Hoe motiveer ik mijn team om beter, sneller en efficiënter te werken?

Of je nu een start-up met tien medewerkers hebt of werkzaam bent bij een multinational en honderd man aanstuurt, een team leiden is geen gemakkelijke opgave. Bij veel organisaties wordt er momenteel langdurig veel van medewerkers gevraagd. Bijvoorbeeld omdat de organisatie harder groeit dan het personeelsbestand, er weer een reorganisatie heeft plaatsgevonden of omdat het lastig is om geschikt personeel te vinden. In dergelijke situaties is de rek er op een gegeven moment wel uit bij medewerkers.

Bovendien heb je te maken met verschillende persoonlijkheden, kennisniveaus, ervaringen en dromen. Aan jou de taak om de juiste mensen bij elkaar te zetten, zodat hun talenten zo goed mogelijk tot hun recht komen. Zodat iedere medewerker in de organisatie op zijn plek én in zijn kracht zit. Slaag je daar onvoldoende in, dan liggen miscommunicatie, conflicten en uiteindelijk een lagere productiviteit op de loer.

Tips om je medewerkers structureel beter, sneller en efficiënter te laten werken, zonder dat ze gedemotiveerd raken:

1. Inzetten op een schone lei versus coaching

Een team leiden is mensenwerk. Wanneer het vastloopt, kun je niet zoals bij een computer het probleem oplossen met een herstart. Je kunt afscheid nemen van de medewerkers die ongemotiveerd en/of ontevreden zijn en met een schone lei beginnen. Werving en selectie van nieuwe mensen kost echter ook tijd en brengt veel onrust met zich mee. Bovendien moet nog maar blijken of een herstructurering uiteindelijk echt succesvol is.

Wil je minder rigoureus te werken gaan, dan kun je middels coaching proberen de prestaties van je team te verbeteren. Een externe coach kan medewerkers motiveren, maar vaak is het veel effectiever om zélf je medewerkers te inspireren. Doe je best om achter de drijfveren van je team te komen. Ben je in staat om hen te helpen bereiken wat ze willen, dan zullen ze voor je door het vuur gaan.

2. Passende arbeidsvoorwaarden bieden

Natuurlijk moeten de ‘hygiënefactoren’ binnen de organisatie goed geregeld zijn. Denk aan passende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, een prettige werkomgeving en goed contact met collega’s en leidinggevenden. Het zijn minimale basisvoorwaarden om je medewerkers gemotiveerd en enthousiast te krijgen en houden.

3. Intrinsieke motivatie aanboren

In zijn boek Drive: the surprising truth about what motivates us onderscheidt Daniel Pink drie pijlers voor intrinsieke motivatie. Als je die motivatie bij je medewerkers weet aan te boren, zul je zien dat ze (weer) echt als een succesvol team aan de slag gaan.

Autonomie

De eerste is autonomie, wat draait om zelf keuzes kunnen maken. Het gaat niet zozeer over volledige onafhankelijkheid van anderen. Autonomie kun je geven door mensen hun eigen tijd te laten indelen, te laten kiezen welke taken ze uitvoeren en hoe ze dat doen. Ook van belang is om ze – tot op zekere hoogte – de mogelijkheid te geven zelf te bepalen met wie ze werken.

Wie meer autonomie ervaart, is meer betrokken en eerder bereid zich verder te ontwikkelen. Een autonome medewerker wil de juiste ervaringen opdoen en competenties ontwikkelen om nóg beter in zijn werk te worden. Uiteindelijk draagt dat bij aan de tweede pijler: meesterschap.

Meesterschap

Als leider van je team ben je ervoor verantwoordelijk dat je mensen op de juiste manier worden gefaciliteerd, zodat ze de ruimte hebben om te groeien. Beloon goed gedrag door medewerkers te laten inzien dat ze goed bezig zijn en de mogelijkheid hebben om iets te bereiken. Daar plukt uiteindelijk iedereen de vruchten van.

Zingeving

Zingeving is de derde pijler die bijdraagt aan een intrinsiek gemotiveerde medewerker die bereid is om dat stapje extra te zetten. Wie het gevoel heeft dat wat hij doet geen betekenis heeft voor anderen, zal langzaam maar zeker gedemotiveerd raken.

Maak daarom inzichtelijk hoe het werk van je team bijdraagt aan de doelen en strategie van de organisatie. Ga met medewerkers in gesprek om te kijken hoe hun visie, dromen en drijfveren (kunnen) matchen met de doelen, visie en het belang van de organisatie.

4. Continu optimaliseren

Hoe beter al deze zaken met elkaar in overeenstemming zijn, des te gemotiveerder het team is om samen aan gemeenschappelijke doelen te werken. Vervolgens kun je gaan kijken naar het optimaliseren van randvoorwaarden, zodat je team niet alleen gemotiveerd maar ook gefocust blijft.

Evalueer bijvoorbeeld hoe binnen je team vergaderd wordt. Wellicht kun je efficiënter werken door bepaalde meetings te vervangen door een (status) update per mail. Voor het delen van informatie of ideeën is een meeting niet altijd het beste communicatiemiddel. Is het toch handig om elkaar te spreken, zorg dan in ieder geval voor een agenda en een notulist en bepaal na afloop concrete actiepunten. Daarmee kun je vervolgens weer het werk prioriteren en zorgen dat taken daadwerkelijk bijdragen aan de gestelde doelen.

Het lijkt in het begin wellicht wat overweldigend, maar onthoud dat het verbeteren van teamprestaties een continu proces is. Geef jezelf en je team de tijd en probeer stapsgewijs uit welke manieren en tools in jouw situatie bijdragen aan de motivatie en efficiëntie.