Een vertrouwenspersoon wordt verplicht voor bedrijven; dit is wat je allemaal moet weten

Persbericht - In dit artikel bespreken we alles wat je moet weten over de plicht van het hebben van een vertrouwenspersonen in je organisatie.

Elk jaar zijn er weer nieuwe regels voor startups en bedrijven die al een tijdje meedraaien. De grootste verandering is dat organisaties nu verplicht zijn een vertrouwenspersoon te hebben waar iedereen probleemloos mee kan praten. Doordat dit een best ingrijpende verandering is, dien je als bedrijf goed op de hoogte te zijn van deze ontwikkeling. Daarom bespreken we in dit artikel alles wat je moet weten over vertrouwenspersonen in je organisatie hebben.

Dit is de rol van een vertrouwenspersoon

In de eerste plaats is het handig om te weten waarom een externe vertrouwenspersoon inhuren zo belangrijk is. Zo’n vertrouwenspersoon speelt een belangrijke rol: hij of zij is het meldpunt voor werknemers die tegen bepaalde sociale en mentale situaties aanlopen in hun organisatie. Het gaat vaak om situaties die een enorme impact hebben en waarbij het voor diegene onwerkbaar is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan collega’s die ongewenst gedrag vertonen, zoals pesterijen of grensoverschrijdend gedrag, of een leidinggevende die zich niet aan de regels houdt. Een vertrouwenspersoon fungeert hierbij zowel als uitlaatklep als meldpunt voor dit soort zaken en kaart deze indien nodig aan. Daardoor is de kans kleiner dat bepaalde zaken uit de hand lopen in een startup of ander soort bedrijf.

De makkelijkste en goedkoopste oplossing

Omdat een vertrouwenspersoon verplicht is, is het zaak om op zoek te gaan naar een oplossing die zowel makkelijk als goedkoop is. Om zo iemand in dienst te nemen, kan echter een financiële uitdaging zijn, met name als je bedrijf aan de kleine kant is. Hierbij is het veruit de beste optie om simpelweg een extern persoon in te huren. Hierdoor ben je maar enkele uren per maand aan kosten kwijt in plaats van iemand die parttime aanwezig is. Op deze manier houd je je als bedrijf aan zowel de maatschappelijke als financiële verplichtingen.

Waarom deze verplichting in het leven is geroepen

Er zijn verschillende redenen waarom het hebben van een vertrouwenspersoon in een bedrijf verplicht is geworden. De grootste reden is dat journalistieke programma’s grote problemen hebben onthuld in het bedrijfsleven waarbij met name vrouwen te maken kregen met ongewenst en onaanvaardbaar gedrag. Echter zijn er ook veel gevallen waarbij pesten op de werkvloer voorkomt. Daardoor heeft de overheid besloten om een vertrouwenspersoon verplicht te stellen, waardoor veel bedrijven inmiddels een vertrouwenspersoon abonnement hebben moeten nemen.

De gevolgen voor je eigen organisatie

De implementatie van een vertrouwenspersoon binnen je organisatie brengt diverse veranderingen met zich mee. Allereerst zal er een beleid opgesteld moeten worden dat de rol, verantwoordelijkheden en de wijze van communicatie met de vertrouwenspersoon duidelijk omschrijft. Hierdoor worden verwachtingen van zowel de werkgever als de werknemers helder en wordt er een basis gelegd voor een veiligere werkomgeving. Daarnaast kun je als organisatie aanlopen tegen zowel juridische als praktische uitdagingen bij de invoering van deze verplichting. Het is daarom cruciaal om goed geïnformeerd te zijn over hoe je deze rol binnen je bedrijf integreert op een manier die in overeenstemming is met zowel de wet- en regelgeving als de cultuur van de onderneming.

Waar je op moet letten bij het vinden van een vertrouwenspersoon

Bij de zoektocht naar een geschikte vertrouwenspersoon zijn er meerdere factoren waarmee rekening gehouden moet worden. Ten eerste is het belangrijk om iemand te selecteren die beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en empathisch vermogen. De vertrouwenspersoon zal immers fungeren als het eerste aanspreekpunt voor personeel dat te maken heeft met gevoelige kwesties. Daarnaast moet deze persoon integriteit uitstralen en in staat zijn geheimhouding te waarborgen. Het is ook aan te raden om te kiezen voor iemand die een training heeft gevolgd voor de functie van vertrouwenspersoon, zodat hij of zij goed is voorbereid op de verschillende scenario’s die voorkomen.

De voordelen voor je organisatie

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon heeft meerdere voordelen voor je organisatie. Ten eerste bevordert het een positief klimaat, waarin werknemers zich gesteund en gehoord voelen bij persoonlijke problemen of conflictsituaties. Dit leidt tot een daling van het ziekteverzuim door stress-gerelateerde klachten. Bovendien verhoogt het de loyaliteit en de tevredenheid van werknemers, wat weer een positieve uitwerking heeft op hun productiviteit. Een heldere, vertrouwelijke procedure creëert ook vertrouwen in het beleid van de organisatie en vermindert zelfs juridische risico’s door tijdig om te gaan met eventuele geschillen of klachten. Een vertrouwenspersoon is niet alleen een ethische keuze, maar ook een strategische zet die de robuustheid van je bedrijf versterkt.

Al met al heb je in deze blog geleerd over de verplichting van het hebben van een vertrouwenspersoon voor bedrijven en de belangrijke rol die zij spelen binnen een organisatie. Hopelijk heeft dit alles een stuk duidelijker voor je gemaakt.