Waarom slimme technologie de standaard wordt in het post-corona kantoor

Elke dag tussen 9 en 5 met al je collega’s naar dezelfde plek toe, waar er voor iedereen een eigen werkplek is ingericht. De meeste experts zijn het erover eens dat die tijd niet meer terugkomt. Corona is wat dit betreft een gamechanger. De verwachting is dat werknemers gemiddeld twee tot drie dagen per week vanuit huis blijven werken. Dat bleek onlangs uit een rondgang van Nieuwsuur, die 25 grote werkgevers interviewden. De helft van de ondervraagde bedrijven verwacht de komende jaren dan ook minder kantoorruimte nodig te hebben. Ook de manier waarop dat kantoor is ingericht, gaat veranderen.

Kantoor als ontmoetingsplek

Het onderzoek past naadloos bij de visie die Bas van Moort een paar jaar geleden al hardop uitsprak. Hij is één van de oprichters van Smart Business Concepts, een bedrijf dat slimme oplossingen biedt voor het moderne kantoor. ‘Mensen gaan straks naar hun werk om andere collega’s te ontmoeten, om te kunnen brainstormen en met klanten in gesprek te gaan. Het wordt een soort clubhuis. Mailtjes beantwoorden en werkzaamheden die een hoge mate van concentratie vereisen, doen mensen vanuit huis. Daarvoor hoef je echt niet meer eerst een half uur of langer in de auto te zitten. Kantoortuinen gaan dan ook grotendeels verdwijnen. Die ontwikkeling is eigenlijk al langer gaande, de coronacrisis heeft het allemaal in een stroomversnelling gebracht.’

Thuis een werkplek reserveren

Deze trend betekent ook dat meer werkgevers op zoek gaan naar slimme technologie. Tools waarmee hun medewerkers automatisch laten weten op welke dagen ze naar kantoor komen bijvoorbeeld. Niet voor elke persoon is straks automatisch meer een bureau beschikbaar. ‘Medewerkers hebben een app waarmee ze thuis een werkplek of vergaderruimte kunnen reserveren. Heel simpel, met slechts een paar keer drukken of swipen. Voor werkgevers biedt deze technologie een belangrijk voordeel, ze zien namelijk in één oogopslag hoe het kantoor wordt gebruikt.’

Fikse besparing op stroomkosten

Bezettingsgraad is volgens Van Moort het nieuwe toverwoord. Je wilt als werkgever nu eenmaal zo efficiënt mogelijk met je vierkante meters omgaan en zorgen voor een veilige werkomgeving. ‘Als uit de data blijkt dat een kantoor grote delen van de week maar voor de helft gevuld is bijvoorbeeld, dan kun je ervoor kiezen om af te schalen. Dat bespaart kosten’, aldus Van Moort. En zo is er meer goed nieuws voor de portemonnee van werkgevers. Nu al zijn er bedrijven die sensoren inzetten om de verwarming en het licht te reguleren. Van Moort past het ook op zijn eigen kantoor toe. ‘Deze sensoren zorgen ervoor dat alleen licht brandt op plekken waar mensen zijn. Gaan die weg, dan wordt het licht vanzelf gedimd, tot een procent of 30 procent bijvoorbeeld. Komt er volgens weer iemand binnen, dan gaat het licht langzaam weer aan. Op deze manier besparen we tot 90 procent op onze stroomkosten.’

Plug & play

Naast kosten is vooral gemak de grote drijver achter dit nieuwe werken. Gedoe met inloggen en connectiviteit is straks verleden tijd, weet Van Moort. Zodra een medewerker met z’n laptop een vergaderruimte komt binnenwandelen, herkent de technologie hem of haar als persoon. Met één druk op de knop sluit zo’n medewerker de laptop aan op het grote scherm en kan de videoconference worden gestart. Zo wordt digitaal vergaderen een fluitje van een cent. ‘Van een traditioneel kantoor een slim kantoor maken is minder ingewikkeld dan werkgevers vaak denken. Zolang je maar technologie kiest dat werkt als plug & play. Zo kun je met minimale aanpassingen continu de bezettingsgraad meten, de mate van samenwerking bevorderen en besparen op stroomkosten. Ook wordt het zo voor medewerkers makkelijk om snel de juiste werkplek en vergaderruimtes te reserveren.’