Deze ‘opgelost’ komt uit MT06 2016
Organisatie: RAI Amsterdam
Uitdaging: duizend flexkrachten engageren
Oplosser: In Person
Het beurzen- en congresseizoen barst spoedig los. Dat betekent voor RAI Amsterdam: een grote behoefte aan opbouwkrachten, beveiligers, cateringmedewerkers en verkeersregelaars. Een flexpool, gevuld met 4.000 namen, maakt het allemaal mogelijk. ‘Zo’n 35 procent van onze arbeidsbehoefte vullen wij flexibel in. We kunnen echt niet zonder hen’, zegt ‘manager flexmanagement’ Vincent Elsing.
Erbij horen
De flexkrachten beginnen hun werk doorgaans in de vroegere linnenkamer van het evenementenbedrijf – tegenwoordig het ‘Hospitality Crew Centre’ genoemd. Het is het epicentrum van alle tijdelijke arbeid die op het complex een beurs of congres mogelijk maakt. Al die medewerkers regelen is nog niet eens de grootste uitdaging, stelt Elsing. Wat hij vooral wil, is dat RAI Amsterdam zijn flexkrachten intensiever aan zich bindt, of zoals hij het noemt: ‘erbij laat horen’.
Sinds april dit jaar wordt Elsing daarbij geholpen door HR-partner In Person. Als voorkeursleverancier moet het bureau RAI Amsterdam niet alleen helpen aan voldoende flexkrachten en payrollkrachten, In Person moet het bedrijf ook vooruit helpen in een betere organisatie van de flexbehoefte en procesvernieuwing. Cruciaal daarin is het engagement van de uitzendkrachten. Elsing noemt ze zelfs liever niet eens zo: ‘Als je ze als uitzendkracht betitelt, komen ze nooit verder in de organisatie. Hier zijn flexkrachten gewoon collega’s.’
Gastvrijheid
Het is die op de persoon gerichte insteek die Elsing ook terugziet bij In Person. Met zijn dochterlabel 68 Degrees heeft het bedrijf bovendien veel expertise opgebouwd in de hospitality-sector. Dat blijkt in de praktijk.’ De consultants van In Person zijn op locatie aanwezig, lopen bij alle briefings van flexkrachten mee en onderhouden het contact. Belangrijk, stelt Elsing: ‘Aandacht wordt namelijk al gauw onderschat.’
Al even belangrijk, zegt hij, is de interactie tussen de voorkeursleverancier en de specialistische detacheringsbedrijven die de RAI inschakelt voor onder meer de beveiligingsstaf en de gediplomeerde koks. ‘De onderlinge samenwerking tussen alle flexpartners en onze organisatie is een grote uitdaging. Als onze totale inhuur verbeteren een gezamenlijk doel wordt, bereiken we veel meer.’
‘Als onze inhuur verbeteren een gezamenlijk doel wordt, bereiken we veel meer’
Elsing hoopt dat de expertise van In Person in de gastvrijheidsbranche overslaat op alle medewerkers in de organisatie – vast én flexibel. ‘RAI Amsterdam is een hospitalitybedrijf pur sang. Of je nu in de bediening staat of niet, de taal van gastvrijheid spreken en de etiquette kennen is belangrijk voor het product dat wij leveren. Onze gast moet een beleving krijgen die hem bijblijft. Dat vraagt om de aandacht en een persoonlijke investering van al onze mensen.’
Barista worden?
Omdat de flexkrachten collega’s zijn, wil Elsing hen ook de kans bieden om carrière te maken bij de RAI Amsterdam. Daarvoor investeert het bedrijf in zijn flexkrachten met trainingen. Elsing kijkt nu – samen met In Person – hoe de trainingsmogelijkheden voor flexkrachten uit te breiden. ‘Samen zetten we bijvoorbeeld hospitalitytrainingen op. Ook ontwikkelen we training in upselling, opleidingen voor barista, en terrastrainingen.’ Sommige trajecten zijn gebaseerd op e-learningprogramma’s, in combinatie met praktische oefeningen op de werkvloer.
Uiteindelijk moet de relatie met In Person ook leiden tot innovatie van het inhuurproces en van de invulling van de totale arbeidsbehoefte van de organisatie. Elsing: ‘Hoe RAI Amsterdam in de toekomst eruitziet, weet ik nog niet. Mogelijk worden we nóg flexibeler, mogelijk werken we straks juist meer met vaste werknemers. Ik durf het niet te zeggen. Maar één ding weet ik wel zeker: in elk geval worden we zeker innovatiever en efficiënter. En daar zijn we nu al mee begonnen.’
106.500 vierkante meter
RAI Amsterdam is bekend als organisator van beurzen en evenementen, maar is daarnaast ook een groot hospitality-bedrijf, met 106.500 vierkante meter ruimte tot zijn beschikking. Naast de eigen beurzen – waarvan de HISWA, de Huishoudbeurs en de Horecava de bekendste zijn – is de jaaragenda 10 maanden lang gevuld met allerlei congressen van wereldwijde vakgenoten die elkaar in Amsterdam treffen.
In de rubriek opgelost beschrijft de redactie van MT een casestudy van een organisatie of van een van haar klanten.
