De vijf grootste afleiders op je werkplek, plus de oplossingen

Als startup heb je vaak nog niet de middelen om zaken uit te besteden. Daardoor zijn jij en je medewerkers bezig met zaken die niet bij de kernactiviteiten van je bedrijf horen. Denk bijvoorbeeld aan de administratie, het beantwoorden van vele telefoontjes en het vervangen van lege printcartridges. Door deze afleidingen kun je minder focussen op je werk. Dat gaat ten koste van concentratie, creativiteit en productiviteit.

1.   Luid pratende mensen

Een groot voordeel van de terugkeer naar kantoor, is het feit dat je weer fysiek kunt bijpraten en overleggen met medewerkers en klanten. Toch levert dat ook een uitdaging op: geluidsoverlast. Je kent het wel: ben je net in een ingewikkeld document gedoken, begint een aantal mensen luidkeels te praten over het weekend. Of erger nog: ze gaan tafeltennissen.

Natuurlijk kun je ze vragen om even ergens anders te gaan staan, maar in veel kantoorruimtes is het lastig om aan dit soort geluid te ontsnappen. Het is slimmer om een noise-cancelling koptelefoon aan te schaffen. Zo kun je overal rustig werken: op kantoor, thuis of op een flexwerkplek.

Tip: Richt speciale stilteruimtes in waar rustig gewerkt kan worden. Spreek af dat dit geen vergaderruimtes zijn, anders zal de vergadering in veel gevallen voorrang krijgen.

2.    Afleiding door je telefoon

Zeg eens eerlijk, hoe vaak kijk jij op je telefoon? De smartphone is één van de grootste afleiders op de werkplek. Elke keer dat je je telefoon gebruikt, ben je de concentratie kwijt. Het duurt vervolgens ook even voordat je weer helemaal gefocust bent op de taak waar je mee bezig was.

Er zijn tegenwoordig veel verschillende apps die je waarschuwen om niet je telefoon te gebruiken. Zo is er bijvoorbeeld Forest, waarmee je een virtueel boompje plant als je een timer zet voor je concentratieperiode. Alleen als je de telefoon niet aanraakt tijdens deze periode, blijft hij groeien. Word je vaak gebeld? Dan kun je ervoor kiezen om je telefoon uit of op stil te zetten tijdens momenten dat je je echt wilt focussen.

3.   (Kapotte) printers zonder inkt

Niets zo vervelend als een kapotte printer of exemplaar zonder inkt wanneer je echt iets moet printen. Inkt of toner kun je natuurlijk wel bestellen, maar in het gunstigste geval heb je het dan pas morgen binnen. Een andere optie is het op pad sturen van een medewerker, maar dat zorgt ook weer voor tijdsverlies. Als de printer kapot is, moet er eerst een servicemedewerker komen. Dat kost vaak veel tijd en geld.

Gelukkig is er ook een manier om deze situatie te voorkomen. HP+ is een slim printsysteem waarmee je printer altijd gebruiksklaar is. Door middel van een slim inktabonnement wordt nieuwe inkt besteld voordat je zonder zit. En wist je dat je altijd en overal kunt printen met een handige app? Je hoeft je ook geen zorgen te maken over technische problemen, de service is inbegrepen. Zelfs over security is uitvoerig nagedacht, dit wordt constant gemonitord door HP. Zo kun je onbezorgd printen.

4.   De administratie wacht!

Geen enkele onderneming in Nederland ontkomt aan de boekhouding. Als je nog niet de middelen hebt om dit uit te besteden, zul je zelf aan de slag moeten. Voorkom dat je elke paar dagen met je administratie bezig bent, door vaste momenten in te plannen. Afhankelijk van je type bedrijf kan dit maandelijks, tweewekelijks of wekelijks zijn. Laat je ook niet verleiden om alles in Excel of op papier vast te willen leggen. Online boekhouden bespaart je een stuk meer tijd.

5.   Constant in overleg

Soms lijkt het alsof je de hele dag in overleg hebt gezeten, maar helemaal niets concreets hebt gedaan. Vergaderingen worden vaak ruim gepland, terwijl er niet altijd veel te bespreken is. Ook staan er vaak mensen aan je bureau om ‘even iets tegen je aan te houden’. Herken je dit? Dan is het hoog tijd om er iets aan te doen.

Plan regelmatig bijpraatmomenten in, zodat mensen de kans hebben om actuele zaken te bespreken. Spreek af dat deze momenten in plaats van de korte overleggen aan het bureau zijn. Lopen je vergaderingen altijd uit? Zorg voor een strakke agenda en wijs voortaan een tijdsbewaker aan. Zo bespaar je tijd en kun je productiever aan de slag met je core business.