkers gecontroleerd op basis van hun productie. Ofwel: hoeveel hebben zij op een dag gedaan en wat heeft dat het bedrijf uiteindelijk opgeleverd? Het is een praktische oplossing als je medewerkers in een fabriek achter de lopende band werken. Of dagelijks een bepaalde hoeveelheid producten samenstellen.

Maar wat als werknemers zelf hun eigen tijd mogen indelen en ook hun eigen werkplek kunnen bepalen? Hoe ga je dan om met het meten van de productiviteit? Hoe vind je dan een manier om erachter te komen hoeveel uren er zijn ingezet om het gewenste eindresultaat te bereiken? Het klokken van werktijden is tegenwoordig behoorlijk uit de tijd en de meeste bedrijven (en medewerkers) hebben er dan ook een hekel aan. Toch wil je als bedrijf inzicht krijgen in wanneer medewerkers aan het werk zijn en wat ze presteren binnen die tijd.

Hoe meet je de productiviteit?

Je kan jammer genoeg niet met een liniaal meten hoe hoog of hoe goed iemands productiviteit is. Daar zul je andere tools voor moeten gebruiken. Er zijn verschillende softwaretools die je in kunt zetten bij het meten van productiviteit. Zoals bijvoorbeeld het programma TimeChimp. Daarmee registreer je de uren van je medewerkers (en jezelf) op een gemakkelijke manier. Of maak slim gebruik van Rescuetime zodat je inzicht krijgt in hoe je je dag besteedt. De tool houdt bij wat je wanneer achter je pc doet en verdeelt alles voor je in categorieën.

Dieper inzicht in de productiviteit

De ene persoon werkt nu eenmaal sneller dan de andere persoon. Dat heeft niets met onwil of onkunde te maken. Maar productiviteit heeft niet alleen te maken met wat iemand kan en hoe snel hij of zij dat kan. Er zijn veel meer factoren die een rol spelen bij iemands productiviteit. Slaap je wel goed genoeg? Heb je een ziekte onder de leden? En hoeveel uur per dag zit je eigenlijk achter je beeldscherm?

Sommige bedrijven gingen tijdens een experiment daarom een stap verder bij het achterhalen van de productiviteit. Zij gaven hun medewerkers een sportbandje (vergelijk het met een smartwatch) die alles registreerde. De medewerkers deden dit vrijwillig om en kregen ook inzicht in de data als ze dat wilden. Je kunt dan als bedrijf vervolgens zien wat iemands slaapritme is, hoeveel een persoon op een dag beweegt en hoeveel uur per dag hij of zij achter de computer zit.

Zo wordt achter de schermen de gezondheid van een persoon gekoppeld aan de productiviteit. Voor de werkgever is dan inzichtelijk hoeveel uren iemand gewerkt heeft, of hij of zij in de uren de juiste dingen doet en hoeveel werkbare uren deze persoon heeft. De werkgever gaat hierbij op zoek naar de ultieme balans tussen wat er van mensen wordt gevraagd en wat je daar als bedrijf voor terug krijgt.

Technologische ontwikkelingen

Langzaam maar zeker komen er steeds meer bedrijven die hun medewerkers technologisch willen volgen om zo de productiviteit te kunnen maximaliseren. Zo zijn er bedrijven die nauwkeurig bijhouden waar elke werknemer zich in het pand bevindt en hoe lang. Als je die gegevens kan koppelen aan de productiviteit, levert dat natuurlijk ook interessante resultaten op. Je ziet het: de mogelijkheden van het meten van productiviteit worden steeds uitgebreider.

Wil je zelf ook aan de slag met productiviteitsmetingen? Zorg er dan voor dat je goed weet wat je inzichtelijk wil maken en hoe je dat wil doen. Laat je adviseren door professionals en schakel een betrouwbare partij in die je daarbij goed kan helpen. Uiteindelijk is meten nog altijd weten, zodat je op basis van de resultaten desgewenst passende maatregelen kan treffen.