In dit artikel ontdek je hoe je de regie over je IT terugpakt: door één verantwoordelijke aan te wijzen, duidelijke afspraken met leveranciers te maken, afhankelijkheden in kaart te brengen en je IT regelmatig te evalueren. Daarnaast lees je hoe MKB Business ICT van Vodafone Business helpt om meer overzicht te krijgen in het beheer van je digitale werkplekken.
Steeds meer systemen, steeds minder overzicht
Als mkb-bedrijf begin je vaak met een paar medewerkers en een overzichtelijke digitale omgeving. Met Microsoft 365 voor e-mail en documenten en een boekhoudprogramma voor de administratie kom je vaak al een heel eind.
Naarmate je onderneming groeit, veranderen ook je IT-behoeften. Je schaft een nieuwe applicatie aan, schakelt een extra leverancier in en voor je het weet heb je allerlei losse oplossingen bij elkaar verzameld.
Zolang alles goed werkt, lijkt er weinig aan de hand. Maar zodra er een storing ontstaat die meerdere systemen raakt, blijkt het ineens lastig om te achterhalen waar het probleem zit en wie het moet oplossen. Ondertussen kunnen medewerkers niet verder en loopt het dagelijkse werk vertraging op.
‘Klanten hebben vaak allemaal losse puzzelstukjes’
Emma Markus, accountmanager bij Vodafone Business, ziet regelmatig hoe groeiende bedrijven het overzicht over hun IT kwijtraken. “Klanten hebben vaak allemaal losse puzzelstukjes: een externe IT-partij voor de werkplek, verschillende providers voor mobiel, Microsoft-licenties die los lopen.”
Zo was ook bij Holland Testing Technics (HTT) de IT over verschillende leveranciers verdeeld. Het inspectiebedrijf had aparte partijen voor de digitale werkplekken, mobiele telefonie en internet. Maar wat er precies onder de dienstverlening van al die partijen viel, was voor mededirecteur Ruben Geervliet niet altijd duidelijk. Daarom koos HTT voor de veilig beheerde digitale werkplekken van Vodafone Business.
Zo houd je als groeiend bedrijf grip op je IT
Wanneer je de regie over IT wilt behouden, moet je dus verder kijken dan de afzonderlijke systemen en leveranciers. De volgende vier aandachtspunten helpen je om ook bij groei het overzicht te bewaren.
1. Besteed je IT uit, houd dan zelf de regie
Je kunt het beheer van je digitale werkplekken, internetverbinding en andere IT-diensten prima uitbesteden. Maar daarmee is nog niet automatisch geregeld wie het overzicht over de totale IT-omgeving houdt.
Want wie bepaalt welke oplossingen je bedrijf nodig heeft? Wie bewaakt of die oplossingen nog aansluiten op je bedrijfsdoelen? En wie zorgt dat leveranciers samenwerken als er iets misgaat?
Bij grote bedrijven ligt die verantwoordelijkheid vaak bij een interne IT-afdeling. Als mkb-bedrijf hoef je echt niet meteen een aparte IT-afdeling op te zetten. Je kunt die verantwoordelijkheid bijvoorbeeld bij de ondernemer zelf of een operationeel verantwoordelijke neerleggen. Het belangrijkste is dat duidelijk is wie de IT-beslissingen neemt, contact houdt met leveranciers en het overzicht bewaakt.
2. Maak duidelijke afspraken met je IT-leveranciers
Begin met het in kaart brengen van alle systemen en leveranciers waarmee je werkt. Welke diensten neem je bij wie af? Welke afspraken liggen er al vast? En wie is waarvoor verantwoordelijk?
Controleer vervolgens of die afspraken duidelijk en volledig zijn:
- Wie voert updates uit?
- Wie is verantwoordelijk voor de beveiliging?
- En bij wie kun je terecht als er iets misgaat?
Leg vast wat iedere leverancier doet en wat je zelf moet regelen. Spreek ook af wie actie onderneemt bij storingen, hoe snel een leverancier moet reageren en wat er gebeurt als een probleem meerdere partijen raakt.
