Hoe maak je een betaalherinnering zo klantvriendelijk mogelijk?

Persbericht - “Niemand vindt het leuk om een betaalherinnering te krijgen. Je krijgt al snel het gevoel dat je iets fout doet en je wordt vaak bang van het taalgebruik.”, zegt Matthias Moll van Swapfiets. Zijn bedrijf richt zich voornamelijk op studenten, die voor 12 euro per maand een abonnement afnemen op een fiets die het altijd doet. Het debiteurenbeheer is volledig afgestemd op hun doelgroep, waardoor facturen in de regel netjes en op tijd betaald worden.

Het werk dat een betaalherinnering met zich meebrengt

Betaalherinneringen zijn er natuurlijk niet voor de gezelligheid. Er is iets misgegaan met een betaling. En nu moet je er als verkoper achteraan. En daar kan veel tijd en werk in gaan zitten. De opvolging van onbetaalde facturen kan zelfs uitlopen op een administratieve dagtaak. Daarbij is het niet alleen van belang dat het geld spoedig wordt overgemaakt, maar is het ook noodzaak dat dit op een klantvriendelijke manier gebeurt. 
 

Sympathieke betaalherinneringen

Het kan nooit de bedoeling zijn om je eigen klant een naar gevoel te bezorgen. Iedereen laat wel eens een rekening te lang liggen of vergeet hem te betalen. Een heftige opvolging is dan een killer voor je klantretentie. En vaste en terugkerende klanten is nu juist hetgeen waar Subscriptions Services het van moet hebben. Matthias: “Wij proberen daarom ook onze mails zo sympathiek mogelijk neer te zetten. Met dit duidelijke doel werkt de hele mail toe naar de uiteindelijke betaling.”

Stel, een student die gebruik maakt van Swapfiets maakt elke maand netjes het geld over. Maar door omstandigheden (vakantie, verhuizing, geen saldo etc.) is hij of zij het een keer vergeten te betalen. Zo iemand wil je eigenlijk een hart onder de riem steken. “Hey trouwe betaler, jammer dat het deze keer niet gelukt is..”. En niet afschepen met een generiek bericht waarbij in sommige gevallen al direct gedreigd wordt met administratieve kosten of zelfs het incassobureau.

“We hebben de betaalverzoeken zelf ontworpen. Via html en css kan een marketeer dit zelf heel gemakkelijk inrichten. Wij hebben gekozen voor een helder blauwe achtergrond, simpel en zonder afleidingen. De tone-of-voice hebben we volledig afgestemd op het taalgebruik van studenten, tot aan emoijs in onze betaalverzoeken toe.”

Bekijk de templates van Swapfiets onderaan
 

Authenticatie vooraf is het halve werk

Een rekening niet betaald? Een inning niet gelukt? Misschien ligt de fout niet eens bij de klant, maar is de factuur naar een verkeerd (e-mail)adres verzonden. Of is het incasso niet gelukt, omdat het bankrekeningnummer niet klopt of volledig is. Binnen de credit management module van Buckaroo is daarom niet alleen aandacht voor de opvolging, maar ook voor de authenticatie vooraf. Dit kan middels een 1 cent iDEAL verificatie, maar nog beter en vollediger is via een mandaatmanagement. Waarbij je klant een (digitale) incassomachtiging afgeeft. 
 

Verschillende debiteuren en flows

Je kunt bij aanmaningen segmenteren per (risico)groep. Daarbij helpt het als je vooraf beter weet wie de klant is en hoe het zit met de kredietwaardigheid. Authenticatie helpt bij de kredietcheck en segmentatie vooraf. Daarbij kun je door te segmenteren op klantgroepen veel gerichter betalingen innen. Stel bijvoorbeeld voor vaste klanten een andere betaalflow in, dan voor nieuwe klanten. Waarbij vaste klanten pas na 3 betaalherinneringen worden afgesloten en nieuwe al na de eerste herinnering, bijvoorbeeld. Ook de betaalvorm of herinnering is af te stemmen per doelgroep. Zo ontvangen studenten en starters hun factuur wellicht het liefst per mail, betalen ze achteraf en worden ze liever herinnert per sms. Terwijl Young Professionals er geen omkijken naar willen hebben en het liever per automatische incasso laten afschrijven. En ouderen krijgen hun factuur nog het liefst per post. Dit is een stereotype aanname om aan te geven dat voor elke doelgroep een andere betaalflow in te stellen is.

Credit Management is een totaaloplossing. Van goede authenticatie vooraf. Tot een klantvriendelijke opvolging. Zo optimaliseer je het debiteurenbeheer, minimaliseer je administratieve handelingen en behaal je een hoger inningspercentage. 

Vragen over Buckaroo Credit Management? We geven graag vrijblijvend advies op maat tijdens een (telefonische) intake.