Zo biedt Dynatos een effectieve manier van e-facturering

Zolang een pdf voor een organisatie nog werkt, is er niet echt een noodzaak om over te stappen op digitaal factureren. Althans dat denken veel bedrijven. Ook vaak gehoord: een pdf is toch al digitaal? ‘Maar het is iets heel anders dan e-facturatie’, benadrukt Devriese.

Met pdf’s werken is ook een omslachtig proces. Iemand zet een digitaal bestand om in een pdf en die wordt bij de andere partij weer ontvangen met een technologie die de pdf kan uitlezen. Van Geel: ‘Facturen kunnen in een elektronisch formaat worden aangeleverd en vervolgens automatisch worden uitgelezen. Je wilt dat je systemen dezelfde taal spreken en dat de data klopt.’

Een voordeel daarvan zou ook kunnen zijn dat facturen sneller door het systeem gaan en je sneller kunt betalen, of vroegtijdige betalingsvoordelen kunt realiseren.

Dergelijke technieken bestaan al en Dynatos biedt hier verschillende mogelijkheden in aan. Het werkt onder andere met het Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) netwerk, dat handelspartners binnen heel Europa in staat stelt om elektronische documenten uit te wisselen.

Een soort Gouden Gids

Dynatos kan voor zijn klanten inzichtelijk maken wie er binnen het netwerk een elektronische factuur kan afleveren of ontvangen. Devriese: ‘Je moet het een beetje zien als een Gouden Gids waar bedrijven zich registreren. Vervolgens kunnen we de connectie met een leverancier of klant maken. Het is een gestandaardiseerde manier van factuurdata uitwisselen.’

De omslag naar digitaal factureren heeft ook vaak te maken met hoe de leveranciers erin meegaan, legt Devriese uit. ‘Een bedrijf kan best behoefte hebben aan digitale transformatie, maar dan moet het zijn leveranciers ook zover krijgen om hun facturen in een digitaal formaat aan te leveren. Met ons platform ondersteunen we onze klanten ook in de onboarding van hun leveranciers, maar ook klanten.’

Verschillende mandaten

Dynatos bestaat inmiddels dertien jaar, is actief in zeven Europese landen en richt zich voor een groot deel op grotere bedrijven en organisaties met een omzet vanaf 200 miljoen tot een 1 miljard euro en zelfs daarboven. ‘Maar onze diensten zijn ook interessant voor wat kleinere bedrijven’, wil Van Geel onderstrepen.

De grootste uitdaging is dat er in verschillende landen andere mandaten zijn. Er is nog geen Europese of wereldwijde standaard. Uiteindelijk zullen al die bedrijven toch om moeten. Overheden gaan het steeds vaker verplicht stellen om digitaal te factureren. In de Europese landen waar Dynatos actief is, zien Van Geel en Devriese groeiende regelgeving voor digitalisering van het factureringsproces.

‘In België is het voor bedrijven die met de overheid samenwerken al verplicht’, zegt Devriese. ‘Op termijn gaat dat voor alle bedrijven gelden. Het wordt stapsgewijs ingevoerd.’

Van Geel noemt Italië, waar een mandaat van de overheid is ingevoerd, waarbij alle facturen via een overheidsportaal moeten gaan. ‘Dat heeft ook met tax control en overheidstoezicht te maken. Als bedrijf moet je daarin mee. Dan kun je de facturering handmatig doen, of een leverancier zoeken die de connectie voor je maakt. Dat geldt dan voor zowel de uitgaande als binnenkomende facturen.’

Open platform

Dynatos probeert voor de troepen uit te lopen en voortdurend te innoveren. En natuurlijk zijn er ook andere platformen die hun eigen e-invoicing netwerk optuigen. In hoeverre verschilt Dynatos van andere platforms?

Er zijn twee typen in de markt, zegt Van Geel. ‘De eerste zijn platforms die zoveel mogelijk leveranciers en klanten bij elkaar willen krijgen die ge-onboard worden naar dat platform. Dat is een beetje een utopie, want er zijn zoveel van dergelijke platforms. De andere optie is zoals wij werken: een open platform waarmee je zorgt dat je met al dat soort verschillende platforms kunt integreren.’

Daar is Dynatos niet uniek in, gaat hij verder. Het unieke zit ‘m onder andere in de Smart Channel Services. ‘We maken inzichtelijk wat de potentie is voor e-facturatie in de dashboarding op ons platform. Gebruikers kunnen zien welke leveranciers bijvoorbeeld al via PEPPOL kunnen factureren. Die kun je benaderen om over te stappen van pdf naar digitaal via dat dashboard.’

Dynatos heeft volgens Devriese als voordeel dat het financieel proces automatisering en procurement automatisering als corebusiness heeft. ‘Wij doen eigenlijk niets anders dan dit soort processen automatiseren. Zo krijg je een effectieve, foutloze en veilige manier van e-facturering.’