Sommige gevolgen merk je pas als er iets misgaat. Andere sluipen ongemerkt je dagelijkse bedrijfsvoering binnen, waardoor je nauwelijks nog stilstaat bij wat ze je bedrijf kosten. Hoog tijd om daar eens verandering in te brengen!
In dit artikel brengen we samen met experts van Vodafone Business de vaak onzichtbare gevolgen van versnipperde IT in kaart. Daarnaast lees je hoe MKB Business ICT van Vodafone Business helpt om de impact op je bedrijfsvoering te beperken.
Versnipperde IT kost je meer dan je denkt
Versnipperde IT ontstaat wanneer een bedrijf verschillende systemen, applicaties en leveranciers gebruikt die niet goed op elkaar zijn afgestemd. Daardoor ontbreekt vaak het overzicht en wordt het lastiger om de IT-omgeving efficiënt en veilig te beheren.
Emma Markus, accountmanager bij Vodafone Business, ziet dit regelmatig gebeuren bij groeiende bedrijven. “Klanten hebben vaak allemaal losse puzzelstukjes: een externe IT-partij voor de werkplek, verschillende providers voor mobiel, Microsoft-licenties die los lopen.”
Al die losse systemen en leveranciers kosten je mogelijk meer dan de bedragen die maandelijks op je IT-facturen staan. De gevolgen merk je niet alleen in je portemonnee, maar ook in je dagelijkse bedrijfsvoering. Denk aan productiviteitsverlies, onnodige IT-kosten, beveiligingsrisico’s en storingen die langer duren dan nodig.
Vier gevolgen die je makkelijk over het hoofd ziet
1. Medewerkers verliezen ongemerkt productieve uren
Ogenschijnlijk kleine problemen kunnen bij elkaar opgeteld voor flink wat productiviteitsverlies zorgen. Neem een nieuwe medewerker die tijdens de eerste werkdagen nog geen toegang heeft tot alle benodigde systemen, omdat accounts en toegangsrechten afzonderlijk geregeld moeten worden.
Markus herkent dit probleem bij nieuwe klanten. “Vaak is niet alles direct beschikbaar, waardoor een nieuwe collega niet meteen volledig kan starten.”
Ondertussen is de collega die verantwoordelijk is voor het inwerken extra tijd kwijt aan het regelen van de toegang, terwijl de nieuwe medewerker nog niet volledig aan de slag kan. Gebeurt dit bij iedere nieuwe medewerker, dan tikt het aantal verloren uren al snel aan.
Dit is nog maar één voorbeeld van hoe versnipperde IT de productiviteit van je bedrijf kan beïnvloeden. Denk ook aan medewerkers die bij een IT-probleem van de ene leverancier naar de andere worden doorverwezen, omdat niet duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de oplossing.
2. Je betaalt mogelijk voor meer dan je nodig hebt
Als je bedrijf snel groeit, kun je in korte tijd meerdere IT-oplossingen hebben aangeschaft. Als teams vervolgens zelfstandig nieuwe systemen en diensten afnemen en niemand het totaaloverzicht bewaakt, wordt het steeds lastiger om te zien welke diensten je precies afneemt en waarvoor je betaalt. Hierdoor kunnen ongemerkt extra kosten ontstaan.
Misschien betaal je voor softwarelicenties die niemand meer gebruikt. Of voor diensten die je ongemerkt bij meerdere leveranciers afneemt. En hoe zit het met die contracten waarvan niemand precies weet wat eronder valt?
Maar de verborgen kosten zitten niet alleen in ongebruikte licenties of overlappende diensten. Het beheer van al die losse onderdelen kan ook behoorlijk wat tijd kosten. Denk aan het controleren van facturen, het bijhouden van contracten en het afstemmen met verschillende leveranciers.
Lees hier hoe je de regie over je IT terugpakt en duidelijke afspraken maakt met je leveranciers.
3. Beveiligingsrisico’s blijven makkelijker buiten beeld
Als verschillende leveranciers verantwoordelijk zijn voor het beheer en de beveiliging van je IT, wordt het lastiger om het overzicht te bewaren.
