Hybride teams zijn in opkomst, zo ga je daarmee om

Veel organisaties hebben er de afgelopen jaren bewust voor gekozen online (thuis)werken te stimuleren. Niet alleen om hun kosten en CO2-uitstoot terug te brengen, maar ook omdat de nieuwe generatie deze flexibiliteit verwacht. Veel werknemers beschouwen de mogelijkheid om één of meerdere dagen vanuit huis te werken als belangrijke arbeidsvoorwaarde.

Bedrijven waar op afstand werken voorheen niet werd toegestaan, zijn door de coronacrisis gedwongen dit alsnog te faciliteren. En zelfs wanneer de crisis voorbij is, zal een zekere mate van thuis of op afstand werken de norm blijven. De dagen dat iedere medewerker altijd op kantoor en soms zelfs in dezelfde kamer zat, lijken daarmee definitief voorbij.

Hybride werken het nieuwe normaal?

Of thuiswerken na de coronacrisis echt het nieuwe normaal wordt, is lastig te voorspellen. Wel geven veel werknemers aan dat het thuiswerken dusdanig goed bevalt, dat ze dit ook op de lange termijn willen blijven doen. En steeds meer werkgevers zien er ook de voordelen van in.

Grote kans dus dat hybride werken de norm wordt. Dat betekent dat werknemers deels thuiswerken en deels op kantoor, je team is dus bijna nooit compleet op dezelfde plek. Dat vereist een andere manier van leidinggeven. Zo ga je daar slim mee om.

Inlevingsvermogen en flexibiliteit nodig

Allereerst is het de kunst om als leidinggevende op een goede manier met de verschillende behoeften van medewerkers om te gaan en tegelijkertijd iedereen eerlijk te behandelen. Dat vereist inlevingsvermogen én flexibiliteit, want de omstandigheden kunnen snel veranderen.

Leidinggeven aan een team dat deels op afstand en deels op kantoor werkt, levert uitdagingen op. Er kunnen gevoelens ontstaan van ‘zij versus wij’ en problemen op het gebied van communicatie, betrokkenheid en coördinatie. De onzekerheid over het verloop van de crisis levert extra zorgen en stress op.

Daarom is het extra belangrijk om een luisterend oor te bieden en geduldig te blijven. Voer regelmatig één-op-één-gesprekken met collega’s die (deels) op afstand werken om op de hoogte te blijven van hun werkzaamheden en zorgen.

Als je weet waar ze tegenaan lopen, kun je ze beter ondersteunen om het beste uit zichzelf te halen. Hun omstandigheden zijn sinds het begin van de crisis waarschijnlijk veranderd, dus een wekelijkse check-in is geen overbodige luxe.

Angsten en emoties

Houd er rekening mee dat sommige medewerkers het gevoel kunnen hebben dat thuiswerken ze op professioneel vlak benadeelt. Pas op dat uit het oog, niet ook uit het hart wordt.

Anderzijds is het mogelijk dat mensen angstig of boos worden als ze op een gegeven moment verplicht worden om weer terug te keren naar kantoor. Bied ze de ruimte om dit soort bezwaren te uiten en laat weten dat je gecommitteerd bent om voor iedereen een werkbare oplossing te vinden.

Duidelijke werkwijzen en doelen

Persoonlijke aandacht is een eerste stap om hybride teams succesvol te laten samenwerken. In de gesprekken zul je merken dat er een grotere behoefte is aan duidelijkheid, bijvoorbeeld over de werkwijze en gemeenschappelijke doelen.

Wanneer en hoe vindt de communicatie plaats? En welke middelen worden daarvoor gebruikt? Korte statusupdates kunnen prima via e-mail of chat. Streef je inclusiviteit na, dan is het verstandig om teamvergaderingen volledig online te laten plaatsvinden. Zelfs als sommige leden van je team op kantoor zijn.

Duidelijkheid scheppen

Een ander middel om de betrokkenheid van je team te verhogen, is een wekelijkse kick-off waar de belangrijkste werkzaamheden van die week worden besproken en geprioriteerd. Dat schept duidelijkheid en biedt teamleden meteen de mogelijkheid om hulp te vragen of juist aan te bieden.

Wees scherp op de (onbedoelde) uitsluiting van collega’s die thuiswerken. Ontstaat op kantoor een spontane meeting, dan kan het zinvol zijn iemand die extern werkt telefonisch bij het overleg te betrekken.

Maak heldere afspraken over de werktijden. Wie vanuit huis werkt, wenst misschien de vrijheid om zijn uren zelf in te delen, terwijl mensen op kantoor meer behoefte hebben aan structuur. Samen moet je erachter komen wat de beste manier van werken is. In sommige gevallen betekent dat compromissen sluiten.

Maak het leuk

Vergeet tot slot niet het belang van samen lol hebben. Zelfs in tijden dat het lastig is om elkaar fysiek te treffen, kun je informele momenten plannen om elkaar te zien en spreken over zaken die niet betrekking op werk hebben.

Ga virtueel met elkaar borrelen of start een boeken- of filmclubje. Dat zal ongetwijfeld bijdragen aan een gevoel van gemeenschap en verbondenheid, en uiteindelijk aan het succes van je team.