Met MKB Business ICT kun je het beheer en de beveiliging van je Microsoft 365-werkplekken uitbesteden aan Vodafone Business. Van de inrichting tot het onderhoud en de ondersteuning: je hoeft minder zelf te regelen en hebt één aanspreekpunt voor het werkplekbeheer.
Afhankelijk van het gekozen pakket kun je ook het beheer en de beveiliging van apparaten, zoals laptops en mobiele telefoons, bij Vodafone Business onderbrengen. Zelf blijf je verantwoordelijk voor het overzicht over je totale IT-omgeving en de afstemming met eventuele andere leveranciers.
Omdat HTT koos voor de veilig beheerde digitale werkplek van Vodafone Business, heeft het bedrijf voor zijn digitale werkplekken nu één duidelijk aanspreekpunt. “Ik hoef niet overal meer zelf tussen te zitten. Als er iets is, weten we waar we moeten zijn”, vertelt Geervliet.
3. Breng afhankelijkheden en kwetsbaarheden in kaart
Als je met iedere IT-leverancier duidelijke afspraken hebt gemaakt, betekent dat nog niet dat je IT-omgeving als geheel goed functioneert. De verschillende systemen en diensten moeten namelijk ook goed op elkaar aansluiten. Breng daarom in kaart welke onderdelen van elkaar afhankelijk zijn en waar de kwetsbaarheden zitten:
- Wat gebeurt er als een belangrijk systeem uitvalt?
- Kunnen medewerkers dan nog verder werken?
- En welke maatregelen kun je nemen om de gevolgen te beperken?
Bij HTT kwam tijdens gesprekken met Vodafone Business bijvoorbeeld naar voren dat het bedrijf geen reserveverbinding had voor het geval het vaste internet uitviel. Vodafone stelde daarom een 4G-back-up voor. Valt de vaste verbinding weg, dan schakelt de internetverbinding automatisch over op het mobiele netwerk.
Voor Geervliet, die regelmatig in het buitenland zit, is die extra zekerheid belangrijk. “Als ik twee weken in het buitenland zit, moet de rest gewoon door kunnen.”
4. Controleer regelmatig of je IT nog bij je bedrijf past
Ook als je je IT vandaag helemaal op orde hebt, kan de situatie over een jaar alweer anders zijn. Misschien neem je nieuwe medewerkers aan, ga je andere software gebruiken of verandert de manier waarop je bedrijf werkt. Zulke ontwikkelingen stellen ook nieuwe eisen aan je IT.
Plan daarom regelmatig een moment in om je IT-omgeving tegen het licht te houden. Controleer welke systemen en diensten je nog gebruikt, of ze goed op elkaar aansluiten en of de afspraken met leveranciers nog actueel zijn. Kijk ook of er nieuwe risico’s zijn ontstaan.
Betrek je IT-leveranciers vooral bij die gesprekken. Zij kunnen meedenken over wat er nodig is om je digitale omgeving veilig en overzichtelijk te houden, ook als je bedrijf groeit.
Voor HTT speelde de toekomstige groei ook een belangrijke rol bij het beter organiseren van de IT. Zoals Geervliet het verwoordt: “We willen gewoon doorgroeien naar een volgend niveau. En dan wil je dat dit soort dingen goed geregeld is.”
Pak de regie over je IT terug
Grip houden op je IT begint met overzicht. Wijs iemand aan die de regie bewaakt, weet welke systemen en leveranciers je gebruikt, maak duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden en controleer regelmatig of alles nog aansluit op je bedrijf.
Dat betekent gelukkig niet dat je alles zelf hoeft te doen. Met MKB Business ICT van Vodafone Business kun je het dagelijkse beheer van je Microsoft 365-werkplekken uitbesteden. Zo houd je zelf de regie, zonder alles zelf te hoeven regelen.
Bekijk wat MKB Business ICT voor jouw bedrijf kan betekenen
Dit artikel wordt u aangeboden door
Vodafone Business
Vodafone Business heeft alles in huis om jouw bedrijf digitaal op weg te helpen. Van vast internet & wifi, cloud telefonie tot IoT, 5G en beveiligingsoplossingen. Ook adviseert Vodafone Business dagelijks bedrijven hoe zij slimme oplossingen kunnen gebruiken om van elke locatie effectief te kunnen werken.
Meer info
