4 tools die samenwerken op afstand efficiënter maken

Persbericht - Het samenwerken op afstand heeft een grote toevlucht genomen en bedrijven gaan daar op verschillende manieren mee om. Het ene bedrijf voorziet in het installeren van ergonomische thuiswerkplekken en een ander bedrijf laat aan de medewerkers over om aan een bureau of aan de keukentafel te werken. Bij het werken op afstand is het wel belangrijk om de organisatie zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen. Het vergt wat dat betreft onder meer de nodige innovatie om zo efficiënt mogelijk samen te w

1. Chatsoftware
Het is voor een efficiënte samenwerking op afstand belangrijk dat er gelegenheid is om onderling op een snelle manier contact te leggen. Daarom is het handig om de keuze voor chatsoftware te maken. Deze tool versnelt de mogelijkheid om bijvoorbeeld antwoord te geven op een vraag van een collega. Ook zijn er via de chat werkafspraken te maken door bepaalde taken te verdelen. Er zijn verschillende vormen van chatsoftware beschikbaar, zoals onder meer via Teams van Microsoft, waarmee ook bestanden te delen zijn en beeldvergaderingen mogelijk zijn.

2. Interactief whiteboard
Tijdens vergaderingen of brainstormsessies op kantoor komt het regelmatig voor dat er gebruik wordt gemaakt van een whiteboard. Dat is handig om woorden visueel kracht bij te zetten of om snel een tekening of schets te maken. Bij het werken op afstand is het mogelijk om een virtueel digitaal whiteboard te creëren. Tijdens een videobijeenkomst krijgen deelnemers dan de optie om een scherm te openen en daarop bijvoorbeeld een grafiek toe te voegen of om een schets in te maken. Vaak maakt een whiteboard al deel uit van chatsoftware.

3. Managementtool voor projecten
Het is voor alle medewerkers en managers handig om inzicht te hebben in de status van het uitgevoerde en uit te voeren werk. Een heldere planning en verdeling van taken is belangrijk om de voortgang in de gaten te houden en indien nodig bij te sturen. Een managementtool voor projecten biedt hiervoor uitkomst. Zo is het ook mogelijk om de tool te gebruiken om iedereen op afstand op hetzelfde moment aan het project te laten werken. Iedere wijziging die is doorgevoerd, is meteen voor iedereen zichtbaar. Dat voorkomt niet alleen misverstanden, maar ook werk dat anders wellicht dubbel wordt uitgevoerd. Er zijn meerdere software tools om een keuze uit te maken, zoals onder meer de projectmanagementtool Trello.

4. Webcam met headset
Een webcam voorziet bij het op afstand samenwerken in een toegevoegde waarde. Chatten of een mail sturen, behoort ook tot efficiënt contact, maar elkaar op afstand zien zorgt daarbij toch ook voor een meerwaarde in bepaalde situaties. Bijvoorbeeld tijdens een vergadering of door op individuele basis een gesprek in beeld te voeren. Een headset met microfoon is daarbij extra efficiënt, want een ingebouwde microfoon van een laptop voorziet niet in de beste geluidskwaliteit. Overigens is de webcam af te dekken door medewerkers op het moment dat deze niet in gebruik is. Dat kan onder meer met een klein stickertje, maar ook met een webcamcover.