5 tips om de productiviteit drastisch te verlagen

Tip 1. Gebruik zoveel mogelijk communicatiesystemen

Niets werkt zo goed voor het verlagen van de productiviteit als het werken met een breed scala aan communicatiesystemen. Je medewerkers mogen dan kiezen hoe ze hun collega’s, partners en klanten benaderen, en hoe ze documenten versturen. De ideale manier om afspraken en bijlagen onvindbaar te maken.

Mike Bakker, Creative Director van The Cue, vindt dit ook een slimme manier om de productiviteit te laten kelderen. ‘Je kunt bijvoorbeeld werken met WhatsApp-groepen, Yammer, Slack, Microsoft Teams, en daarnaast ook veel mailtjes versturen. Als medewerkers dan regelmatig bijlagen versturen met allemaal verschillende versies, is de chaos compleet. Ik zie dan ook regelmatig mensen die twee uur moeten zoeken naar één bestand of bericht.’

Hoe het wel moet
Bij voorkeur gebruik je zo min mogelijk verschillende tools om het overzicht zo goed mogelijk te bewaren. Kies dus met je collega’s één tool, bijvoorbeeld Microsoft Teams. Hier communiceer je met collega’s en deel je documenten. Mailen hoeft dan alleen nog maar met externen buiten je organisatie. Wees strikt wanneer je een methode gekozen hebt, houd het dan ook alleen bij deze tool.

Tip 2. Stem vooral niet af hoe je hybride werkt

Werken jouw medewerkers deels thuis en deels op kantoor? Dat wordt ook wel hybride werken genoemd. Als je een lage productiviteit wilt, moet je vooral niet afstemmen wie waar en wanneer werkt. ‘Als je dit niet bespreekt, kan het maar zo gebeuren dat wanneer jij een dagje op kantoor gaat werken, alle collega’s besluiten thuis te werken’, stelt Bakker. Dat komt de sfeer én de productiviteit natuurlijk niet ten goede.

Slim: als je de agenda volplant met meetings, komt niemand meer aan werken toe.

Lisanne Beijk, General Manager bij The Cue, vult aan dat het ook heel slim kan zijn om medewerkers te verplichten vijf dagen per week naar kantoor te gaan. ‘Dan kun je ervoor zorgen dat iedereen voor één meeting een uur in de file staat!’

Hoe het wel moet
Bespreek met je collega’s waar je wanneer werkt. Afhankelijk van de teamsamenstelling en de verschillende wensen kan het zijn dat jullie vaste kantoordagen afspreken of iedere vrijdag even afstemmen wie komende week op welke dag op kantoor is. Zodat je je collega’s bijvoorbeeld minimaal één dag in de week live ziet.

Tip 3. Maak geen werkafspraken

Werkafspraken maken waar je later op terug kunt vallen is onhandig. ‘Denk bijvoorbeeld aan afspraken over hoe je feedback aanlevert’, vertelt Beijk. ‘De ene medewerker gebruikt track changes, de ander verwerkt het in de tekst en de volgende voegt alleen opmerkingen toe in de kantlijn.’ Bakker vult aan: ‘Wat voor het ene team werkt, werkt voor het andere niet. Maak dus zeker geen afspraken die aansluiten bij de wensen van de teamleden zelf’.

Schenk ook vooral geen aandacht aan sociale hygiëne, ‘Als je hybride en digitaal overlegt, kan de microfoon best aanblijven in een rumoerige omgeving’, vertelt Bakker. ‘Zorg verder dat de agenda onvindbaar is en dat onderwerpen aan de agenda toevoegen al helemaal niet te doen is. Dan heb je de garantie dat je meetings ten minste niet soepel verlopen.’

Hoe het wel moet
Ga met je team in gesprek: wat is voor iedereen de meest werkbare manier om feedback aan te leveren én te ontvangen? Wat is de sociale hygiëne bij meetings? Let wel: houd de afspraken duidelijk én beknopt. Het zou bij wijze van op één A4-tje moeten passen dat je makkelijk deelt en af en toe erbij kunt pakken als iedereen weer teveel zijn eigen ding doet.

Tip 4: Sla documenten altijd lokaal op

Als je documenten opslaat in de cloud, kan iedereen er altijd overal bij. Dat moet je natuurlijk niet willen. Sla documenten daarom altijd lokaal op. ‘Bijvoorbeeld op het bureaublad van je eigen PC’, vertelt Beijk. ‘Als je dan de volgende dag vrij bent, kan niemand meer bij de documenten of je moet worden lastiggevallen omdat je collega ‘s graag verder werken in het document.’

Gaat een laptop of pc onverhoopt stuk? Dan moet deze vaak gereset worden. ‘Dan is het helemaal praktisch als alles lokaal opgeslagen is, het wordt dan meteen verwijderd’, stelt Beijk.

Hoe het wel moet
Gebruik één (online) methode om je documenten op te slaan en zorg dat deze documenten in een map staan waar al je collega’s bij kunnen. Leer jezelf aan dat ook direct te doen, dus niet pas nadat de opdracht is afgerond. Check ook wekelijks je downloadfolder en plaats documenten die daar nog staan alsnog in de juiste online map. Zodra je deze werkwijze eenmaal gewend bent, wil je niet meer anders.

Tip 5: Stel geen reflectiemomenten in

Deze laatste tip is misschien wel het allerbelangrijkst: zorg ervoor dat je vooral operationeel bezig bent. Het kan de productiviteit verhogen als je op een hoger niveau overlegt over wat er beter kan. ‘Geef je teams geen (mentale) ruimte om te bespreken hoe er beter samengewerkt kan worden. Anders loop je het risico dat de productiviteit daadwerkelijk verbetert’, stelt Bakker.

Hoe het wel moet
Plan wekelijks of maandelijks een reflectiemoment in. The Cue heeft bijvoorbeeld eens in de drie weken een teamuurtje, waarbij om de beurt een collega een werkvorm inzet. De ene keer gaat het meer over de teamsamenwerking en de andere keer over meer individuele kwaliteiten.

Bovenstaande situaties lijken voor sommige lezers wellicht onrealistisch. Toch zijn ze niet helemaal uit de lucht gegrepen, The Cue komt dit soort dingen regelmatig in de praktijk tegen. In de whitepaper over productiviteit waarin The Cue haar relevante kennis deelt kun je hier meer over lezen.