Neem een medewerker die uit dienst gaat. Zijn of haar toegang tot bedrijfsgegevens moet mogelijk op meerdere plekken worden ingetrokken. Als niet duidelijk is wie daarvoor verantwoordelijk is, kan een account onbedoeld actief blijven. Daardoor kan een oud-medewerker nog steeds bij gevoelige bedrijfsinformatie.
Volgens Markus vinden veel ondernemers het lastig om in te schatten of hun beveiliging op orde is. “Ze vragen zich af of ze het wel goed geregeld hebben. Maar de kennis om te beoordelen of hun beveiliging op orde is, ontbreekt vaak: een ondernemer is met zijn bedrijf bezig, niet met beveiligingsbeleid.”
De gevolgen kunnen groot zijn. Een vergeten account kan bijvoorbeeld leiden tot een datalek, met financiële schade en reputatieschade tot gevolg. En bij een ernstig cyberincident kan zelfs de continuïteit van je bedrijf in gevaar komen.
Joep Kremer, cybersecuritydirecteur bij Vodafone Business, waarschuwt: “Je kunt een verzekeraar hebben en je krijgt je geld wel, maar je bedrijf kan failliet gaan doordat je niet door kunt.”
4. Een storing kan langer doorwerken dan nodig
Een storing is op zichzelf al vervelend genoeg. Maar als je IT over verschillende leveranciers is verdeeld, kan het ook nog eens extra tijd kosten om het probleem op te lossen.
Stel dat medewerkers ineens niet meer bij hun bestanden kunnen. Je kunt je dan afvragen: ligt het aan de internetverbinding, Microsoft 365 of de inrichting van hun digitale werkplek? En welke leverancier moet ik hiervoor inschakelen?
Terwijl jij probeert te achterhalen waar het misgaat, ligt het werk ondertussen stil of loopt het vertraging op. Dat kan ook gevolgen hebben voor je klanten, bijvoorbeeld wanneer je opdrachten niet op tijd kunt afronden of belangrijke informatie niet kunt aanleveren. Zo kan een relatief kleine storing uitgroeien tot een probleem met grotere gevolgen voor je bedrijfsvoering.
Inspectiebedrijf Holland Testing Technics (HTT) werkte voorheen met verschillende leveranciers voor IT, mobiele telefonie en internet. Volgens mede-eigenaar Ruben Geervliet paste dat niet meer bij de groeiambities van het bedrijf. “Als je groter wordt, kun je niet afhankelijk blijven van losse afspraken en losse leveranciers.”
HTT koos daarom voor MKB Business ICT van Vodafone Business, met centraal beheer van de digitale werkplekken en één duidelijk aanspreekpunt. “Ik hoef niet overal meer zelf tussen te zitten. Als er iets is, weten we waar we moeten zijn”, aldus Geervliet.
Van versnippering naar samenhang
Zolang alles werkt, lijkt versnipperde IT misschien geen groot probleem. Maar zoals je ziet, kunnen de gevolgen zich op allerlei manieren opstapelen. Door het beheer van je digitale werkplekken centraal te organiseren, krijg je meer overzicht over apparaten, accounts en toegangsrechten. Dat helpt om onnodige kosten, beveiligingsrisico’s en vertragingen te beperken.
Met MKB Business ICT van Vodafone Business worden Microsoft 365-werkplekken centraal ingericht, beheerd en beveiligd. Denk aan het regelen van accounts en toegangsrechten, de technische onboarding van nieuwe medewerkers en het beheren van beveiligingsinstellingen.
Afhankelijk van het gekozen pakket kun je ook het beheer en de beveiliging van laptops en mobiele apparaten onderbrengen bij Vodafone Business.
Bekijk wat MKB Business ICT voor jouw bedrijf kan betekenen
Dit artikel wordt u aangeboden door
Vodafone Business
Vodafone Business heeft alles in huis om jouw bedrijf digitaal op weg te helpen.
Naar partner
