Agile portfoliomanagement: pak die kansen en blijf wendbaar in je strategie

In het traditionele portfoliomanagement wordt eens in de zoveel tijd (bijvoorbeeld eens per jaar) bepaald welke projecten worden opgepakt. Dat werkt eigenlijk alleen goed wanneer er in zo’n jaar vrijwel niets verandert. Komt er een spoedproject tussendoor of moet je de strategie tijdens deze periode aanpassen? Of wil je graag de kansen van nieuwe technologie als AI kunnen grijpen? Dat kan niet binnen traditioneel portfoliomanagement, zonder dat je je organisatiedoelen uit het oog verliest.

Hoe blijf je wendbaar in je strategie en projectkeuzes, vooral als je middelen beperkt zijn? Dat is waar agile portfoliomanagement om de hoek komt kijken.

Wat is agile portfoliomanagement?

Agile portfoliomanagement lijkt op het eerste gezicht misschien een ingewikkelde term. Toch is het in de kern niet zo anders dan gewoon portfoliomanagement. Er worden nog steeds keuzes gemaakt over welke projecten er wel en niet opgepakt worden. ‘Het verschil zit hem erin dat je bij agile portfoliomanagement uitgaat van de strategische doelen die je wilt bereiken binnen je organisatie, in plaats van de projecten zelf’, vertelt Tycho van de Meent, expert portfoliomanagement bij Mobilee. ‘Op basis van die doelen maak je een lijst van de projecten die hieraan bijdragen, dit bepaalt de volgorde van prioriteit.’

‘Het gaat hierbij niet om de projecten zelf, maar om wat het concreet oplevert, benadrukt Van de Meent. ‘Stel dat je graag beter klantcontact wilt. Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld met een app. Als die vervolgens maar een handjevol downloads heeft, moet je je conclusie kunnen trekken en een andere manier gaan zoeken om voor beter klantcontact te zorgen, want deze manier spreekt je klanten blijkbaar niet voldoende aan.’

Agile portfoliomanagement gaat uit van kort cyclisch werken, waarbij je regelmatig (bijvoorbeeld elk kwartaal) prioriteert en bijstuurt. Hierbij houd je rekening met veranderende omstandigheden en voortschrijdend inzicht. ‘Doordat je regelmatig bijstuurt, doet het minder pijn om afscheid te nemen van eerdere plannen.’

Voordelen van agile portfoliomanagement

De overstap naar agile portfoliomanagement brengt vele voordelen met zich mee. De allerbelangrijkste is flexibiliteit. Door de agile werkwijze kun je veel beter inspelen op onverwachte situaties. Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe trend waar veel geld mee te verdienen valt en nieuwe technologie zoals kunstmatige intelligentie, maar ook aan een crisis.

‘Wanneer er onverwachts een nieuw doel komt dat voorrang krijgt op de planning, moet het project met de minste prioriteit automatisch afvallen’, stelt Van de Meent. ‘Het is hierbij heel belangrijk om inzichtelijk maken wat het betekent als we zeggen dat iets nu prioriteit heeft. Wat valt er dan af? Dat gesprek moet je durven aangaan,’ legt hij uit.

Het gaat er dus niet om alle plannen overboord te gooien, maar juist om te kunnen schakelen en prioriteiten te stellen. ‘Ons advies is vooral niet steeds van deadline naar deadline te gaan, maar om ook verder naar de toekomst te blijven kijken. Probeer wendbaar te zijn, maar houdt ook de strategische doelen van je organisatie in het oog.’

Besluitvorming lager in de organisatie

‘Een ander voordeel van agile portfoliomanagement is de toegenomen transparantie in hoe beslissingen worden genomen. Dit helpt iedereen binnen de organisatie te begrijpen waarom bepaalde projecten prioriteit hebben’, legt hij uit.

Als agile portfoliomanagement goed georganiseerd is, worden beslissingen zo laag mogelijk in de organisatie genomen. ‘Het zorgt ook dat beslissingen sneller vallen. In de praktijk zie ik, doordat vertegenwoordigers van verschillende onderdelen elkaars doelen en deadlines scherp hebben, dat ze in het prioriteringsproces bereid zijn een pas op de plaats te maken wanneer de ander echt even de aanspraak moet maken op bepaalde teams of resources.’

Tot slot zorgt agile portfoliomanagement ervoor dat de haalbaarheid ook beter in beeld is bij het maken van prioritering en planning, doordat je besluitvorming lager in de organisatie belegd. Je kunt dus een stuk realistischer zijn in je doelen.

Beginnen met agile portfoliomanagement

Veel organisaties hebben de sprong naar agile al wel gemaakt op de IT-afdeling, maar nog niet in de rest van de organisatie. ‘Als de hele organisatie eraan meedoet, pluk je 100% de vruchten van agile werken. Anders sluiten de doelen niet goed op elkaar aan’, vertelt Van de Meent.

Hij ziet bij klanten regelmatig een mismatch tussen langetermijnplannen en de agile werkwijze. ‘Sommige bedrijfsonderdelen stellen dan per vijf jaar doelen, terwijl de oplevering elke twee weken gaat. Dit zorgt voor onbegrip, daar moet je dan een brug tussen zien te slaan.’

Wil je aan de slag met agile portfoliomanagement? Om portfoliomanagement in te richten of wendbaarder te maken, loop je in volgorde deze drie stappen na om te zien waar je grootste gaps zitten en hier actie op te ondernemen:

1. Portfolio-definitie

In dit onderdeel bepaal je welke initiatieven passen bij de strategische doelen van je organisatie en welke acties prioriteit hebben. ‘Je vraagt je hierbij af: zijn we in staat snel genoeg initiatieven te formuleren om onze strategie in te vullen? Hebben we scherp of we met onze lopende initiatieven onze doelen echt bereiken? Zijn we in staat onze initiatieven op te knippen in kleinere stukjes die in korte tijd gerealiseerd en getoetst kunnen worden?’

2. Governance

‘Hier beleggen we besluitvorming zo laag mogelijk in de organisatie. Zijn daar de juiste onderdelen ingevuld? Waarnaar moeten ze escaleren als ze op hun niveau er niet uitkomen?’

3. Executie

Het laatste onderdeel gaat over het effectief leiden en monitoren van projecten, zodat ze bijdragen aan de strategische doelen. De voortgang geeft ook weer feedback om bij te sturen op deze doelen. ‘Wordt agile werken goed toegepast? Zien we dat we sneller deelresultaten bereiken waarmee we onze organisatie verder helpen? Vindt de stand van de voortgang zijn weg weer naar het prioriteringsproces? Als we een eerste ronde verbeteringen hebben gedaan, doorlopen we weer de onderdelen, om zo steeds verder te finetunen.’ Zo ben je weer terug bij ‘Portfolio-definitie’. Dit is een continu proces.’

Van de Meent benadrukt dat de overstap naar agile portfoliomanagement geen radicale verandering is, maar juist een aanpassing van bestaande processen is. ‘Begin klein en probeer het uit binnen een deel van je organisatie. Zo kun je stap voor stap de wendbaarheid in je organisatie verhogen.’