De toekomst van hybride vergaderingen

Persbericht - De hybride vergadering is tegenwoordig een bekend begrip in het bedrijfsleven.

De hybride vergadering is tegenwoordig een bekend begrip in het bedrijfsleven. Bij deze variant op de ‘gewone’ vergadering kunnen deelnemers zowel fysiek aanwezig zijn in de vergaderzaal als online inbellen. Het is dus als het ware een combinatie van online en offline vergaderen. De populariteit van de hybride vergadering is met name te danken aan remote werken. Dankzij de normalisering van thuiswerken is het voor veel bedrijven niet langer nodig om alle deelnemers bij elkaar te brengen voor elke meeting.

Digitalisering

Tegenwoordig is er haast niets meer dat we niet online kunnen doen. Van het bestellen van boodschappen tot het communiceren met de dokter, digitalisering heeft het leven in vele opzichten makkelijker gemaakt. Zelfs van sportweddenschappen of het leren van een studie kan tegenwoordig online. Daarom staan diverse bedrijven werknemers toe om hun werkzaamheden gedeeltelijk of fulltime vanuit huis uit te voeren. Voor deze bedrijven is het niet langer nodig om fysiek bij een vergadering aanwezig te zijn. In plaats daarvan kunnen werknemers, dankzij de hybride vergadering, virtueel inbellen via applicaties zoals Zoom, Skype en Microsoft Teams. De grote vraag is nu: wat is de toekomst van de hybride vergadering en hoe zullen ze evolueren? Nieuwe technologieën zullen hoe dan ook hun eigen karakter aan de hybride vergadering geven.

Virtuele assistenten en AI-technologie

Naar verwachting zal de opkomst van nieuwe technologieën er allereerst voor zorgen dat de kwaliteit en efficiënte van de hybride vergadering alleen maar zal verbeteren. De opkomst van virtuele assistenten en AI-technologie worden veel besproken. Deze technologieën kunnen in de toekomst bijvoorbeeld gebruikt worden om notulen van de meeting op te stellen. Door dit soort tijdrovende taken over te nemen kunnen deelnemers hun aandacht volledig vestigen op de meeting en hun energie steken in het opkomen van ideeën en oplossingen voor de besproken onderwerpen. Verder kan AI-technologie worden ingezet om meetings toegankelijker te maken voor mensen die verschillende talen spreken of gehoorbeperkingen hebben. Denk hierbij aan het produceren van real-time vertalingen en ondertiteling. Op deze manier kunnen alle deelnemers optimaal betrokken worden bij elke vergadering. Daarbij zou het zomaar kunnen dat deze technologie bepaalde actiepunten van de meeting automatisch genereert. AI-technologie is namelijk in staat om in een zeer korte tijd een grote hoeveelheid te verwerken. De opkomst van ChatGPT geeft perfect weer hoe groot deze ontwikkeling is. Dit AI-taalmodel is in staat om op basis van taal input, zoals vragen, zeer informatie antwoorden te genereren. Door ChatGPT te combineren met andere technologieën zoals 3D-visualisatie zou het mogelijk kunnen zijn om meetings nog interactiever te maken.

Duurzaamheid

Duurzaamheid zal waarschijnlijk ook de toekomst van de hybride vergadering beïnvloeden. Het is alleen maar logisch dat bedrijven zich steeds meer bewust worden van de hun ecologische voetafdruk. Vandaar dat steeds meer bedrijven kiezen voor een type meeting die duurzamer is. Dit kunnen ze bijvoorbeeld realiseren door het verminderen van reistijd- en kosten door werknemers te stimuleren om online in te bellen in plaats van naar kantoor te komen. Daarbij kunnen bedrijven ervoor kiezen om vergaderingen uitsluitend op duurzame locaties te geven. Dit kunnen onder andere panden zijn die hernieuwbare energiebronnen gebruiken.

Persoonlijk contact blijft belangrijk

Naast de opkomst van nieuwe technologieën en het belang van duurzaamheid zal het contact tussen mensen een belangrijke rol blijven spelen in de toekomst van hybride vergaderingen. Bedrijven zullen waarschijnlijk blijven experimenteren met verschillende formats voor meetings. Het blijft uiteindelijk belangrijk dat deelnemers worden aangemoedigd om actief deel te nemen aan de discussie. Een belangrijke uitdaging voor de hybride meeting is om ervoor te zorgen dat mensen die offline en online deelnemen gelijkwaardig input kunnen leveren. Het is ook belangrijk om te beseffen dat de hybride meeting niet voor iedere situatie en elk bedrijf geschikt is. Er zijn nu eenmaal vergaderingen waarvoor face-to-face communicatie het meest wenselijk is.